خرید نرم افزار اتوماسیون اداری : راهنمایی با ۱۰ نکته کاربردی و حرفهای که باید بدانید
امروزه شرکتهای متعددی در زمینه تولید نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت میکنند و همین تنوع باعث میشود انتخاب بهترین گزینه برای سازمانها به کاری دشوار تبدیل شود. در این مقاله، با معرفی ۱۰ نکته کلیدی و کاربردی، به شما کمک میکنیم تا فرایند انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را با دید بازتر و آگاهی بیشتر انجام دهید.
۱) تهیه RFP دقیق و قابل مقایسه
سعی کنید یک RFP فنی از قابلیتهای مورد نیاز خود تهیه کنید. با جستجو در فضای اینترنت به این RFP میرسید. برای درک بهتر لینک یک RFP مناسب خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را میفرستیم. در این RFP مشخصات محصول نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب موجود است. ببینید کدام از این ویژگیها برای سازمان شما مهم است. وزن هر کدام را پیدا کنید.
۲) جلسه دمو با حوصله : چه چیزهایی را بررسی کنیم؟
هماهنگی جهت برگزاری یک جلسه دموی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری. در این جلسه سعی کنید مواردی که در RFP تهیه کردید را مورد بحث و بررسی قرار دهید. روشهای شماره گذاری ، ارتباط با الگوها، تعیین دسترسیها و … حتما بررسی شود.
۳) اهمیت رابط کاربری و تجربه کاربری (UX)
رابط کاربری مناسب را میتوان در دو بُعد کلیدی ارزیابی کرد:
امکان سفارشیسازی رابط کاربری بر اساس نیازهای سازمان یا نقش کاربران
سادگی در استفاده، دسترسی سریع به امکانات و کاهش پیچیدگیهای غیرضروری
یک رابط کاربری خوب باید به کاربران اجازه دهد بدون نیاز به آموزشهای پیچیده، وظایف روزمره خود را با کمترین کلیک انجام دهند. بهعنوان نمونه، هنگام ثبت یا گردش یک نامه، کاربر باید بتواند بهراحتی به گزینههای پرکاربرد مانند انتخاب گیرنده، افزودن پیوست، یا تعیین سطح طبقهبندی دسترسی پیدا کند، بدون آنکه در میان منوهای متعدد سردرگم شود. رابط کاربری ضعیف یا غیربهینه میتواند موجب کاهش بهرهوری، افزایش خطا و نارضایتی کاربران شود؛ در نتیجه بررسی دقیق آن در زمان انتخاب نرمافزار از اهمیت بالایی برخوردار است.
۴) بررسی تجربه مشتریان قبلی
مشتریان قبلی فروشنده نرم افزار اتوماسیون اداری: حتما با مشتریانی که تجربه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری فروشنده را دارند تماس داشته باشید و حتی در صورت امکان مراجعه حضوری بگذارید تا از کیفیت خدمات پس از فروش و در یک جمله رفتار حرفهای فروشنده مطمئن شوید.
۵) قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری
همیشه علاوه بر هزینه خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، باید هزینههای خدمات پس از فروش، آموزش کاربران و فرآیند استقرار را نیز بهدقت بررسی کنید. همچنین حتماً درباره نرخهای افزایش قراردادهای پشتیبانی در سالهای آتی سوال کنید تا بتوانید برآورد دقیقتری از هزینههای بلندمدت نرمافزار داشته باشید و از افزایش ناگهانی هزینهها جلوگیری کنید.
۶) نحوه ذخیره شدن فایلهای پیوست و تصویر نامه
ذخیره فایلها در دیتابیس یا در فایلسیستم هر کدام مزایا و معایب خود را دارد. ذخیره در دیتابیس مدیریت بکاپ را سادهتر میکند اما ممکن است در حجمهای بالا به افت عملکرد منجر شود. در مقابل، ذخیره در فایلسیستم سرعت را افزایش میدهد اما نیازمند سیاستهای بکاپ جداگانه است. حتماً این موضوع را با DBA یا تیم فناوری اطلاعات سازمان خود هماهنگ کنید. از ۱۰ نکته خرید نرم افزار اتوماسیون اداری شاید این نکته از همه پررنگتر باشد. حجم بالای اطلاعات آیا تاثیری روی کارایی و سرعت نرم افزار دارد؟ این نکته رابطه بسیار مهمی با نحوه ذخیره شده اطلاعات دارد.
۷) قابلیت توسعه و یکپارچگی با سیستمهای آینده
اطمینان حاصل کنید که نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت توسعه در آینده را داشته باشد. ابزارهایی مانند فرمساز، گزارشساز، و بهویژه وجود یک نرم افزار BPMS، نقش مهمی در انعطافپذیری سیستم در برابر تغییرات سازمانی ایفا میکنند. بدون این ابزارها، ناچار به خرید نرمافزارهای مکمل خواهید شد که باعث از بین رفتن انسجام دادهها و افزایش هزینههای پشتیبانی خواهد شد.
۸) استقرار و آموزش اتوماسیون اداری
در مورد سناریوی استقرار و آموزش اتوماسیون اداری در سازمانتان حساسیت ویژهای داشته باشید. موفقیت یک سیستم اتوماسیون، صرفاً به انتخاب نرمافزار مناسب محدود نمیشود، بلکه نحوهی پیادهسازی و انتقال دانش به کاربران نقش تعیینکنندهای در بهرهوری نهایی دارد. قبل از راهاندازی سیستم، با توجه به ساختار، منابع انسانی و سطح بلوغ فناوری اطلاعات سازمانتان، یک سناریوی استقرار واقعبینانه تدوین کنید. مشخص کنید آیا راهاندازی باید بهصورت گامبهگام (فازبندیشده) انجام شود یا بهصورت یکپارچه و کامل. همچنین بررسی کنید که فروشنده چه رویکردی برای آموزش دارد:
- آموزش حضوری یا آنلاین؟
- آموزش مدیران سیستم یا کاربران نهایی؟
- ارائه مستندات و ویدئوهای آموزشی؟
حتماً از تجربیات مشابه فروشنده در سازمانهای مشابه استفاده کنید و بخواهید سناریوهای اجرا شده در پروژههای قبلی را با شما به اشتراک بگذارد. این اطلاعات میتواند به شما در طراحی مدل استقرار اختصاصی برای سازمان خودتان کمک زیادی کند.
۹) مدیریت نرم افزار
حتماً خودتان مهارتهای مدیریت نرمافزار را فرا بگیرید؛ زیرا این امر باعث کاهش وابستگی سازمان به فروشنده شده و در نتیجه چابکی و سرعت واکنش سازمان را افزایش میدهد. از فروشنده بخواهید راهکارهای توانمندسازی کاربران و استقلال سازمان از خدمات پشتیبانی را برایتان توضیح دهد. همچنین بررسی کنید که آیا مستندات جامع، دورههای آموزشی منظم و دسترسی به تنظیمات کلیدی در اختیار شما قرار میگیرد یا خیر؛ این موارد تضمین میکنند که در مدیریت و بهروزرسانی نرمافزار به مشکلی برخورد نکنید.
۱۰) نحوه تهیه نسخه پشتیبان
در مورد نحوه پشتیبانگیری از اطلاعات نرمافزار حساسیت ویژهای داشته باشید، زیرا از دست رفتن دادهها میتواند تبعات جبرانناپذیری داشته باشد. حتماً مکانیزمهای بکاپگیری را با همکاری فروشنده به دقت بررسی کرده و از اجرای صحیح آنها اطمینان حاصل کنید. همچنین، نحوه بازیابی اطلاعات در صورت بروز مشکل را مشخص کرده و بهصورت دورهای فرآیندهای پشتیبانگیری را آزمایش کنید. این نمات را در قالب این چک لیست حتما بپرسید:
- فایلهای پیوست کجا ذخیره میشوند؟
- مکانیزم بکاپگیری چیست؟
- آیا امکان بکاپگیری خودکار و زمانبندیشده وجود دارد؟
- در صورت از بین رفتن اطلاعات، فرایند بازیابی چگونه است و چقدر زمان میبرد؟
- آیا تست دورهای بازیابی اطلاعات انجام میشود؟
