تولید نرم افزار تایم شیت با نرم افزار BPMS
چرا تایمشیت برای سازمانها مهم است؟
امروزه ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان، میزان مرخصی، مأموریتها و تخصیص زمان به پروژهها یکی از اصلیترین نیازهای واحد منابع انسانی و مدیریت است. حتی در شرکتهایی با تعداد پرسنل کم، استفاده از نرمافزار تایمشیت نه تنها مقرونبهصرفه است بلکه به مدیران کمک میکند:
کنترل بهتری بر عملکرد پرسنل داشته باشند.
قیمت تمامشده پروژهها و فرآیندها را محاسبه کنند.
از دوبارهکاری و خطاهای انسانی جلوگیری کنند.
چالش روشهای سنتی تایمشیت
در بسیاری از سازمانها هنوز این فرآیند دستی انجام میشود؛ چاپ لیست ورود و خروج پرسنل در پایان ماه، بررسی مغایرتها روی کاغذ و ثبت دستی در سیستم حقوق و دستمزد. این روش مشکلات زیادی دارد:
مصرف بالای کاغذ و زمان
نبود گزارشگیری تحلیلی دقیق
احتمال خطای انسانی
عدم ردیابی تغییرات و شفافیت
راهکار: تولید نرمافزار تایمشیت با BPMS کتیبه
با استفاده از نرم افزار BPMS کتیبه میتوان یک سیستم تایمشیت وببیسی طراحی کرد که هم به سیستم تردد (کارت ساعت یا اثر انگشت) متصل باشد و هم گردش کار لازم برای تأیید و ثبت مغایرتها را فراهم کند:
دریافت دادهها از سیستم تردد یا اکسل
BPMS میتواند اطلاعات ورود و خروج پرسنل را به صورت مستقیم از بانک اطلاعاتی یا فایل اکسل بخواند.
فرم ورود و خروج آنلاین
یک فرم الکترونیکی برای نمایش تردد پرسنل ایجاد میشود.
پرسنل میتوانند مغایرتها (مثل فراموشی ثبت کارت) را علامت بزنند.
گردش کار تأیید
درخواستها به مدیر مربوطه ارجاع داده میشوند.
مدیر میتواند موارد مغایرت را تأیید یا رد کند.
پس از تأیید، اطلاعات به بخش اداری یا حقوق و دستمزد ارسال میشود.
تخصیص زمان به پروژهها
زمانهای ثبتشده میتوانند به پروژهها یا مراکز هزینه متصل شوند.
این کار امکان محاسبه قیمت تمامشده پروژهها را فراهم میکند.
گزارشگیری مدیریتی
گزارشهای متنوع شامل حضور و غیاب، مرخصی، مأموریت و کارکرد پروژهای
داشبوردهای مدیریتی برای تحلیل بهرهوری پرسنل
از دیگر قابلیتهای سیستم تایم شیت که از طریق نرم افزار BPMS استخراج میشود گردش کار تایید کارها از جمله مرخصی و ماموریت است. اینکه بجای ثبت کاغذی مرخصی و ماموریت در نرم افزار اتوماسیون اداری فرمهای مرخصی و ماموریت و سایر روالهای اداری ثبت گردد و بتوان گزارش و شرط گذاشت قابلیت مناسبی است که از فواید استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و نرم افزار BPMS ناشی میشود. اگر سازمانتان هم پروژه محور است میتوانید برای کارهای محول شده برای شخص پروژه و یا مرکز هزینه تعریف کنید و بر اساس گزارشهای قابل تعریف زمان و قیمت انجام کارهای مرتبط با پروژه را رصد کنید.
یک نمونه تایم شیت استخراج شده از سیستم تردد به صورت وب بیس
گردش فیش حقوقی با BPMS
یکی از مکملهای سیستم تایمشیت، تولید و ارسال فیش حقوقی است. در نرمافزار BPMS میتوان فرآیند تولید فیش حقوقی را به شکل زیر خودکار کرد:
اتصال به نرم افزار حقوق و دستمزد یا خواندن فایل اکسل خروجی
ایجاد فرم فیش حقوقی در BPMS و پر شدن خودکار آن به صورت ماهانه
ارجاع و ارسال خودکار فیش به پرسنل
حذف کامل پرینت کاغذی و امکان ردیابی وضعیت مشاهده فیش توسط کارکنان
مزایای استفاده از BPMS برای تایمشیت و فیش حقوقی
حذف فرآیندهای دستی و زمانبر
کاهش هزینهها و افزایش دقت
دسترسی سریع و آسان پرسنل به اطلاعات
گزارشگیری تحلیلی و داشبورد مدیریتی
امکان سفارشیسازی بر اساس نیاز سازمان
با درود و احترام.
بله. تاکنون تجربه ارتباط با نرم افزارهای دنیای پردازش و علم و صنعت را داشته ایم. محدودیتی هم نخواهیم داشت. در صورت امکان دسترسی به بانک اطلاعاتی این کار میسر است.
با سپاس
با سلام و تشکر
تاکنون تجربه ارتباط با چه سیستمهای ورود و خروجی را داشته اید؟ مهم است اینکه ما از چه شرکتی نرم افزار تردد بخریم و در نرم افزار bpms شما محدودیتی روی این قضیه وجود ندارد؟