فرایند تسویه حساب پرسنل در نرم افزار BPMS چگونه است؟
در حوزه منابع انسانی، فرایند تسویهحساب پرسنل یکی از فرایندهای کلیدی است. این فرایند بهدلیل نیاز به تاییدیه از واحدهای مختلف سازمان، میتواند با پیادهسازی در نرمافزار BPMS بهطور مؤثری در سطح سازمان مدیریت شود.
در روال سنتی، معمولاً در مرحله اول، واحد کارگزینی اقدام به ثبت فرم تسویهحساب کرده و سپس آن را به پرسنل تحویل میدهد. پرسنل موظف است به واحدهای مختلف رفته و تاییدیههای لازم را از آنها دریافت کند. اما این روش سنتی ایرادات قابلتوجهی دارد:
- فرآیند زمانبر: پرسنل باید بهطور فیزیکی فرم را به واحدهای مختلف منتقل کرده و منتظر تاییدیهها باشد. این روند باعث اتلاف وقت و افزایش مدت زمان تسویهحساب میشود.
- هزینههای اضافی: اگر فرمهای چاپی به تعداد واحدها تهیه شود و هر واحد نسخهای از آن را دریافت کند، علاوه بر هزینههای چاپ و کاغذ، باید فرمها بهطور فیزیکی منتقل و در آرشیو فیزیکی نگهداری شوند. این موضوع از نظر هزینه و کارآیی، منطقی به نظر نمیرسد.
- عدم ارسال موازی: در سیستم سنتی، به دلیل نیاز به تکمیل تاییدیهها بهصورت سریالی، امکان ارسال موازی فرمهای تسویهحساب به واحدهای مختلف وجود ندارد. این محدودیت باعث کندی و پیچیدگی بیشتر فرایند میشود.
در نتیجه، استفاده از نرمافزار BPMS میتواند این مشکلات را حل کرده و فرایند تسویهحساب را بهطور کامل خودکار، سریع و بدون نیاز به انتقال فیزیکی فرمها و تاییدیهها انجام دهد.
فرایند تسویهحساب پرسنل در نرم افزار BPMS معمولاً شامل مراحل مختلفی است که بهصورت خودکار و بر اساس فرایندهای از پیش تعریفشده انجام میشود. در اینجا مراحل کلی این فرایند را توضیح میدهم:
اطلاعرسانی و درخواست تسویه حساب
زمانی که یک پرسنل از سازمان خارج میشود (اخراج، استعفا، پایان قرارداد، یا بازنشستگی)، درخواست تسویهحساب توسط مدیر منابع انسانی یا واحد مربوطه در سیستم ثبت میشود. این درخواست میتواند بهصورت خودکار از طریق فرمهای دیجیتال به سیستم BPMS وارد شود.- بررسی سوابق پرسنل
سیستم BPMS تمامی سوابق مالی و شغلی پرسنل شامل حقوق، مزایا، کسرها، مرخصیهای استفادهشده و مانده، بیمه و مالیات را از سوابق قبلی پرسنل استخراج کرده و برای بررسی تسویه حساب نهایی آماده میکند. - محاسبه تسویهحساب
با استفاده از دادههای وارد شده، سیستم بهطور خودکار محاسبهای از تمام مبلغ قابل تسویه، از جمله حقوق معوق، پاداشها، غرامتها، تسهیلات یا سایر مزایای پرداختی، و کسرهایی مانند اقساط یا بدهیها بهطور دقیق انجام میدهد. - تأییدیههای مختلف
معمولاً پس از محاسبه، فرم تسویهحساب برای تأیید مدیر منابع انسانی، مدیر مالی و سایر مسئولین مرتبط ارسال میشود. هر بخش باید تأییدیههای خود را بهطور دیجیتالی ثبت کند تا اطمینان حاصل شود که همه جزئیات به درستی بررسی و تایید شده است. - پرداخت نهایی
پس از تأیید تمام فرآیندها، مبلغ تسویهحساب نهایی برای پرداخت به حساب پرسنل ارسال میشود. در این مرحله، تسویهحساب مالی از طریق نرمافزار به واحد مالی جهت انجام پرداخت انتقال داده میشود. - ثبت در سوابق و بایگانی
پس از انجام پرداخت، اطلاعات تسویهحساب در سیستم ثبت و ذخیره میشود و بهصورت دیجیتال در سوابق پرسنل بایگانی میشود. این اطلاعات برای مراجعات آینده یا در صورت نیاز به بررسیهای قانونی ذخیره میگردد. اطلاعرسانی به پرسنل
پس از انجام تسویهحساب، پرسنل مربوطه از نتیجه تسویهحساب و مبلغ پرداختی بهصورت خودکار از طریق سیستم BPMS اطلاع مییابد.
با اجرای سیستم تسویهحساب پرسنل در نرمافزار BPMS، علاوه بر تدوین فلوچارت دقیق و بهینه فرایند تسویهحساب، میتوان هزینههای اضافی مانند چاپ برگههای متعدد را کاهش داد. این سیستم باعث تسهیل و تسریع در انجام فرایندها شده و در نتیجه رضایت نسبی پرسنل را بهبود میبخشد.
