نرم افزار مدیریت منابع انسانی با BPMS : تحول در مدیریت پرسنل

با رشد سازمان‌ها و افزایش تعداد پرسنل، مدیریت اطلاعات کارکنان به یکی از مهم‌ترین چالش‌های منابع انسانی تبدیل می‌شود. مخصوصاً زمانی که شرکت ساختار چند شعبه‌ای یا هلدینگی دارد، یکپارچه‌سازی اطلاعات و دسترسی سریع به داده‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. در چنین شرایطی، نبود نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRM) مشکلات زیادی ایجاد می‌کند.

چرا سازمان‌ها به نرم افزار مدیریت منابع انسانی نیاز دارند؟

بدون وجود یک سیستم یکپارچه، مدیر منابع انسانی در هنگام جذب یا مدیریت پرسنل با پرسش‌های کلیدی زیر مواجه می‌شود:

1. آیا این شخص قبلا در شرکت با ما همکاری داشته است؟ در کدام بخش از شرکت حضور داشته است؟
2. در صورتیکه با ما همکاری داشته است به چه دلیل قطع همکاری صورت گرفته است؟ مدیران مستقیم این شخص چه کسانی بودند؟
3. اطلاعات حقوق و دستمزد این شخص چقدر بوده است؟
4. آیا این شخص در عملکردهای قبلی خود شایسته دریافت پاداش بوده است؟ آیا در دوره همکاری قبلی بابت عدم کارآیی جریمه شده است؟
5. یک شخص چه در ثبت و تکامل کدام فرایندها نقش داشته است و این نقش در سازمان تا چه دارای امتیاز و ارزش افزوده است؟

سوالات بالا بخشی از مجموعه پرسش‌هایی است که در هنگام جذب نیروی انسانی توسط مدیر منابع انسانی مطرح می‌شود.

نقش BPMS در ساخت نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی

با استفاده از نرم‌افزار BPMS کتیبه، سازمان‌ها قادر خواهند بود یک نرم‌افزار HRM کاملاً سفارشی‌سازی‌شده متناسب با نیاز خود بسازند. برخی از قابلیت‌های مهم این راهکار عبارت‌اند از:

۱٫ ثبت اطلاعات پرسنلی

• فرم اصلی شامل نام، نام خانوادگی، کد ملی و اطلاعات پایه

• بایگانی دیجیتال مدارک پرسنلی (شناسنامه، کارت ملی، دفترچه بیمه و …)

• امکان توسعه زیرفرایندها مانند فرم اطلاعات محل خدمت (پروژه، سمت سازمانی، مدیر مرتبط و …)

۲٫ مدیریت قراردادها

• تعریف حقوق و مزایا
• ثبت تاریخ شروع و پایان قرارداد
• علت خاتمه یا فسخ قرارداد

۳٫ پاداش و جرایم

• ثبت تاریخ و علت دریافت پاداش
• ثبت موارد جریمه و دلایل آن
• ارائه گزارش‌های تحلیلی برای ارزیابی عملکرد

۴٫ آموزش و توسعه منابع انسانی

• ثبت دوره‌های آموزشی طی‌شده
• پایش مهارت‌ها و نیازمندی‌های آموزشی برای سمت‌های تخصصی

۵٫ گردش کار و تأییدیه‌ها

• امکان طراحی فرآیندهای تأیید قرارداد
• مدیریت مجوزها و مراحل تایید از طریق سیستم گردش کار BPMS

۶٫ داشبورد مدیریتی و هوش تجاری (BI)

• رصد لحظه‌ای وضعیت کارکنان و فرایندهای مرتبط
• ارائه گزارش‌های تحلیلی برای مدیران ارشد از طریق داشبورد ساز ورجاوند

مزایای نرم افزار مدیریت منابع انسانی مبتنی بر BPMS

• ایجاد پایگاه دانش منابع انسانی سازمان
• سفارشی‌سازی سریع و متناسب با نیاز هر شرکت
• توسعه کم‌هزینه و چابک
• دسترسی آنلاین برای شعب و پروژه‌ها
• پشتیبانی از تصمیم‌گیری مدیران منابع انسانی با داده‌های دقیق

جمع‌بندی

یکپارچه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی با نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی مبتنی بر BPMS باعث می‌شود سازمان‌ها به‌جای اتلاف وقت در جمع‌آوری داده‌ها، روی تحلیل و تصمیم‌گیری استراتژیک تمرکز کنند. با استفاده از نرم‌افزار BPMS کتیبه، می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان یک سیستم جامع و کارآمد HRM ایجاد کنید و بخشی از پایگاه دانش سازمان خود را در حوزه منابع انسانی بسازید.