نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت است مجموعه عملیات نرم افزاری و سخت افزاری در راستای بهبود و ساماندهی امور مرتبط با مکاتبات سازمان.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری؟

امروزه اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برکسی پوشیده نیست. اما به طور کلی مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت سرفصل وار شامل موارد زیر است:

  • سهولت و تسریع در دسترسی به مکاتبات و متعلقات آن نظیر ضمائم، تصویر و … .
  • جلوگیری از گم شدن و از بین رفتن نامه‌ها.
  • تبدیل بایگانی فیزیکی به یک بایگانی مدرن و پویا.
  • وحدت رویه استانداردسازی امور مکاتبات همانند ظاهر نامه‌ها، روشهای شماره گذاری و دستورالعملهای ارتباطی واحدها.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری كتیبه؟

با جستجوی کلمه “نرم افزار اتوماسیون اداری”، تعداد زیادی نرم افزار در نتیجه جستجو نمایان می‌شود. با این همه نتیجه، پیدا کردن نرم افزار اتوماسیون اداری برای جستجوگر سخت می‌شود. ولی چه چیزی باعث می‌شود نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه نسبت به سایر اتوماسیونهای اداری متمایز باشد؟ این تمایز، کیفیت مناسب خدمات و امکانات زیاد نرم افزار کتیبه است که حاصل بیش از ۱۵ سال تحقیق در حوزه نیازهای مشتریهاست. در مجموع با توجه به امکانات اتوماسیون اداری کتیبه، می‌توان گفت اتوماسیون اداری کتیبه یکی از کامل‌ترین و جامع‌ترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ایران است. ۱۰ دلیل برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه را ببینید اما قابلیت‌های متمایز نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه را می‌توان به شرح ذیل اعلام نمود:

  • ساده و روان بودنمهمترین ویژگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری كتیبه، ساده و روان بودن است. افراد با هر سطح دانش بایستی بتوانند استفاده مناسب از سیستم داشته باشند.
  • بهره برداری از ۳ وضعیت ویندوزی، تحت وب و offline
  • فرایند آموزش: فرایند آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در فضایی کاملا رویداد گرا متناسب با نیاز مشتری قابل ارائه خواهد بود.
  • پشتیبانی مناسبفرایند پشتیبانی مناسب نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه مهمترین ویژگی نرم افزار است.
  • سرعت مناسبیکی از مشکلات نرم افزارهای اتوماسیون اداری، کند شدن استفاده از آن با توجه به افزایش حجم اطلاعات و همزمانی استفاده از آن است. سرعت مناسب بدون در نظر گرفتن حجم بالای اطلاعات و میزان همزمانی استفاده از سیستم یكی دیگر از ویژگی‌های مثبت سیستم اتوماسیون اداری كتیبه است. نگران حجم بالای اطلاعات نباشید. ما بدون آرشیو کردن نامه‌ها، امکان دسترسی راحت و سریع به نامه‌ها را به شما می‌دهیم.
  • قابلیت چند شرکتی و پروژه محورپشتیبانی از چند شرکتی و تعریف نحوه ارتباط شرکتها با هم و چارت سازمانی مستقل دیگر قابلیت جذاب نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه است. امکان تعریف پروژه‌ها و استفاده از آن در فضای کل نرم افزار برای شرکت‌های پروژه محور مطلوب است.
  • امکان تبدیل متن نامه تایید شده به تصویر جهت جلوگیری از تغییر سهوی نامه با دسترسی تصحیح نامه.
  • حداقل سخت افزارکمینه نیازهای سخت افزاری نسبت به سایر نرم افزارهای اتوماسیون اداری، هزینه کمتری را به خریدار در جهت تامین سخت افزار تحمیل می‌کند.
  • استفاده جداسازی ضمائم و تصاویرامکان جداسازی اطلاعات فایلهای ضمائم و تصاویر در صورت نیاز مشتری، از سرور اصلی وجود دارد. ضمائم همه به صورت رمز شده در دسترس است.
  • ارتباط با Active Directory ویندوزراهبر سیستم می‌تواند با فراخوانی اطلاعات از Active directory امکان استفاده از Policy امنیتی ویندوز سرور را در تعریف کاربر داشته و کاربران با همان نام کاربری و کلمه رمز ویندوز به نرم افزار اتوماسیون اداری وارد شوند.
  • تعریف و استفاده از کلیدواژه سازی و هشتک گذاری به صورت درختی و هوشمند و هدایت کاربران در جهت انتخاب کلیدواژه های مناسب.
  • امکان تعریف یادآوری و مدیریت تقویمدر اتوماسیون اداری کتیبه قابلیت ایجاد کار با امکان تعریف آلارم وجود دارد. مدیریت تقویم نمایه‌ای کامل از کارهای ماهانه شما را ارائه می‌دهد.
  • ماژول مستندسازیقابلیت ساخت ساختار درختی و درج گونه های مختلف مدرک در سیستم امکان پذیر است.
  • یکپارچگی با نرم افزار BPMS کتیبه قابلیت دیگر نرم افزار اتوماسیون کتیبه است که بدون احساس نیاز به تغییر سیستم، سازمان شما را از کاربر اتوماسیون اداری به کاربر اتوماسیون سازمانی فرایندی ارتقاء می‌دهد.
  • یکپارچه با نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) کتیبه.

