زمان طلایی اجرای واقعی فرایند چه موقع است؟
همانطور که قبلاً اشاره شد، فرآیندها مانند موجودات زنده هستند و تکامل آنها هیچگاه متوقف نمیشود. اندازه فرآیندها نیز با توجه به نوع کاری که انجام میدهند، میتواند بزرگ یا کوچک باشد. بنابراین، اجرای واقعی فرآیندها با توجه به پیچیدگی و اندازه آنها، تفاوتهایی خواهد داشت. در مورد فرآیندهای کوچک، به دلیل سادگی و پیچیدگی کمتر، معمولاً تحلیل، طراحی و پیادهسازی آنها در یک بازه زمانی کوتاه و در یک فاز واحد (که با توجه به ساختار نرم افزار bpms بهطور معمول انجام میشود) صورت میگیرد. اما چگونه باید برنامهریزی کنیم تا این فرآیندها در زمان طلایی خود قابل بهرهبرداری باشند؟ بیایید کمی دقیقتر زمان طلایی اجرای فرآیندهای کوچک و بزرگ را بررسی کنیم.
- فرایندهای کوچک: معمولاً فرآیندهای کوچک بهصورت مستقل عمل میکنند. ورودیها و خروجیها در سطح فرآیند در دسترس و قابل اجرا هستند. فرآیندهای کوچک باید در یک بازه زمانی حداکثر یک هفتهای تحلیل، طراحی و پیادهسازی شوند. نسخهگذاری روی این فرآیندها معمولاً مناسب نیست، زیرا پیچیدگی آنها پایین است و نیاز به تغییرات مکرر ندارند. به عنوان مثال، فرآیند درخواست مساعده یک گردش کار ساده دارد که در آن درخواستکننده مبلغ مساعده را وارد کرده، مدیر آن را تأیید میکند و در نهایت واحد مالی دستور پرداخت را صادر میکند.
- فرایندهای بزرگ: در مورد فرآیندهای بزرگ و پیچیده، کار کمی متفاوت است. بهدلیل وجود زیرفرایندهای مختلف در این نوع فرآیندها، نباید صبر کرد تا کل فرآیند پیادهسازی و سپس اجرا شود. بهجای آن، زیرفرایندها باید همانند فرآیندهای کوچک در نظر گرفته شوند و بلافاصله پس از تولید، با استفاده از نرمافزار BPMS به دست مالک فرآیند سپرده شوند تا اجرای مکانیزه و نرمافزاری آنها آغاز شود. این زمان، زمان طلایی اجرای فرآیند است.مطمئن باشید که در اجرای این زیرفرایندها، ایرادات منطقی، چه در طراحی الگوریتم و فلوچارت و چه در پیادهسازی، بهوجود خواهد آمد. بنابراین، باید در همان فازهای اولیه اجرای زیرفرایندها آنها را بهینهسازی کنید. اگر صبر کنیم تا کل فرآیند تکمیل شود، تست عملیاتی شدن آن بسیار سخت و زمانبر خواهد بود و ممکن است نیاز به بازسازی فرآیندهای زیربنایی داشته باشیم. تجربه ما نشان داده که حدود ۸۰ درصد از ارزش یک فرآیند در ۲۰ درصد اجرای آن نهفته است. در برخی موارد نیز مشاهده شده که با وجود مستندات کامل، ایراداتی در آنها وجود دارد که اگر در همان فاز اول به مالک فرآیند ارائه میشد، پروسه رفع خطا کمهزینه و سریعتر میبود.
البته ارتباط فرآیندها با یکدیگر کمی این پروسه را پیچیده میکند، اما اگر زیرفرایندها بهخوبی رفع ایراد شده باشند، این پروسه سادهتر خواهد شد. بنابراین، زمان طلایی اجرای فرآیندها زمانی است که زیرفرایندها تولید میشوند، نه وقتی که کل فرآیند ساخته شده و تازه شروع به تست میکنیم که کجا کار میکند و کجا کار نمیکند. کار را بیخودی به تعویق نیندازید؛ صبر نکنید تا کل فرآیند ساخته شود. در هر مرحله، فرآیندها را اجرا کنید. این راز موفقیت در اجرای فرآیندهای بزرگ است.
فرآیندهای چابک (Agile) را سریعتر اجرا کنید. زمان طلایی اجرای فرآیند را از دست ندهید و به کلمه ‘Agile’ در اجرای فرآیندها توجه ویژه داشته باشید. اجرای فرایندها با BPMS بایستی Agile باشد.
