ویژگیهای نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه

ویژگی عمومی دبیرخانه الکترونیکی رابط کاربری راحت و استفاده ساده برای هر نوع کاربر با هر سطح علمی در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه وجود دارد. ویژگیهای اصلی نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی به شرح ذیل است:

فرآیندهای عمومی مرتبط با نامه

در نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیکی ورجاوند، کلیه فرآیندهای مرتبط با نامه‌ها به‌صورت یکپارچه و هوشمند مدیریت می‌شوند، از جمله:

• گردش انواع مکاتبات داخلی، وارده و صادره

• ارجاع نامه به کاربران یا واحدهای مختلف

• تعریف اندیکاتور و ایجاد دبیرخانه‌های متمرکز و غیرمتمرکز

• تهیه پیش‌نویس با استفاده از الگوهای تعریف‌شده در MS Word و ویرایشگر داخلی نرم‌افزار

• تعریف انواع Bookmark

• امکان دریافت نامه ازفكس، پست الکترونیکی وECE

• ثبت و مدیریت نامه‌های مرتبط

ثبت و مدیریت انواع پیوست

این نرم‌افزار امکان الصاق انواع فایل را با قابلیت محدودسازی حجم و فرمت فایل فراهم می‌کند. از ویژگی‌های مهم این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• باز کردن مستقیم فایل‌های PDF بدون نیاز به نصب نرم‌افزار PDF Viewer در سیستم کاربر

• وجود PDF Viewer داخلی در نرم‌افزار

• قابلیت افزودن Watermark به فایل‌های PDF در صورت نیاز

فرآیندهای مرتبط با کارتابل

در نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیکی ورجاوند، کارتابل مدیریتی و کاربری به گونه‌ای طراحی شده که سرعت و دقت در انجام امور افزایش یابد. از مهم‌ترین قابلیت‌های این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ارائه گزارش خلاصه از محتوای کارتابل

• امکان تعریف قوانین (Rules) به تعداد نامحدود و اشتراک‌گذاری آن با جانشین

• قابلیت تعریف یادآور برای هر کار

• امکان تکمیل نامه با توجه به سطح دسترسی تعریف‌شده

• نمایش درختواره نامه برای مرور سریع و سازمان‌یافته

• ارجاع صوتی و پشتیبانی از استفاده با قلم نوری

اطلاعات پایه

بخش اطلاعات پایه در نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیکی ورجاوند، امکانات متنوعی برای مدیریت ساختار و داده‌های سازمانی فراهم می‌کند، از جمله:

• معرفی چارت سازمانی به صورت درختی

• تعریف شرکت‌های طرف قرارداد و ثبت مشخصات کامل آن‌ها

• ثبت اطلاعات پرسنل و مدارک مرتبط

• ایجاد و مدیریت الگوهای ارجاع

• تعریف گروه‌های کاری شخصی

• امکان تعریف کاربرانی با چند پست سازمانی

• تخصیص یک پست سازمانی به چند کاربر

امنیت

نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیکی کتیبه با بهره‌گیری از فناوری‌های پیشرفته، امنیت داده‌ها و کنترل دسترسی کاربران را در بالاترین سطح تضمین می‌کند. قابلیت‌های امنیتی این نرم‌افزار شامل موارد زیر است:

• تعریف کاربران و گروه‌های کاری و تخصیص دقیق سطح دسترسی

• استفاده از روش‌های رمزگذاری اطلاعات (Data Encryption) برای حفاظت از داده‌ها

• پشتیبانی از Active Directory سرور جهت تعریف و مدیریت کاربران

• ابزار انتقال کار بین کاربران

• ثبت و نگهداری کامل تراکنش‌های کاربران در بخش‌های مختلف سیستم

• ثبت و مدیریت ورودی‌های خطا برای افزایش پایداری و امنیت سیستم

حوزه بایگانی

نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیکی کتیبه امکان مدیریت و نگهداری اسناد و ایجاد بایگانی را به شکلی سازمان‌یافته و امن فراهم می‌کند. قابلیت‌های این بخش عبارتند از:

• ایجاد بایگانی درختی عمومی و شخصی به تعداد نامحدود

• امکان به‌اشتراک‌گذاری بایگانی‌ها میان کاربران

• مجهز بودن به سیستم مدیریت فایل داخلی برای ذخیره و سازماندهی انواع مستندات

• نگهداری ایمن و دسترسی سریع به فایل‌ها و مدارک سازمانی

امکانات جانبی

نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیکی کتیبه علاوه بر امکانات اصلی، مجموعه‌ای از ابزارهای جانبی کاربردی را نیز ارائه می‌دهد که بهره‌وری و سهولت کار کاربران را افزایش می‌دهد. این امکانات شامل موارد زیر است:

• دفترچه تلفن عمومی و شخصی

• گفت‌وگوی آزاد (Chat) بین کاربران

• تقویم و مبدل تاریخ

• قابلیت شخصی‌سازی ظاهر سیستم توسط هر کاربر

• پیام‌رسان داخلی و زیرسیستم مدیریت پیام‌ها

• ابزار یکسان‌سازی طرف‌های مکاتبه برای جلوگیری از ثبت اطلاعات تکراری

سرعت

نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیکی کتیبه با بهره‌گیری از الگوریتم‌های بهینه، عملکردی سریع و روان را در دسترسی به اطلاعات فراهم می‌کند. ویژگی‌های این بخش شامل:

• استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته برای جستجو و بازیابی داده‌ها

• جستجوی بسیار سریع بر روی متن کامل اسناد و مکاتبات

• کاهش زمان پاسخگویی سیستم حتی در حجم بالای داده‌ها

گزارش

نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیکی کتیبه با بهره‌گیری از ابزارهای پیشرفته گزارش‌ساز ، امکان ارائه گزارش‌های جامع و دقیق از مکاتبات و فعالیت‌ها را فراهم می‌کند. این گزارش‌ها با سطوح دسترسی تعریف‌شده، به کاربران مختلف ارائه می‌شود تا نظارت و کنترل بهینه‌ای بر فرآیندها داشته باشند.

فرم‌های عمومی

نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیکی کتیبه امکان استفاده از انواع فرم‌های کاربردی سازمانی را بدون نیاز به خرید ابزار فرم‌ساز فراهم می‌کند. از جمله فرم‌های پرکاربرد این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• فرم مرخصی ساعتی و روزانه

• فرم ماموریت ساعتی و روزانه

• فرم درخواست خرید

• امکان طراحی فلوچارت عملیاتی مرتبط با هر فرم

این قابلیت‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای اداری را به‌صورت ساختارمند و سریع‌تر مدیریت کنند.