تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS : از دبیرخانه تا نحول دیجیتال

برای بسیاری از کارشناسان حوزه مدیریت فرآیند، تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار) کاملاً واضح است. اما به دلیل شباهت‌هایی که این دو سیستم در ظاهر دارند، بعضاً ابهاماتی در درک جایگاه واقعی آن‌ها به وجود می‌آید. در ادامه نگاهی تحلیلی به تفاوت‌های کلیدی این دو نرم‌افزار داریم:

۱. اهداف اجرای سیستم‌ها

• نرم افزار اتوماسیون اداری: هدف اصلی آن ساماندهی مکاتبات، بایگانی و پیگیری نامه‌های وارده و صادره در سازمان است. این نرم‌افزار بیشتر به‌عنوان یک دبیرخانه الکترونیکی شناخته می‌شود و تمرکز اصلی‌اش بر مدیریت مکاتبات داخلی و بیرونی است.

• نرم افزار BPMS: در نقطه مقابل، BPMS به‌منظور مدیریت، اجرا، بهبود فرآیندهای سازمانی و تسریع تحول دیجیتال طراحی شده است. این فرآیندها می‌توانند عمومی (مثل مرخصی و تدارکات) یا بسیار تخصصی (مثل کنترل پروژه یا ارزیابی تأمین‌کنندگان) باشند.

۲. روش استقرار و اجرا

• نرم افزار اتوماسیون اداری: معمولاً بر اساس یک برنامه از پیش تعیین‌شده و در چارچوب مشخص سازمانی پیاده‌سازی می‌شود. استقرار آن بیشتر «کلاسیک» است و تمرکز محدودی دارد.

• نرم افزار BPMS: استقرار BPMS رویکردی رویدادگرا و پویا دارد. با توجه به اینکه فرآیندهای کل سازمان را در بر می‌گیرد، پیچیدگی آن به نوع و گستره فرآیندها بستگی دارد. در واقع، استقرار BPMS فراتر از یک پروژه نرم‌افزاری ساده است و به تغییرات فرهنگی و سازمانی نیز نیاز دارد.

۳. کمیته راهبری و مدیریت سیستم

• نرم افزار اتوماسیون اداری: کمیته راهبری این نرم‌افزار اغلب متشکل از دبیرخانه و مسئولین دفاتر است. تمرکز بیشتر بر هماهنگی امور مکاتباتی و اداری است.

• نرم افزار BPMS: راهبری BPMS معمولاً ساختاری پیچیده‌تر دارد. شامل زیرکمیته‌های تخصصی با حضور مالکین فرآیندها و یک کمیته راهبری اصلی برای حفظ یکپارچگی کل فرآیندهای سازمان است.

ویدئو تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS

۴. آنالیز محتوایی فرآیند

یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS ، در سطح آنالیز محتوا است.

• در BPMS امکان تحلیل داده‌های فرآیندی وجود دارد؛ این یعنی می‌توان از اجرای فرآیندها، شاخص‌ها و الگوهای مدیریتی استخراج کرد و داشبوردهای تحلیلی ساخت.

• در مقابل، نرم افزار اتوماسیون اداری به دلیل متن‌محور بودن، تنها در حد جستجو و بازیابی متن عمل می‌کند و توانایی تحلیل محتوایی عمیق را ندارد.

۵. پکیج استاندارد در برابر توسعه‌پذیری

• نرم افزار اتوماسیون اداری معمولاً به‌صورت یک پکیج آماده در بازار عرضه می‌شود و محدوده کارکرد مشخصی دارد.

• اما نرم افزار BPMS یک بستر توسعه‌دهنده فرآیند است و با انعطاف‌پذیری بالا، متناسب با نیازهای سازمان پیاده‌سازی می‌شود. حتی در بسیاری موارد، خودِ فرآیندهای مرتبط با اتوماسیون اداری (مثل ثبت و پیگیری نامه‌ها) نیز در قالب BPMS اجرا می‌شوند.

۶. تفاوت فرم‌ساز با الگوهای متنی

برخی فروشندگان نرم افزار اتوماسیون اداری ادعا می‌کنند که امکان تعریف فرم در نرم‌افزار وجود دارد، در حالی‌که این فرم‌ها اغلب الگوهای متنی ساده (ساخته‌شده در نرم‌افزارهایی مثل Word یا Excel) هستند.

• سیستم‌های متن‌محور داده یا متادیتا تولید نمی‌کنند؛ بنابراین امکان پردازش و استخراج دانش از آن‌ها وجود ندارد.

• در BPMS هر فرم و فیلد به‌صورت داده ساختاریافته ذخیره می‌شود و همین موضوع امکان تحلیل، گزارش‌گیری و حتی استفاده از هوش مصنوعی را فراهم می‌کند.

🔹 نکته مهم: نرم‌افزار BPMS کتیبه به قدری قدرتمند و منعطف است که در صورت تمایل مشتری، می‌توان اتوماسیون اداری کاملاً کاستومایز را بر بستر آن طراحی و اجرا کرد.

البته باید توجه داشت که ساخت اتوماسیون اداری با BPMS خود دارای چالش‌هایی است که پیش‌تر در مقاله‌ای جداگانه به آن پرداخته‌ایم. پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با این موضوع، مقاله‌ی مربوط به چالش‌های ساخت نرم‌افزار اتوماسیون اداری با BPMS را مطالعه فرمایید.

در نهایت، انتخاب میان استفاده از یک اتوماسیون اداری آماده یا ساخت آن بر پایه BPMS، بسته به نیاز و استراتژی سازمان شما خواهد بود.