روند بروز شدن نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه

روند کاری شرکت برای زنده نگه داشتن اتوماسیون اداری کتیبه ارائه نسخه‌های جدید نرم افزار است. این نسخه حاصل تحقیق واحد طرح و توسعه (R&D) شرکت ورجاوند و یا درخواست امکانات جدیدی است که از سوی مشتریان به شرکت اعلام می‌گردد. این نسخه‌ها به صورت رایگان در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد.

دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی

دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی

ویژگی عمومی دبیرخانه الکترونیکی رابط کاربری راحت و استفاده ساده برای هر نوع کاربر با هر سطح علمی است.ثبت نامه های صادره، وارده و داخلی و …

اتوماسیون اداری امن

اتوماسیون اداری امن

  • امنیت، قابلیت اطمینان، قابلیت سنجش بالا.
  • پشتیبانی از روشهای رمزنگاری و هویت شناسی استاندارد.
  • الگوریتمهای رمزنگاری فایلها و ضمائم.

نرم افزار اتوماسیون اداری آفلاین

اتوماسیون اداری offline

از كاربردهایی این بخش استفاده از امكانات اتوماسیون اداری در جلسات بیرون از شركت و یا در محل‌هایی كه امكان برقراری ارتباط با سرور اصلی شركت نیست و یا امکان استفاده از اتوماسیون اداری وب بیس وجود ندارد.

قابل اجرا روی موبایل و تبلت

قابل اجرا روی موبایل و تبلت

مدیران سازمان ها و كاربران موبايلها و تبلتها می‌توانند اتوماسیون اداری خود را استفاده نمايند. به کمک نرم افزار وب بیس کتیبه علاوه بر مکاتبات، فرم‌های سازمانی طراحی شده با فرم‌ساز نیز قابل استفاده در موبایل و تبلت خواهد بود.

اتوماسیون اداری پروژه محور

اتوماسیون اداری پروژه محور

با استفاده از تجربه‌ای بدست آمده‌ از همکاری با شرکتهای مهندسین مشاور و پیمانکار، ویژگیهایی در سیستم وجود دارد که نرم افزار کتیبه از یک نرم افزار اتوماسیون اداری به یک نرم افزار اتوماسیون مهندسی (اتوماسیون مهندسین مشاور و پیمانکار) و پروژه محور مبدل شده است.

یکپارچه با BPMS

یکپارچه با نرم افزار مدیریت فرایند

با توجه به وجود رابط کاربری واحد بین نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS، کاربر می‌تواند در یک رابط کاربری از نامه‌ها، فرم‌ها، کارها و سایر موارد مرتبط بهره برداری کند.

ECE

پشتیبانی از پروتکل ECE

پروتكل ECE يا Electronic Correspondence Exchange Protocol يك پروتكل ملي و ايراني براي تبادل نامه بين گونه‌هاي مختلف اتوماسیون اداری است. اين پروتكل توسط كار گروهي از شركت‌های نرم افزاری توليد كننده اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفي رايانه‌اي استان تهران تدوين شده است.

هشتک گذاری هوشمند

ابزار هشتک گذاری هوشمند

با استفاده از ابزارهای تعبیه شده همانند هشتگ گذاری و تولید کلیدواژه‌های هوشمند درختی، کاربران با داشتن کمترین دانش و میزان خبرگی، با ورود اطلاعات هدایت شده، به سمت خلق پایگاه دانش حرکت می‌کنند.

آموزش و استقرار رویدادگرا

فرایند آموزش و استقرار رویدادگرا

شرکت ورجاوند، با ایجاد یک تیم كمیته راهبری و مهندسی فرایند متشكل از مدیران پروژه مجرب ورجاوند و تیمی فعال از مشتری، نقشه راهی را ترسیم می‌كند و با استفاده از این نقشه راه، قدم به قدم آموزش و فرایند استقرار را پیش می‌برد.

مدیریت فکس و ایمیل

مدیریت فکس و پست الکترونیکی

با استفاده از اتوماسیون اداری مدیریت فکسها و پست الکترونیکی بدون نرم افزار جانبی میسر خواهد شد.محدودیتی روی تعریف پستهای الکترونیکی وجود ندارد.

فرم ساز

ابزار فرم‌ساز و مدیریت گردش كار لایت

سیستم فرم‌ساز و مدیریت گردش كار لایت ابزاری در جهت تعریف فرمهای سازمانی ساده منطبق با روالهای ایزو (ISO) است. با کمک این ابزار شما قادرید بدون داشتن دانش انفورماتیک، فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی کنید.

Outlook

نرم افزار اتوماسیون اداری و ارتباط با Outlook

كتيبه داراي گزينه‌اي به عنوان ارتباط با نرم افزار outlook است. به كمك اين گزينه شما قادر خواهيد بود بدون محدوديت روي نسخ مختلف نرم افزار Microsoft outlook را جهت تبادل مكاتبات مورد استفاده قرار دهيد.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه

آخرين نكته اينكه با بررسي قيمت نرم‌افزارهای اتوماسيون اداری رقيب، قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه نسبت به قیمت ساير نرم افزارهاي اتوماسیون اداری مشابه مناسبتر است. اتوماسیون اداری کتیبه هیچ هزینه پنهانی ندارد.

تشخيص اشتباه خريد نرم افزار اتوماسيون اداري و نرم افزار BPMS

در برخي از مواقع انتظاري كه مشتري از سیستم اتوماسیون اداری دارد فراتر از ساماندهي مكاتبات است و تمايل دارد در كليه حوزه‌ها، سازمان خود را paperless كند. اين مواقع بدليل عدم شناخت نرم‌افزار يا غير حرفه‌اي بودن فروشنده انتظار ساماندهی فرایندهای سازمان نیز به وجود می‌آید. برای پرهیز از این اشتباه مقاله تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار  BPMS را مطالعه فرمایید.

مطالب مرتبط با نرم افزار اتوماسیون اداری

این مطلب دارای 158 نظر است

  1. varjavandadmin

    با درود و احترام
    نیازی به آرشیو کردن وجود ندارد و اطلاعات سالهای گذشته در اختیار شما است.
    با سپاس

  2. عباس

    آیا در نرم افزار اتوماسیون کتیبه با افزایش حجم اطلاعات نیازی به آرسیو کردن یا تکه تکه کردن بانک اطلاعاتی به وجود میاید؟

  3. varjavandadmin

    با درود و احترام
    در اتوماسیون اداری کتیبه در صورت نیاز مشتری فرم ساز نیز ارائه میگردد.
    با سپاس

