BAM چیست؟
پس از اینکه فرایندها توسط نرم افزار BPMS پیادهسازی شدند، مالک فرایند بهطور مستقیم با فرمها و گزارشها به دادههای فرایند دسترسی پیدا میکند. در این مرحله، با مشاهده تراکنشها و نتایج ثبتشده در نرمافزار، سوالاتی در ذهن مالک فرایند بهوجود میآید. به عنوان مثال، آیا میتوان با تغییراتی در گردش کار فرایند، زمان اجرای کارها را کاهش داد؟ یا اینکه آیا اجرای فرایند در برخی نقاط با تأخیر مواجه است؟ آیا این تأخیر به دلیل انتظارات غیرمنطقی از نفرات است، یا ناشی از عدم کارایی افراد است؟
برای پاسخ به این سوالات، معمولاً از ابزارهای Business Activity Monitoring (BAM) یا ابزار پایش فعالیتهای کسبوکار استفاده میشود. BAM به مالک فرایند این امکان را میدهد که با دسترسی به شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI)، گزارشهای آماری و داشبوردهای مدیریتی تولید کند تا عملکرد فرایند بهطور دقیق بررسی شود. مهمترین شاخصها معمولاً شامل زمان و هزینه هستند. با استفاده از BAM، مالک فرایند میتواند تصمیمات استراتژیک در جهت بهینهسازی فرایندها اتخاذ کند.
چرخه بهینهسازی در BAM یک فرآیند نامحدود است که تا زمان حیات فرایند ادامه دارد. این ابزار بهطور مستمر عملکرد فرایندها را نظارت کرده و نقاط قابل بهبود را شناسایی میکند. بدون وجود BAM، حتی اگر تمامی دادهها و اطلاعات به صورت مکانیزه و الکترونیکی در سازمان در جریان باشد، فرآیند بهطور کامل بهینه نخواهد شد و این دادهها در یک فضای بدون تجزیه و تحلیل باقی خواهند ماند.
نکته کلیدی در استفاده از BAM این است که باید زیرساختهای اطلاعاتی مناسب از جمله فرمها و گزارشها بهطور کامل وجود داشته باشد تا BAM بتواند به عنوان یک لایه مدیریتی مؤثر عمل کند. این لایه مدیریتی به کمک KPIهای اختصاصی برای هر فرایند، امکان نظارت، ارزیابی و تصمیمگیری دقیق و بهموقع در جهت بهینهسازی را فراهم میآورد. در واقع، با کمک BAM، سازمانها میتوانند فرایندهای خود را نه تنها در زمان واقعی، بلکه بهطور مستمر بهبود بخشند و به سمت بهینهسازی پیش بروند.
مثال کاربردی: فرض کنید یک سازمان دولتی با استفاده از نرمافزار BPMS، فرآیند پردازش درخواستهای شهروندان را پیادهسازی کرده است. حالا، با استفاده از BAM، میتوان عملکرد این فرآیند را نظارت کرد و مشاهده کرد که کدام بخش از فرآیند (مثل تأسیس پرونده یا ارسال درخواست به دایرههای مختلف) با تأخیر مواجه است. اگر این تأخیر ناشی از کمبود نیروی انسانی باشد، BAM میتواند به سازمان توصیه کند که تعداد نفرات در این بخش افزایش یابد. در مقابل، اگر تأخیر به دلیل کارایی پایین تیم باشد، با استفاده از گزارشها و دادههای BAM، سازمان میتواند به بررسی مشکلات و نیاز به آموزش کارکنان پرداخته و برای بهبود عملکرد آنها اقدامات لازم را انجام دهد.
