نقش واحد سیستم‌ها و روش‌ها در استقرار BPMS

نقش واحد سیستم‌ها و روش‌ها در استقرار نرم افزار BPMS

استقرار نرم افزار BPMS تنها یک پروژه فنی نیست؛ بلکه نیازمند هماهنگی، استانداردسازی و رهبری سازمانی است. در این مسیر، نقش واحد سیستم‌ها و روش‌ها (که در برخی سازمان‌ها به نام واحد مهندسی فرایند شناخته می‌شود) بسیار کلیدی است. این واحد نه‌تنها بر تعامل فرایندها نظارت می‌کند، بلکه فرهنگ سازمانی و اولویت‌بندی اجرای فرایندها را نیز هدایت می‌نماید.

۱. هماهنگی بین مالکین فرایندها

یکی از مزایای BPMS، حضور مالکین فرایند در چرخه توسعه و تکامل است. اما در عمل:

• هر مالک ممکن است تنها به فرایندهای خود توجه کند.

• با گسترش سیستم، فرایندهای متعلق به مالکین مختلف باید با هم تعامل داشته باشند.

• بدون وجود یک واحد هماهنگ‌کننده، سلایق شخصی وارد کار شده و به مرور قفل شدن سیستم رخ می‌دهد.

اینجاست که نقش واحد سیستم‌ها و روش‌ها پررنگ می‌شود.

۲. استانداردسازی طراحی و اجرا

حتی اگر نرم‌افزار BPMS از استانداردهای طراحی تبعیت کند، باز هم اصل عملیات و پردازش‌ها باید در قالب یک سیستم استاندارد سازمانی باشد:

• استاندارد نام‌گذاری فرایندها

• چارچوب‌های اجرایی یکپارچه

• اطمینان از هم‌راستایی فرایندها با اهداف کلان سازمان

واحد سیستم‌ها و روش‌ها تضمین می‌کند که تمام فرایندها بر اساس یک چارچوب مشترک طراحی و اجرا شوند.

۳. ارزیابی و پایش تجمیعی فرایندها

ارزیابی انفرادی هر فرایند لازم است، اما کافی نیست. در استقرار BPMS باید:

• ارزیابی‌ها در قالب دستورالعمل‌ها و رویه‌های سازمانی تعریف شوند.

• نگاه تجمیعی به عملکرد کل فرایندها وجود داشته باشد.

• نتایج در سطح کلان به مدیریت ارائه شود.

این وظیفه هم بر عهده واحد سیستم‌ها و روش‌هاست.

۴. مدیریت تغییر و فرهنگ سازمانی

یکی از موانع جدی در استقرار BPMS، مقاومت کاربران سنتی است. واحد سیستم‌ها و روش‌ها باید:

• بستر تغییر فرهنگ سازمانی از سنتی به مدرن را فراهم کند.

• با آموزش و همراهی کاربران، مقاومت را کاهش دهد.

• فرهنگ پذیرش فناوری را در سازمان تقویت نماید.

۵. اولویت‌بندی و نقشه راه اجرای فرایندها

هر مالک فرایند ممکن است تصور کند فرایند او اولویت بالاتری دارد. در این شرایط:

• واحد سیستم‌ها و روش‌ها باید اولویت‌بندی فرایندها را مشخص کند.

• لیست فرایندها و نقشه راه اجرای آن‌ها را تهیه نماید.

• مانع از پراکندگی و دوباره‌کاری شود.

جمع‌بندی

تجربه‌های موفق نشان می‌دهد که استقرار BPMS بدون نقش‌آفرینی و هدایت واحد سیستم‌ها و روش‌ها با چالش‌های زیادی همراه خواهد بود. این واحد با ایجاد هماهنگی میان مالکین فرایند، استانداردسازی طراحی و اجرا، مدیریت تغییر فرهنگی و همچنین تعیین اولویت فرایندها، عملاً رهبری واقعی پروژه را بر عهده می‌گیرد.بنابراین اگر قصد اجرای حرفه‌ای BPMS را دارید، لازم است نفر یا تیمی از واحد سیستم‌ها و روش‌ها (یا مهندسی فرایند) را به عنوان رهبر استقرار در سازمان خود داشته باشید. و اگر سازمان شما چنین واحد یا نقشی را در اختیار ندارد، همکاران ما در شرکت فراتحلیل‌گران ورجاوند آماده‌اند این مسئولیت را بر عهده گرفته و فرایند استقرار BPMS را به بهترین شکل برایتان مدیریت کنند.