۱۰ نکته طلایی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

۱۰ نکته طلایی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

در حال حاضر شرکتهای نرم افزاری زیادی در حوزه تولید نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت میکنند. با توجه به تعداد بالای شرکتهای تولید کننده نرم افزار بعضا خریداران نرم افزار جهت خرید آن دچار سردرگمی میشوند. ما در این بخش سعی کردیم ۱۰ نکته طلایی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را بیان کنیم تا برای خرید نرم افزار دچار مشکل نشوید.

  1. سعی کنید یک RFP فنی از قابلیتهای مورد نیاز خود تهیه کنید. با جستجو در فضای اینترنت به این RFP میرسید. برای درک بهتر لینک یک  RFP مناسب نرم افزار اتوماسیون اداری را میفرستیم. در این RFP مشخصات محصول نرم افزار اتوماسیون اداری موجود است. ببینید کدام از این ویژگیها برای سازمان شما مهم است. وزن هر کدام را پیدا کنید.
  2. هماهنگی جهت برگزاری یک جلسه دموی نرم افزار اتوماسیون اداری. در این جلسه سعی کنید مواردی که در RFP تهیه کردید را مورد بحث و بررسی قرار دهید. روشهای شماره گذاری ، ارتباط با الگوها، تعیین دسترسیها و … حتما بررسی شود.
  3. رابط کاربری مناسب : رابط کاربری مناسب در دو حالت قابل اندازه گیری است. اول اینکه ظاهر نرم افزار با توجه به نیاز کاربر قابل کاستامایزسازی باشد و دوم اینکه استفاده از کاربردی از آن راحت باشد. به عنوان مثال برای ثبت یک نامه کاربر راحت گزینه های مورد نظر خود را انتخاب کند.
  4. مشتریان قبلی فروشنده نرم افزار اتوماسیون اداری : حتما با مشتریانی که تجربه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری فروشنده را دارند تماس داشته باشید و حتی در صورت امکان مراجعه حضوری بگذارید تا از کیفیت خدمات پس از فروش و در یک جمله رفتار حرفه ای فروشنده مطمئن باشید.
  5. هزینه نرم افزار اتوماسیون اداری و خدمات : همیشه به غیر از هزینه خود نرم افزار هزینه خدمات پس از فروش را بپرسید.
  6. نحوه ذخیره شدن فایلهای پیوست و تصویر نامه : حتما از نحوه ذخیره شدن فایلهای پیوست و تصویر نامه از فروشنده بپرسید. اینکه فایلها در داخل بانک اطلاعاتی ذخیره میشود و یا بیرون از بانک اطلاعاتی. اگر داخل بانک اطلاعلاتی است مکانیزمهای تهیه نسخه پشتیبان مورد بررسی قرار بگیرد. از ۱۰ نکته خرید نرم افزار اتوماسیون ادرای شاید این نکته از همه پررنگتر باشد. حجم بالای اطلاعات آیا تاثیری روی کارایی و سرعت نرم افزار دارد؟ این نکته رابطه بسیار مهمی با نحوه ذخیره شده اطلاعات دارد.
  7. توسعه سیستم در آینده : مطمئن باشید پس از استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری نیازهای جدید فرایندی در سازمان شما مطرح میشود. مطمئن باشید شرکت تولید کننده دارای ابزارهای نظیر نرم افزار BPMS   و یا سیستم ساز باشد. در غیر این صورت یکپارچگی اطلاعات شما با خرید چند نرم افزار به خطر می افتد.
  8. در مورد سناریوی استقرار سیستم در سازمانتان حساس باشید. با توجه به نیازتان سناریوی راه اندازی سیستم را در نظر بگیرید. از تجربیات مشابه فروشنده استفاده کنید.
  9. خودتان حتما مدیریت نرم افزار را یاد بگیرید. این کار باعث عدم وابستگی شما به فروشنده و چابکی کار شما میشود.
  10. در مورد نحوه پشتیبان گیری از اطلاعات نرم افزار بسیار حساس باشید. این مکانیزمها را با همکاری فروشنده پیاده کنید.

این ۱۰ نکته طلایی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را حتما در نظر بگیرید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *