چرا نرم افزار مدیریت قراردادها؟
امروزه امور مربوط به قراردادها و پیمانكاران در شركت‌ها از جمله فعالیت‌های كلیدی محسوب می‌شود و با بزرگتر شدن سازمان و افزایش تعداد قراردادها و پیمانكاران كه به همراه خود انواع صورت وضعیت، الحاقیه و متمم را به همراه دارد دسته بندی و مدیریت این قراردادها كاری دشوار خواهد بود. همچنین سیستم ارزیابی پیمانكاران با توجه به تعداد پیمانكاران زیادی كه در پروژه‌های متعدد بكار گرفته می‌شود كاری هزینه‌بر و سخت است. به طور عموم این قبیل شركت‌ها علاوه بر تعداد زیاد قرارداد و پیمانكار، دارای ساختار توزیعی كارگاه هستند كه این نیز عامل دیگری در پیچیده شدن فرایند رسیدگی به امور قراردادها و پیمان است.
شركت فراتحلیل‌گران ورجاوند با تجربه چندین سال همكاری با شركت‌های EPC، به توانمندی رسید كه نرم افزاری تهیه كند تا علاوه بر كاهش هزینه‌های مرتبط با امور قراردادها و پیمان، آرشیو الكترونیكی از فرایندهای مرتبط با این موضوع با امكان جستجو سریع را پوشش دهد.
قابلیتهای كلی نرم افزار مدیریت قراردادها و پیمان:
- نگهداری اطلاعات پیمانكاران: در این بخش پیمانكاران به دسته‌بندی پیمانكاران ایرانی حقوقی و حقوقی، پیمانكاران خارجی حقیقی و حقوقی، فروشگاه‌ها، كنسرسیوم و مشاركت‌ها و كارگاه‌ها تقسیم بندی می‌شود. همچنین اطلاعات مورد نیاز همانند اعضا و هیات مدیره، نشانی، كارگاه‌های مرتبط، فعالیت‌های مجاز، گرید، لیست سیاه و … در این بخش قابل ثبت است.
- نگهداری اطلاعات قراردادها: نگهداری اطلاعات و كلیه ضمائم قرارداد، اطلاعات صورت وضعیت‌ها، متمم و الحاقیه، تاریخ و سررسیدهای قرارداد و موارد كه نیاز به هشدار نیز در این بخش قابل تعریف است. ثبت مدارک قراردادها می‌تواند بخشی از نرم افزار آرشیو فنی و مهندسی سازمان را تامین کند.
- امكان ثبت آیین‌نامه و فرمت های قرارداد نیز در این نرم افزار پیش‌بینی شده است و كاربر قادر خواهد بود با توجه به فرمت های قراردادی خاص شركت خود، این اطلاعات را در سیستم ثبت نماید.
- صورت وضعیت‌ها: امكان تعریف صورت وضعیت‌های مرتبط با هر قرارداد در سیستم وجود دارد و امكان تعریف فرمت های چاپی صورت وضعیت به تعداد نامحدود برای كاربر وجود دارد.
- تعریف آیتم های قرارداد: این آیتم ها در قراردادها فهرست‌بهایی با فهرست بهای استاندارد نظام فنی و مهندسی قابل استفاده است. در قراردادهای غیر فهرست بهایی امكان تعریف آیتم و آیتم ستاره دار نیز وجود دارد.
- زیر سیستم ارزیابی پیمانكار: با تعریف شاخص های ارزیابی پیمانكار توسط كاربر، امكان ارزشیابی پیمانكاران با سابقه و بدون سابقه در سیستم وجود دارد.
- گزارش: امكان استفاده از گزارش‌های جامع در زمینه پیمانكاران، قراردادها، صورت وضعیت‌ها در سیستم دیده شده است.
- نرم‌افزار با دید قرارداد پیمانكاران جزء و قرارداد اصلی پیمان دیده شده است.
- امكان استفاده نرم افزار مدیریت قراردادها پیمان در كارگاه و توزیع جغرافیایی نرم افزار وجود دارد.
- امكان تعریف كاربر به تعداد نامحدود و تعریف سطوح دسترسی بر اساس فرم و پروژه در نرم افزار مدیریت قراردادها وجود دارد.