مستندسازی و مدل کردن سازمان، ظهور نرم افزار اتوماسیون اداری
همانطور که در بسیاری از مباحث مرتبط با تعالی سازمانی مطرح است، مسیر حرکت به سوی تعالی سازمانی ساده، کم هزینه و سریع نخواهد بود(البته یک سرمایه گذاری است و کسانی که افق سازمانی خود را می بینند احساساتی عمل نمی کنند و دنبال نتایج یک شبه نیستند). به نظر اینجانب باید ببینیم کدام از فرایندها دارای نقشه راه است. به بیان دیگر کدام از فرایندها مستندات و حداقل اجرای آن به صورت دستی در قالب یک سری فرم و فایل پرینت شده موجود است. شرط اجباری نرم افزاری نمودن فرایند مورد نظر، وجود روالهای واضح و مستند در شرکت است. البته اگر مستندی در رابطه با فرایندی ندارید بهتر است به فکر ایجاد واحدی به نام “سیستمها و روشها” باشید. شرح وظیفه اصلی این واحد تدوین استانداردها و مستند کردن روالهای موجود در یک سازمان می باشد. معمولا کارشناسان که در حوزه های تحلیل و طراحی سیستم کار کرده اند گزینه مناسبی برای عضویت در این واحد می باشند.در یک تجربه شخصی یک شرکت خصوصی را دیدم که حدود ۲۲۰۰۰ صفحه مستند و دستور العمل داشت و کلیه زیرساختهای اطلاعاتی، فرایندها و … برای تعالی سازمانی را داشت و فقط دنبال ابزار پیاده‌سازی میگشت.(البته اين شركت معظم به صورت هولدينگ بوده و دامنه فعاليتهاي آن بسيار زياد بوده و خودتان را با آن مقايسه نكنيد!). معمولا کارشناسان این حوزه روشهای پیدا کردن مدل رفتاری سازمان را می‌دانند. ما در این بخش قصد نداریم به جزئیات وارد روشهای مدل کردن سازمان بشویم ولی به اختصار می‌توان به روشهای مدل دمینگ(مدل ژاپنی)، مدل مالکوم(مدل آمریکایی) و یا مدل اروپایی (مدل EFQM) اشاره کرد که این آخری در ایران خودمان فراگیرتر است.
در صورتیکه چند فرایند دارای شرایط بالا باشند، بایستی بهترین گزینه در شروع کار انتخاب شود. بهترین گزینه فرایندی است که نفوذ بیشتری در سازمان شما دارد و البته ساده تر است. ذکر این نکته مهم لازم است که فرایند مانند یک موجود زنده است و با فرایندهای دیگر ارتباط دارد. حتما ارتباط بین فرایندها را به عنوان یک عامل مهم جهت انتخاب فرایند شروع کار در نظر بگیرید. به عنوان مثال فرایندهای اداری و ثبت مکاتبات به دلیل سادگی و اینکه قابل استفاده در کل مجموعه است یک گزینه مناسب جهت شروع می باشد. بسیاری از اطلاعاتی که توسط نرم افزار اتوماسیون اداری تولید می شود قابل استفاده در سایر فرایندها می باشد. همچنین در بیشتر شرکتها روالهای ثبت نامه و شماره گذاری وجود دارد. در حوزه مالی معمولا نرم‌افزارهای آماده خوبی وجود دارد که توصیه می شود با یک کارشناسی مناسب خرید صورت پذیرد. با توجه به اینکه استانداردهای این حوزه سالهاست که وجود دارد می توان راحتتر در این زمینه نظر دارد. البته در صورت خرید نرم افزار مالی ارتباط این سیستم با حوزه‌های دیگر چطور خواهد شد؟ آیا فرایند مالی نباید با فرایندهای حوزه های دیگر در ارتباط باشند؟ اگر سیستم مالی خریدیم، قابلیت ارتباط و لینک آن با حوزه دیگر را دارد؟ به این نکته باید اشاره کنم که تجربه سالها جلسه با بیش از ۱۰۰۰ شرکت در صنایع مختلف و علاقه‌مند به مباحث تعالي سازماني نشان داده است …
