راهنمای اجرای فرایند ارزیابی تامین‌کنندگان با BPMS به زبان ساده

فرایند ارزیابی تامین کنندگان مکانیزمی است که به صورت دوره ای و مستمر بر اساس شاخصهای مورد نظر سازمان، ارزیابی و طبقه بندی تامین کنندگان انجام می‌گردد.

چرا فرایند ارزیابی تامین کنندگان برای سازمان‌ها حیاتی است؟

هدف از اجرای فرایند ارزیابی تامین کنندگان ، جلوگیری از اتلاف هزینه‌های خرید، کاهش ریسک کار با تامین‌کننده بی‌کیفیت و ارائه یک روش شفاف و بدون حاشیه جهت انتخاب تامین کننده برتر است. از خروجی این فرایند در فرایندهای درخواست خرید و درخواست کالا استفاده می‌شود.

قدم به قدم با اجرای فرایند ارزیابی تامین کنندگان با نرم افزار مدیریت فرایند BPMS

در قدم اول بایستی یک بانک اطلاعاتی از تامین کنندگان داشته باشیم. این اطلاعات می‌تواند به دو دسته اصلی اشخاص حقیقی و حقوقی تقسیم شده باشد. دقت کنید بر اساس مکانیزم‌های ارزیابی که در هر مجموعه وجود دارد اهمیت فیلدهای تعریف شده در بانک اطلاعات تامین کنندگان مشخص خواهد شد. مثلا ممکن است روال‌های ارزیابی که برای یک شخص حقیقی باشد با یک شخص حقوقی متفاوت باشد. مجموعه فیلدهای اطلاعاتی که بایستی در این بانک وجود داشته باشد می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• نام شخص حقیقی – حقوقی
• مشخصات ثبتی و شناسنامه ای
• فعالیتهای مجاز قابل ارائه
• رتبه‌های کسب شده در رشته های مختلف
• مدارک ثبتی همانند تصویر گواهی ارزش افزوده و یا صاحبان امضاء
• اعضای هیات مدیره
• نمره ارزیابی
• تعداد نفرات
• وضعیت استفاده از سیستم‌ها و نرم افزارهای مدیریتی
• توانایی مالی

نکته مهم در نمره ارزیابی این است که نحوه محاسبه هم بر اساس شاخصهایی است که توسط کاربر ورود اطلاعات می‌شود و هم بر اساس شاخصهایی است که بر اساس عملکرد آن تامین کننده، به صورت کاملا سیستمی و بدون نیاز به ورود توسط نیروی انسانی محاسبه می‌گردد. در  نرم افزار مدیریت فرایندهای کاری(BPMS) امکان ساخت فرم با مشخصات بالا به راحتی قابل انجام بوده و با توجه به وجود فیلدهای محاسباتی این کار با روند اشاره شده صورت می‌گیرد. همچنین در نرم افزار مدیریت فرایند کتیبه می‌توان عملیات استخراج نمرات تامین کنندگان از سایر فرایند را نیز به طور خودکار محاسبه نمود.

تعریف شاخصهای ارزیابی تامین کننده 

شاخصهای ارزیابی تامین کننده به دو دسته مهم از دید ورود اطلاعات تقسیم میشود. برخی از این پارامترها دستی وارد شده و برخی از طریق تراکنش‌هایی که تامین کننده در سایر فرایندها با شما داشته خودکار محاسبه می‌گردد. البته وزن هر پارامتر با توجه به تابع محاسبه نمره و یا به اصطلاح تابع برازندگی (Fitness function) قابل دستیابی است. در مورد شاخص‌های ارزیابی که به صورت دستی وارد می‌شود بهتر است توسط یک سیستم گردش کار با توجه به وضعیت سازمان دبل چک شود تا خطایی سهوی و عمدی صورت نگیرد. به عنوان مثال تعداد پرسنل متخصص تامین کننده از این گونه شاخصهاست. نکته مهم در همین بخش اینکه می‌توان بر اساس همین وضعیت ارزیابی پرسنل را نیز انجام داد تا میزان خطای نفرات در ارزیابی تامین کنندگان کنترل گردد.

برخی از شاخص‌ها هم خودکار محاسبه می‌شود. مثلا زمان تخمینی تحویل کار و زمان واقعی تحویل کار شاخصی سیستمی است که بر اساس اختلاف بین این دو تاریخ نمره ای به تامین کننده داده می‌شود.

روشهای ارزیابی تامین کننده و تابع برازندگی

تابع برازندگی که پیشتر اشاره شد می‌تواند مجموعه ای از نمره شاخصها و وزن هر شاخص باشد که به صورت زیر قابل محاسبه است:

که در آن x نمره شاخص و w وزن آن و n تعدا شاخصهای ارزیابی است. به عنوان مثال ممکن است پارامتری همانند نزدیکی محل تامین کننده به شرکت وزن بیشتری نسبت به تعداد نفرات متخصص داشته باشد. نمره تامین کننده ممکن است باعث شود یک تامین کننده به صورت خودکار در لیست سیاه و یا لیست طلایی قرار بگیرد.

دسته بندی شاخصهای ارزیابی 

دسته بندی شاخصهای ارزیابی برای هر صنعت متفاوت است ولی به اختصار چند روش ارزیابی که تاکنون برای مشتریان شرکت ورجاوند صورت گرفته است را اشاره می‌کنیم:

• ارزیابی بر اساس قیمت
• ارزیابی بر اساس نحوه پرداخت
• ارزیابی بر اساس زمان تحویل
• ارزیابی بر اساس زمان گارانتی

در روش‌های فوق میانگین پارامترهای تامین کنندگان مختلف بر اساس میانگین هندسی محاسبه می‌شود و در نهایت ارزیابی نهایی و محاسبه نمره صورت می‌گیرد. این روش ارزیابی معمولا در هنگام انتخاب یک تامین کننده قابل دسترس بوده و در تصمیم‌گیری سازمان جهت انتخاب تامین کننده برتر کمک شایانی می‌کند. تعریف نظام پاداش‌دهی به تامین کنندگان برتر نیز از خروجی‌های این بخش است که می‌توان بر اساس نمره ارزیابی، پاداش مناسبی برای تامین کننده در نظر گرفت.