  4. علی

    در اتوماسیون اااری شما فرمساز هم وجود داره؟

  5. varjavandadmin

    با درود و احترام
    اجباری روی قرارداد پشتیبانی نیست.
    با سپاس

  6. علی

    نسخه های جدید نرم افزار ریاگان است؟ آیا انعقاد قرارااد پشتیبانی اجباری است و ماهانه باید پول بدهیم؟

  7. varjavandadmin

    با درود و احترام
    امکان هشتگ گذاری روی نسخه پایه اتوماسیون و BPMS وجود دارد. نیاز به هزینه اضافه نیست.
    با سپاس

  8. علی علوی

    سلام. این امکان هشتک گذاری که اشاره کرده دست ما است یا اینکه در اتوماسیون اداری شما باید ایجاد کنید؟ هزینه جداگانه بایستی پرداخت شود؟

  9. varjavandadmin

    با درود و احترام
    مواردی که اشاره کردید از طریق نرم افزار bpms کتیبه امکان پذیر است. البته بحث ارتباط با نرم افزار مالی بایستی مشخص شود که چه نوع اطلاعاتی قرار است خوانده شود. آیا قرار است فقط اطلاعات را بخوانیم یا نوشتن هم نیاز است.
    پیشنهاد میکنم با شرکت تماس بگیرید تا کارشناسان ما مشاوره لازم را به شما ارائه دهند.
    با سپاس

  10. کریم محبی

    سلام. برای ارتباط با سیستم حضور و غیاب از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری کاری میشود کرد یا نه؟ میتونیم با نرم افزار حسابداری هم ارتباط برقرار کنیم یا خیر؟

  11. varjavandadmin

    با درود و احترام. بله. امکان دریافت و ارسال ایمیل وجود دارد. ضمن اینکه برای ارتباط با outlook پلاگین نوشته شده است.
    با سپاس

  12. محمد

    با سلام. در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان دریافت و ارسال ایمیل وجود دارد؟ میتوان با Outlook هم ارتباط برقرار کرد؟

  13. varjavandadmin

    با درود و احترام
    انعقاد قرارداد پشتیبانی اجباری نیست. در مورد طول مدت خدمات پشتیبانی بستگی به نوع خرید و پکیجهای فروش نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه است که مختلف است.
    با سپاس

  14. محسن

    در مورد طول مدت خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری من چیزی ندیدم. لطفا در مورد مدت زمان گارانتی اولیه و نوع خدمات توضیح بدهید؟ آیا اتعقاد قرارداد پشتیبانی اجباری است؟

  15. varjavandadmin

    با درود و احترام
    بله . این امکان در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود ندارد و نیازی به خرید ماژول جداگانه نیست.
    با سپاس

  16. محتبی

    آیا امکان درج آلارم روی نامه ها وجود دارد. یعنی نامه ای را میخواهیم برایمان یادآوری کند؟ این امکان در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد یا اینکه باید ماژول دیگری را خرید کنیم؟

  17. varjavandadmin

    با ذرود و احترام
    بله. در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان چاپ مراحل کاری یا همان درختواره ارجاعات وجود دارد.
    با سپاس

  18. احسان

    با سلام. آیا میتوان مراجل کار را در اتوماسیون اداری کتیبه پرینت کرد؟

  19. varjavandadmin

    با درود و احترام
    این گزارشهایی که اشاره کردید در سیستم وجود دارد ولی در صورتیکه وجود هم نداشت با گزارش ساز امکان ساخت آن وجود دارد.
    با سپاس

  20. سامان

    در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان تهیه گزارش از آمار کار کردن با سیستم وجود دارد؟ میتوان گزارشی از عملکرد کاربران مبنی بر میانگین زمان انجام کار و یا میانگین زمان انجام کار با توجه به مهلتی که مشخص شده تهیه کرد؟

