نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System) ابزاری است پویا که با استفاده از آن، فرایندهای مورد نیاز مشتری قابل خلق و اجراست. از آنجا که خلق فرایند توسط خود مشتری نیز قابل انجام است، تولید آن کم هزینه به لحاظ زمانی و ریالی خواهد بود.

BPMS مثل سازمان شما زنده است

با توجه به زنده بودن فرایندها و نیاز به تغییرات فرایند، BPMS بایستی به گونه‌ای باشد که چرخه تغییر و زندگی فرایند (Life Cycle Process) را در هر زمان پوشش دهد. فرایندها همانند موجودات زنده تکامل پیدا می‌کنند. این تکامل تدریجی است. برای همین می‌گوییم BPMS یک نرم افزار تکاملی(Evolutionary software) است. BPMS به سازمان کمک می‌کند با رصد لحظه‌ای فرایندها، بهبود تدریجی کارها را انجام شود.

مساله محور بودن در مقابل متد محور بودن

یک اصلی هست به نام اصل پارتو یا همان قانون ۸۰ ۲۰ که به این معنی که ۸۰ درصد از نتایج فقط با ۲۰ درصد تلاش شما حاصل می‌شود. در BPMS هم اینگونه است. در BPMS دنبال حل مساله باشید. ببینید در سازمنتان چه مشکلاتی وجود دارد. چه مشکلاتی تواتر و تکرار زیادی دارد. اول آنها را حل کنید. ۸۰% از مشکلات شما با رفع ۲۰% از مسائل پرتکرار قابل حل خواهد بود.

راز کم هزینه بودن نرم افزار BPMS

به دلیل چابکی BPMS (Agile) و عدم نیاز به تولید کننده نرم افزار، اعمال تغییرات با زمان و قیمت مناسب (با کمترین منبع) توسط خود مشتری انجام پذیر است. در این روش مالک فرایند به عنوان مهمترین عنصر در اجرای فرایند نقش بازی می‌کند. ایده اصلی استفاده از BPMS تامین نیازهای کاربر و حفظ استقلال آن است. هیچ کس غیر از خود مشتری بهتر نمی‌داند که چه می‌خواهد. پس این راه که خود مالک فرایند یا مشتری در اجرا فرایند سهیم باشد بهترین راه توسعه نرم افزاری سازمان است. BPMS مناسب بخرید، قول می‌دهیم نرم افزاری دیگری نخرید. همه چیز را از BPMS بخواهید.

BPMS چگونه کار می‌کند؟

روش اجرایی کار یک روش گام به گام است. بدین معنی که مالک فرایند که خود عضوی از تیم در اجرای آن است نیاز خود را در قالب مستنداتی ساده بیان می‌کند. این مستندات در قالب فرم‌ها، گزارش‌ها، گردش کار و داشبوردهای اولیه نمود پیدا می‌کند. به مرور با استفاده از آن، نیازهای جدید در بستر BPMS تزریق و بهینه سازی فرایند صورت می‌گیرد. در BPMS مالک فرایند در چرخه اجرای آن سهیم است و با توجه به رویدادهای جاری فرایند را بروز می‌کند. برای همین است که می‌گوییم “استقرار bpms یک پروسه رویداد گرا است”. با سهیم شدن مالک فرایند در توسعه فرایند خود، علاوه بر درک بهتر فرایند نرم افزاری تولید شده، حس بهتری به مالک فرایند تزریق می‌شود. با این کار رضایت مالک فرایند جلب خواهد شد.

روش کار مستندسازی ما چگونه است؟

یکی از دشواری‌های تهیه مستند، نداشتن دانش مستندسازی است. وجود استانداردهای بعضا پیچیده و زمانبر از دید یک شرکت، در برخی از مواقع روال مستندسازی را مختل و دچار مشکل می‌کند. برای راحت شدن از شر این مشکل، روش مستندسازی ساده و کارآمدی در اختیار شما قرار می‌گیرد که با هر سطح علمی، قادر به تولید مستند باشید. پس نگران روش‌های ارائه مستند نباشید. دنبال هزینه کردن زیاد جهت مستند سازی در اول کار نباشید.

فيلم معرفي نرم افزار BPMS کتيبه

آیا نیاز است همه فرایندها مستند شود؟

خیر. نیازی نیست همه کار مستند شود. اگر یک پروسه چند ماهه برای مستندسازی فرایندها هزینه کردید خیلی زود هنگام پیاده‌سازی متوجه خواهید شد مستندسازی شما نیاز به بازطراحی دارد. فرایند مستندسازی و اجرا در BPMS بایستی خیلی سریع و چابک صورت بگیرد. پول خود را با مشاوره های ناکارآمد دور نریزید. قدم به قدم جلو بروید و کار را سخت نکنید. نقشه راه (Road Map) را داشته باشید ولی نیاز نیست همه نقشه راه با جزئیات مطرح شود. همین که بدانید چه می‌خواهید کافی است. اگر توانایی اینکار را هم ندارید، ما برایتان مستندات را تولید می‌کنیم. ما نقش واحد سیستم‌ها و روش‌ها را برایتان بازی می‌کنیم. با مستندسازی و اجرای فرایندهای ساده تر، پرتکرارتر و البته با تنش بیشتر کار، سازمان را برای اجرای فرایندهای پیچیده تر آماده کنید.

چرا نرم افزار BPMS کتیبه را انتخاب کنیم؟

امروزه با اندکی جستجو در فضای وب نرم افزارهای bpms زیادی قابل مشاهده خواهد بود. وجود این همه شرکت فروشنده و یا تولید کننده bpms، کار انتخاب نرم افزار bpms را سخت می‌کند. نکته‌ای که نرم افزار مدیریت فرایند کتیبه را متمایز می‌کند بومی و ایرانی بودن آن است. تجربه سالها مطالعه و تحلیل سیستم‌های مختلف در حوزه‌های گوناگون از جمله مالی، صنعتی و مهندسی ما را به توانی رساند که قادر به ساختن نرم افزار bpms ایرانی و بومی شدیم. نکته قوت دیگر bpms کتیبه، درک خوب شرکت ورجاوند از مشتری و حمایت در روال تحلیل و مستندسازی کار است که عملا سرعت بهره برداری از bpms را بالا می‌برد. و اما نکته دیگر اینکه ما با شرکت‌هایی که تنها اپراتور و کاربر نرم‌افزارهای bpms خارجی هستند تفاوت داریم. چرا که ما خودمان تجربه و لذت طراحی موتور(Engine) bpms را داشته و بسیار چابک می‌توانیم فرایندهای شما را نرم افزاری کنیم.

شما در نرم افزار bpms خارجی با توجه به عدم وجود نمایندگی و پشتیبانی نامناسب نمی‌دانید به صورت ۱۰۰% چه کاری را می‌توانید با آن انجام بدهید و چه کاری را نمی‌توانید! ولی ما می‌دانیم قابلیتهای  bpms خودمان چیست و اگر هم وجود نداشته باشد برایتان در قالب امکانات جدید و ارائه نسخه جدید رایگان انجام می‌دهیم. با نرم افزار مدیریت فرایند کتیبه چیزی نیست که نتوان تولید کرد. کافی است نگاهی به مقاله های تولید شده شرکت ورجاوند در حوزه bpms بکنید تا درک بهتر برای شما ایجاد شود. کافی است تماسی با مشتریان ما بگیرید تا متوجه بشوید شرکت‌های نرم افزاری هنوز هستند که خدمات پشتیبانی مناسب ارائه می‌دهند و ببینید که چه فرایندهایی با آن ساخته‌اند. بهترین و کم هزینه ترین روش تبلیغ ما، مشتری‌هایمان هستند. پس با نگاه حرفه‌ای به مشتری، محکوم به ارائه خدمات مناسب به مشتری هستیم. بالاترین هدف ما ارائه نرم افزار BPMS است که رضایت مشتری را موجب شود و با ارائه خدمات مناسب و بروز رسانی مداوم BPMS تولید شده این کار ممکن شده است. ما پاسخگوی مشتریان هستیم.