ارزیابی تامین کنندگان در ساختار شرکتهای توزیع شده 

در سازمانها و شرکتهایی که به صورت توزیع شده کار می‌کنند همانند شرکتهای پیمانکار با ساختار توزیعی کارگاهها و یا شرکتهای بازرگانی با ساختار شعب توزیع شده، فرایند ارزیابی تامین کنندگان نقش مهمی در انتخاب تامین کننده برتر بازی می‌کند. به عنوان مثال اگر عملکرد یک تامین کننده در یکی از شعب و کارگاهها مطلوب نبود، کنترل انتخاب نشدن آن در سایر دفاتر، شعب و یا کارگاهها نیز صورت می‌گیرد. فرایند ارزیابی تامین کننده یکی از ارکان اصلی سیستم ثبت دانش و تجربیات است.

روش‌های دستی جمع‌آوری داده و مسیر حرکت به‌سوی استخراج هوشمند اطلاعات

در بسیاری از سازمان‌ها، داده‌های مرتبط با فرایند ارزیابی تامین کنندگان همچنان به روش‌های سنتی و دستی جمع‌آوری می‌شوند؛ مثلاً پر کردن فرم‌هایی از سوی کاربران برای ثبت اطلاعاتی مثل تعداد پرسنل، وضعیت مالی، رتبه‌بندی‌ها، یا زمان تحویل سفارش. این اطلاعات، اگرچه نهایتاً در پایگاه داده نرم‌افزار BPMS ثبت می‌شوند و می‌توانند پایه تصمیم‌گیری باشند، اما فرآیند ورود آن‌ها اغلب زمان‌بر، مستعد خطا، و وابسته به منابع انسانی است.
اینجاست که می‌توان با بهره‌گیری از رویکردهای هوشمندتر بخشی از این داده‌ها را به‌صورت خودکار، سریع‌تر، و دقیق‌تر استخراج و تحلیل کرد. در ادامه، به چند تکنیک مبتنی بر هوش مصنوعی و داده‌کاوی اشاره می‌کنیم که می‌توانند جایگزین یا مکمل روش‌های دستی باشند.

تحلیل خودکار تراکنش‌های فرایندی (Process Transaction Analytics)

در فرایندهای مختلف سازمان مثل «درخواست خرید»، «سفارش به تامین‌کننده»، «تحویل کالا»، «کنترل کیفی» و «تسویه‌حساب»، حجم زیادی از داده‌های تراکنشی تولید می‌شوند که معمولاً فقط برای اجرای فرایند استفاده می‌شوند، ولی اگر این داده‌ها به‌درستی تحلیل بشوند، می‌توانند به شاخص‌های کلیدی عملکرد تامین‌کننده تبدیل بشوند.

شاخص‌هایی که می‌توان به‌صورت خودکار استخراج کرد:

• میانگین زمان تحویل واقعی
  از لحظه تأیید سفارش تا زمان ثبت تحویل در انبار، داده‌ها از تایم‌استمپ‌های مراحل مختلف قابل استخراج هستند. این عدد مستقیماً نشان می‌دهد تأمین‌کننده چقدر قابل‌اعتماد عمل کرده.

• درصد انحراف از زمان توافق‌شده
  با مقایسه زمان تحویل واقعی با زمان مورد انتظار، درصد انحراف محاسبه میشود. این شاخص نشون می‌دهد که آیا تامین‌کننده اهل قول و قرار هست یا نه.

• تعداد دفعات تأخیر
  به‌جای فقط میانگین، میشه تعداد دفعاتی که تاخیر داشته رو هم شمرد. ممکنه یک تامین‌کننده معمولاً خوب عمل کند، ولی بعضی وقت‌ها تأخیر فاجعه‌آمیز داشته باشد که باید دید.

• نرخ مغایرت فاکتور با سفارش
  وقتی تامین‌کننده فاکتور می‌فرستد، آیا با سفارش اولیه همخوانی داره؟ اگر مکرراً تفاوت داره، یعنی مشکل داره در مستندسازی یا قصد داره هزینه‌های اضافی بندازه گردن مشتری.

• درصد کالاهای برگشتی یا رد شده در QC
  سیستم کنترل کیفیت می‌تواند اعلام کند چه درصدی از کالاها مورد تأیید نبوده. این شاخص مستقیم به کیفیت خروجی تامین‌کننده مرتبط است.

جدول شاخصهای فرایند ارزیابی تامین کنندگان و نحوه محاسبه

با تحلیل داده‌های قبلی تامین‌کنندگان، می‌توان تامین‌کنندگان جدید را پیش‌بینی و طبقه‌بندی کرد (مثلاً در دسته‌های پرریسک، مطمئن، یا قابل مذاکره). این مدل‌ها بر اساس داده‌های تاریخی و نمرات واقعی ارزیابی کار می‌کنند. اگر سازمان شما هنوز از اکسل برای فرایند ارزیابی تامین کنندگان استفاده می‌کند، شاید وقت آن رسیده که با یک BPMS حرفه‌ای مانند نرم‌افزار مدیریت فرایند کتیبه، فرآیندها را هوشمند، سریع و شفاف کنید.