  21. varjavandadmin

    با درود و احترام
    در خصوص قیمت لطفا با واحد فروش شرکت تماس بگیرید. ولی برای یک شرکت ۲۵ نفره می توان در صورت پذیرش کار از سوی گروه خریدار ، میتوان در ۱۵ روز فرایند استقرار را اجرا کرد.
    با سپاس

  22. عباس

    با سلام. برای یک شرکت ۲۵ نفره قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری چقدر است؟ چقدر طول میکشد تا آموزش و استقرار نرم افزار انجام بشود؟

  23. varjavandadmin

    با درودو احترام
    در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه قابلیتی به نام مدیریت مستندات وجود دارد که شما قادر خواهید بود بدون نیاز به ثبت نامه فایل خود را در یک ساختار درختی قابل تعریف ، ذخیره کنید.
    با سپاس

  24. محمد

    با سلام. در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان ثبت مدرک وجود دارد یا خیر؟ من یک سری مدرک دارم که نامه نیست. با چند شرکت صحبت کردم گفتم باید یک نامه داخلی بزنی و فایلهای مدرگ را به عنوان پیوست نامه ذخیره کنید. در نرم افزار شما چگونه است؟

  25. varjavandadmin

    با درود و احترام
    بله. امکان ثبت کامنت و ریپلای شیت وجود دارد. همچنین میتوان این موارد را بر اساس پروژه و مدرک به آنها متصل نمود.
    با سپاس

  26. سینا

    با سلام. آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری کنیبه میتوان ثبت کامنت های ارسالی از کارفرما و مشاور را انجام داد و به مدارک مهندسی وصل کرد؟

  27. varjavandadmin

    با درود. دبیرخانه فقط ثبت نامه است ولی در اتوماسیون اداری بحثهای گردش کار و کارتابل هم وجود دارد و امکانات بیشتری هم در اختیار کاربر قرار میگیرد

  28. محمد

    با سلام. نرم افزار اتوماسیون اداری با دبیرخانه الکترونیکی چه فرقی دارد؟

  29. varjavandadmin

    با ذرود و احترام
    بله. این امکان در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه هم در سطح ماکرو نویسی است وهم در سطح عملیات
    با سپاس

  30. مرجان

    با سلام. در اتوماسیون اداری شما امکان تعریف عملیات خودکار روی فرمها دجود دارد؟

  31. varjavandadmin

    با درود و احترام
    بله. میتوان الگوها را بر اساس پروژه و اندیکاتور دسترسی داد.
    با سپاس

  32. سامان

    در نرم افزار اتوماسیون اداری شما امکان تعریف دسترسی روی الگوهای متنی وجود دارد یا خیر؟ ما شرکتی پروژه محور هستیم و میخواهیم الگوهای هر پروژه را جدا کنیم. در ضمن الگوها هم مرتبط با هر پروژه است. من در سایتتون دیدم که در مورد پروژه محور بودن اتوماسیون اداری مطلب نوشتید. در این مورد می توانید توضیح بدهید

  33. varjavandadmin

    با درود و احترام
    بله. فرمهای مرخصی و ماموریت در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد.
    با سپاس

  34. محمد

    سلام
    آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری شما امکان ثبت مرخصی و ماموریت و تایم شیت وجود دارد؟

  35. varjavandadmin

    با درود
    بله. امکان دفترچه تلفن در نرم افزار کتیبه وجود دارد.
    با سپاس

  36. عبادی

    سلام. آیت در نرم افزار اتوماسیون اداری شما مکان دفترچه تلفن و مدیریت یادآوری وجود دارد؟

  37. varjavandadmin

    با درود و احترام. بله. امکان ارتباط مستقیم نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه با Mail serverهای شما وجود دارد. لطفا لینک زیر را ببینید.
    http://www.varjavandco.com/%d9%81%da%a9%d8%b3-%d8%af%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/
    با سپاس

  38. محمد

    سلام. آیا در نرم افزار اتوماسیون اداری شما امکان ارتباط با mail server وجود دارد؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *