ابزار تولید کلید واژه در نرم افزار کتیبه

تولید کلید واژه در نرم افزار کتیبه 

طبق تعریف ویکی‌پدیا، کلیدواژه (Keyword) کلماتی هستند که از متنی طولانی استخراج می‌شوند و در بسامدی بالا (و غیراتفاقی) موضوعات اصلی آن متن را نمایان می‌کنند. این کلمات معمولاً در متون علمی، تخصصی و خبری به کار می‌روند و توصیه می‌شود بیشتر از واژه‌های خاص (مانند نام شخص، مکان یا موضوعی منحصر به فرد) استفاده شود.

کلید واژه در نرم افزار اتوماسیون اداری

در نرم افزار اتوماسیون اداری، کلیدواژه کلماتی است که با خواندن محتوای نامه استخراج می‌شود.

• الزاماً لازم نیست کلیدواژه در متن نامه موجود باشد.

• گاهی با مطالعه نامه، ذهنیتی در مورد موضوعی به وجود می‌آید که به عنوان کلیدواژه برای دسته‌بندی و بازیابی بهتر به کار می‌رود.

• استفاده از کلیدواژه باعث می‌شود کاربران در آینده راحت‌تر بتوانند نامه‌های مرتبط با یک موضوع خاص را جستجو و پیدا کنند.

کلید واژه در نرم افزار BPMS

در نرم افزار BPMS، فرایندها دارای فیلدها و ساختار اختصاصی خود هستند. کلیدواژه در اینجا:

• مجموعه‌ای از کلماتی است که اطلاعات کلیدی فرایند را منتقل می‌کند.

• با مطالعه کلیدواژه‌ها، کاربر سریعاً درک درستی از ماهیت فرایند پیدا می‌کند.

• در برخی موارد، کلیدواژه‌ها به صورت خودکار از فیلدهای فرایند استخراج می‌شوند.

• در مواردی که فرایند شامل متون حجیم است، استخراج کلیدواژه نیازمند دخالت نیروی انسانی است.

گزارش یکپارچه از فضای نامه ها و فرایندها در نرم افزار کتیبه

یکی از نیازهای مهم مشتریان ما این بود که بتوانند گزارشی یکپارچه از کل سیستم دریافت کنند. به عنوان مثال:

• اگر کلمه‌ای مانند «بتن» یا نام یک «محصول» در هر جای سیستم (نامه‌ها یا فرایندها) وجود داشته باشد، کاربر بتواند همه اطلاعات مرتبط با آن را مشاهده کند.

• در نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS کتیبه، برای این منظور بخشی به نام کلیدواژه طراحی شده است.

امکانات این بخش:

• تعریف کلیدواژه‌ها در قالب ساختار درختی (دسته‌بندی موضوعات)

• امکان ثبت کلیدواژه به صورت آزاد یا کنترل‌شده بر اساس سطح دسترسی

• مشاهده اطلاعات مرتبط با یک کلیدواژه در کل فضای نرم افزار (اتوماسیون اداری + BPMS)

• مشاهده جزئیات بیشتر هر کلیدواژه در قالب نامه یا فرم مرتبط

• قابلیت هدایت کاربر برای انتخاب صحیح کلیدواژه و مشارکت در خلق پایگاه دانش

جمع‌بندی

وجود سیستم کلیدواژه در نرم افزار کتیبه، دسترسی به اطلاعات را بسیار ساده‌تر کرده است. با این قابلیت، کاربران می‌توانند تنها با جستجوی یک کلمه، به گزارش‌های یکپارچه از نامه‌ها و فرایندها دسترسی داشته باشند. همچنین با استفاده از دسته‌بندی و کنترل سطح دسترسی، امکان مدیریت دانش سازمانی به شکلی هوشمند و کارآمد فراهم می‌شود.