پیشنیازها، روش اجرا و فرآیند آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
بررسی پیشنیازها و روش اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری معمولاً پس از نصب آن و در قالب یک برنامه کلاسیکِ رویدادگرا انجام میشود.
آموزش باید در چند فاز و با توجه به دستهبندی گروههای مختلف کاری انجام شود. به این ترتیب، آموزش نرم افزار اتوماسیون اداریبر اساس نقشهای کاربری طراحی میشود. این گروهها شامل مدیران (راهبران) نرمافزار، منشیها و مسئولین دفاتر، کارشناسان، و مدیران سازمان هستند.
فاز اول:
در این مرحله، راهبران سیستم (کاربرانی که مسئولیت مدیریت نرمافزار شامل تعریف کاربران، تخصیص دسترسیها و موارد مشابه را بر عهده دارند) آموزش داده میشوند. آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در این فاز شامل تعریف دقیق کاربران و اطلاعات چارت سازمانی است. برنامه آموزشی این نرمافزار بهصورت سریالی و خطی طراحی شده است، به این معنا که پس از اتمام هر مرحله، اطلاعات مرتبط با شاخصهای آموزشی باید در سیستم وارد شوند.
برای مثال، در بخش مدیریت نرمافزار، ورود اطلاعات کاربران، تخصیص دسترسیها، و اطلاعات چارت سازمانی ضروری است. پس از تکمیل این مرحله، آموزش به فاز دوم منتقل میشود.
ويدئو معرفي ۱۰ قابليت نرم افزار اتوماسيون اداري کتيبه
فاز دوم:
در این فاز، آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری به مسئولین دفاتر و منشیها ارائه میشود. این آموزش شامل نحوه ثبت نامه، تعریف اندیکاتورها، الگوها، و فرآیند گردش الکترونیکی نامه است.
نکته مهم در این مرحله، تعیین روشهای شمارهگذاری نامهها است. در سازمانهایی که پیشتر از سیستمهای دبیرخانه یا اتوماسیون استفاده نکردهاند، معمولاً روشهای سادهتری به کار گرفته میشود. بااینحال، کارشناسان آموزش شرکت ورجاوند با بررسی روشهای شمارهگذاری موجود، پیشنهادهایی برای بهبود و مدرنسازی آنها ارائه میدهند که در نهایت در سیستم پیادهسازی خواهد شد. همچنین در این مرحله باید نمونههایی از نامههای وارده و صادره ثبت و فرآیند ارجاع و گردش کار انجام شود.
فاز سوم:
این مرحله به آموزش کاربران عمومی نرمافزار اختصاص دارد؛ افرادی که استفاده عمومیتری از سیستم دارند. آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در این فاز بیشتر بر روی بخش کارتابل متمرکز است. البته در برخی سازمانها ممکن است ثبت نامههای صادره و پیشنویس نیز بر عهده کارشناسان باشد.
با توجه به نیاز و درخواست مشتری، آموزش در این مرحله کاملاً رویدادگرا انجام میشود. کاربران تعریفشده در فاز اول میتوانند با نام کاربری خود وارد سیستم شوند. همچنین لازم است در این فاز، لیست وظایف کاربران بهطور کامل آموزش داده شود.
فاز چهارم:
در این فاز، مدیران ارشد سازمان آموزش میبینند تا در سطح مدیریتی از سیستم استفاده کنند. قابلیتهای مدیریتی نرمافزار، مانند خلاصه کارتابلها و داشبوردهای مدیریتی، در این مرحله معرفی میشوند.
نکته بسیار مهم در این فاز، بررسی استفاده عملی از نرمافزار در سازمان است. با توجه به گزارشها و بازخوردها، تصمیمگیری درباره اجرای کامل سیستم و حذف فرآیندهای کاغذی انجام خواهد شد.
پس از پایان فاز آموزش و استقرار نرمافزار اتوماسیون اداری، نظارت بر استفاده از نرمافزار آغاز میشود. با وجود ارائه آموزشهای لازم، ممکن است در برخی موارد مشکلاتی در اجرای نرمافزار به وجود آید. این فاز با نظارت دقیق بر استفاده مشتری و رفع مشکلات احتمالی مدیریت میشود.
نکته مهم دیگر این است که نرمافزار اتوماسیون اداری کتیبه امکانات بسیاری را ارائه میدهد. بااینحال، در این مرحله ممکن است برخی از این قابلیتها به طور کامل توضیح داده نشوند. اما با دریافت بازخورد از سازمان و مشتری، این امکانات به تدریج معرفی و ارائه خواهند شد.
همچنین، راهنمای جامع ۲۵۰ صفحهای نرمافزار اتوماسیون اداری کتیبه به مشتری ارائه میشود. این راهنما بهعنوان یک مرجع کامل، تمامی ویژگیها، عملکردها و نکات ضروری را پوشش میدهد و میتواند در تمامی مراحل استفاده از نرمافزار، منبعی ارزشمند برای کاربران باشد.
با درود
دوست عزیز. راهنمای کاربری نرم افزار اتوماسیون اداری در اختیار مشتریان قرار میگیرد. اگر شما جزو مشتریهای ما باشید این راهنما در بخش راهنمای برنامه موجود است. معمولا این جزوه بدرد کسی که از نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه استفاده نمیکند نمیخورد. باز اگر نکته ای دارید با شرکت تماس بگیرید.
سلام خدا قوت ی جزوه میخام ک تمام مدیریت اتوماسیون اداری داخلش باشه،مدیریت سرور باشه نه کاربران