روشهای فروش متنوع BPMS کتیبه با توجه به نیاز مشتری:

در جهت راحتی مشتری‌ها، روش‌های متنوع خرید bpms با توجه به ساختار سازمانی و پیچیده‌گی فرایندهای مشتری قابل ارائه است. مشتری برای هر هزینه‌ای که می‌کند توجیح اقتصادی خواهد داشت. نسخه حرفه‌ای و سبک bpms کتیبه با توجه به نیاز مشتری ارائه می‌شود و قابل ارتقاء نیز خواهد بود. همچنین در صورتیکه تعداد فرایندهای شما زیاد نباشد، امکان ارائه نرم افزار bpms به صورت فرایندی و پکیج آماده وجود دارد. بنابراین قیمت نرم افزار bpms با توجه به ویژگیهای سازمان شما قابل ارائه است.

اجزای اصلی نرم افزار BPMS کتیبه :

• ابزار فرم ساز: ابزار طراحی فرم‌های سیستم به عنوان مثال بتوان فرم مرخصی و یا مجموعه فرم‌های فرایند خرید را تعریف كرد. فرم ساز کتیبه امکانات بی‌نظیری دارد که توصیه می‌کتیم برای اطلاعات بیشتر ابزار فرم ساز ورجاوند را مشاهده فرمایید.
• سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Designer): با سیستم مدیریت گردش کار فلوچارت حركتی فرمها قابل تعریف خواهد بود. برخی از بایدها و نبایدها از طریق گردش کار مدیریت می‌گردد.
• ابزار تعریف پردازش (Process Engine) این پردازش‌ها ممكن است به صورت داخلی (داخل خود سیستم) و یا به صورت خارجی (از سایر سیستم های موجود در سازمان) باشد. استفاده از  web service در اين بخش امكان پذير است. ارسال پردازش‌هایی نظیر ارسال پست الکترونیکی، ارسال پیامک (SMS) و … در این بخش وجود دارد.
• ابزار گزارش ساز که به کمک آن گزارش‌های مورد نیاز مدیریت در قالبهای نمایشی و چاپی به صورت نامحدود قابل استفاده خواهد بود.
• ابزار داشبورد ساز که با دستیابی به شاخصها یا (KPI) مورد نیاز مدیران و پردازش اطلاعات و گزارش‌ها در قالب‌های گرافیکی و نمودارهای متنوع قابل نمایش است. همچنین در صورت درخواست مشتری مبنی بر استفاده از داشبوردسازهایی نظیر Power BI این خدمات طراحی داشبورد نیز توسط واحد پشتیبانی شرکت قابل انجام است. این داشبوردها در کتیبه قابل استفاده خواهد بود.

 قابلیتهای BPMS کتیبه :

• امکان ارتباط با سایر نرم افزارها و موجودیتهای سازمان به صورت مستقیم و یا از طریق وب سرویس.
• امکان تعریف رویداد در فرم‌ها شامل رویدادهای ذخیره سازی، حذف، ویرایش و اعتبارسنجی.
• یکپارچگی با  نرم افزار اتوماسیون اداری قدرتمند كتيبه و وجود کارتابل و فضای کاری یکسان. این یکپارچگی در سطح رابط کاربری و بانک اطلاعاتی است.
• استفاده به صورت ویندوز و وب بیس و یا استفاده بر اساس روش انتشار اطلاعات (Replication)
• کاملا ایرانی و بومی و ساخته شده توسط واحد تولید شرکت فراتحلیل‌گران ورجاوند و بدون نیاز به نرم افزار واسط و یا ترجمه شده.
• پشتیبانی مناسب و پاسخگو در حین کار در طراحی و پیاده سازی فرایندها. BPMS مناسب پشتیبانی خوب می‌خواهد. مهمترین ویژگی ما پاسخگو بودن به مشتری در طول اجرای فرایندهاست.
• تولید گردش کارهای پیچیده(Workflow) به صورت گراف بر اساس قوانینی كه شما تعریف می‌كنید در نرم افزار فرایند ساز کتیبه مقدور است. به عنوان مثال بر اساس روابط موجود در چارت سازمانی و یا هر شرط پیچیده‌ای كه شما در نظر دارید. ضمن اینكه انواع شرائط سازمان شما برای حركت فرایند قابل پیاده‌سازی است. تعریف دسترسی دسترسی در هر مرحله قابل تعمیم است. برای درک بهتر تصمیم سازی در گردش کار بهتر است بخش DSS را مطالعه فرمایید.
• ابزار ردیابی فرایند كه از طریق كارتابل قابل پیگیری است. مراحل اجرايي كار به صورت درختي، ليستي و فلوچارتي قابل نمايش است.
• منو ساز جهت جانمایی مناسب فرم‌ها و گزارش‌ها. وقتی تعداد فرم‌ها و گزارش‌ها زیاد شوند چاره‌ی جز منوسازی ندارید. اگر تمایل دارید می‌توانید منوها را داخل پنلهای مدیریتی قرار دهید.
• مدیریت آلارم و یادآوری: در نرم افزار مدیریت فرایند کتیبه امکان تعریف خودکار آلارم و یادآوری برای فرایندهایی که نیاز به کنترل تاریخ و زمانبندی دارد مهیا است.
• محیط کاربری بسیار ساده جهت طراحی فرایندهای پیچیده. همچنین رابط کاربری با توجه به سلیقه هر کاربر قابل بومی سازی است.
• با توجه به اینکه ساخت مدل کاری و موجودیت‌های بانک اطلاعاتی به صورت کاملا شفاف وجود دارد مشتری به راحتی به ساختارهای تولید شده در bpms دسترسی دارد. به بیان دیگر پشت سیستم BPMS در اختیار مشتری قرار می‌گیرد.
• امکان هشتک گذاری‌های هوشمند برای تولید ابرمتا دیتا و امکان هدایت کاربران با کمترین خبرگی و آگاهی از فرایند در دست اقدام. به کمک این امکان شما قادر به خلق پایگاه دانش خواهید بود.
• ریسک پایین و قیمت مناسب: به دلیل ساخت موتورهای bpms کتیبه در واحد تولید شرکت ورجاوند، نرم افزار کتیبه یک bpms ایرانی و بومی است. به همین دلیل تسلط کافی بر روی این ابزارها وجود دارد و مشتریان بدون هیچ گونه نگرانی می‌توانند فرایندهای خود در bpms ورجاوند تولید و راهبری کنند. ذکر این نکته لازم است که هیچ شرکتی نمی‌تواند ادعا کند که نرم افزار bpms خودش همه چیز را پوشش می‌دهد. آنچه مهم است این است که شرکت تولید کننده با فیدبک و بازخوردی که از مشتری می‌گیرد، بتواند در زمان مناسب پاسخگو باشد. اینکار فقط توسط شرکت‌هایی که خودشان تولید کننده bpms هستند قابل انجام است. خرید BPMS خارجی ریسک بالایی دارد. پاسخگو بودن مزیت ماست.

اگر می‌خواهید با معیارهای خرید نرم افزار bpms آشنا شوید نمونه RFP نرم افزار BPMS را ببینید

اگر اتوماسیون اداری دارید اجباری به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه نیست. خرید BPMS به شرط خرید اتوماسیون اداری در شرکت ما جایگاهی ندارد.

مقالات مرتبط با نرم افزار BPMS :