دمو نرم افزار BPMS و ۱۰ نکته مهم
معمولاً فرآیند خرید نرم افزار BPMS به این صورت است که ابتدا لیستی از شرکتهای تولیدکننده این نرمافزار تهیه میکنید. پس از انجام بررسی اولیه از طریق تماس تلفنی برای آگاهی از قابلیتهای کلی، نوبت به برگزاری جلسه دمو میرسد.
پیش از جلسه دمو، باید یک چکلیست از قابلیتهای مورد نیاز نرمافزار BPMS با توجه به الزامات سازمانی خود تهیه کرده و برای فروشنده ارسال کنید. این چکلیست معمولاً در قالب RFP (درخواست برای پیشنهاد) نرمافزار BPMS ارائه میشود. اگر امتیاز قابل قبولی از این چکلیست به دست آمد و قیمت نرمافزار نیز مناسب بود، میتوانید برای برگزاری جلسه دمو اقدام کنید.
نکته مهم دیگر پیش از جلسه دمو این است که اطمینان حاصل کنید نرمافزاری که قرار است بررسی شود، ایرانی است یا خارجی. اگر نرمافزار خارجی است، باید بررسی کنید که آیا دارای لایسنس قانونی است یا از نسخه قفلشکسته استفاده میشود. همچنین در جلسه دمو، حتماً افرادی که بهعنوان مالکان فرآیند قرار است از نرمافزار BPMS استفاده کنند، حضور داشته باشند تا بتوانند نظرات و نیازهای خود را بیان کنند.
و در ادامه، ۱۰ توصیه مهم برای بررسی و دمو نرمافزار مدیریت فرآیند (BPMS):
- حتماً یک سناریوی آماده را پیش از جلسه دمو به فروشنده اعلام کنید و از او بخواهید که این سناریو را از ابتدا تا انتها در نرمافزار پیادهسازی کند. این کار کمک میکند تا بتوانید توانمندی واقعی نرمافزار را ارزیابی کنید.
- در جلسه دمو نرم افزار BPMS عجله نکنید. با دقت تمام جزئیات مربوط به پیادهسازی فرآیند را بررسی کنید. همچنین، به سادگی و کاربرپسند بودن نرمافزار توجه ویژهای داشته باشید، چرا که این عامل تأثیر مستقیمی بر پذیرش و استفاده از نرمافزار در سازمان خواهد داشت.
- حتماً از فروشنده بخواهید مشخص کند که در چه بخشهایی از نرمافزار نیاز به کدنویسی وجود دارد و این کدنویسی تا چه اندازه پیچیدگی دارد. با این کار میتوانید ارزیابی کنید که آیا نرمافزار واقعاً یک BPMS کم کد (LowCode) است یا خیر.
- از شرکت فروشنده بخواهید فردی را برای دمو نرم افزار BPMS معرفی کند که توانایی کافی برای طراحی فرآیندهای شما را داشته باشد. اینکه فروشنده در پاسخ به سوالات شما بگوید ‘نمیدانم این قابلیت وجود دارد یا خیر’، پاسخ قابل قبولی نیست. فروشنده باید بهخوبی از وضعیت جاری نرمافزار خود آگاه باشد. همچنین توجه داشته باشید که معیار انتخاب نرم افزار BPMS مناسب، وضعیت فعلی و قابلیتهای موجود آن است، نه ویژگیهایی که ممکن است در آینده توسعه داده شوند
- توصیه میشود سناریو را از قبل به فروشنده اعلام نکنید تا مطمئن شوید توانایی پیادهسازی فرآیند به صورت واقعی در جلسه دمو ارزیابی میشود. اگر هم سناریو را پیش از جلسه به فروشنده دادهاید، در طول جلسه دمو آن را تغییر دهید تا از آمادگی نرمافزار برای پاسخگویی به نیازهای غیرمنتظره اطمینان حاصل کنید.
- اگر در سازمان خود افراد متخصص مانند مهندسان نرمافزار یا طراحان بانک اطلاعاتی دارید، از فروشنده بخواهید توضیح دهد که فرآیندهای طراحی چگونه انجام میشود و آیا بانک اطلاعاتی بهصورت شفاف در اختیار شما قرار میگیرد یا خیر. همچنین بررسی کنید که فرمها چگونه در بانک اطلاعاتی ایجاد میشوند. البته این به معنای درخواست سورسکد نرمافزار نیست، بلکه هدف این است که از روند ساخت جداول در بانک اطلاعاتی و طراحی آنها بر اساس اصول مهندسی نرمافزار اطمینان حاصل کنید.
- نحوه ذخیرهسازی فایلها در نرمافزار BPMS را از فروشنده بپرسید. آیا این فایلها در بانک اطلاعاتی ذخیره میشوند یا در فضای دیگری؟ اگر فایلها در بانک اطلاعاتی ذخیره شوند و حجم و تعداد آنها زیاد باشد، ممکن است با مشکلات عملکردی مواجه شوید. یکی از سادهترین راهکارهای مطرح شده در خصوص بهینهسازی عملکرد SQL این است که فایلها (بهویژه فایلهای بزرگ) را در داخل بانک اطلاعاتی ذخیره نکنید. از این طریق، حافظه SQL Server را بیدلیل درگیر خواندن فایلها نخواهید کرد.
- نحوه تخصیص دسترسیها در سطح فیلد و فرم را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که اگر فیلدی در آینده به فرمها اضافه یا از آنها کم شود، سیستم دچار اختلال یا مشکلات عملکردی نخواهد شد. این موضوع میتواند تأثیر زیادی بر پایداری و مقیاسپذیری نرمافزار داشته باشد.
- اگر قابلیتی مورد نیاز شما در نرمافزار BPMS فروشنده وجود ندارد، از او بپرسید که آیا این قابلیت را بهعنوان یک نسخه جدید برای شما ارائه خواهد داد یا خیر. همچنین اگر قابلیت مهمی که فروشنده ادعا میکند در نرمافزار وجود دارد، در سناریوی شما جایی نداشت، حتماً درخواست کنید که این قابلیت را در جلسه دمو به شما نمایش دهد تا از کارکرد صحیح آن اطمینان حاصل کنید.
- برای زمان جلسه دمو محدودیتی نگذارید. شما در حال خرید نرمافزاری هستید که قرار است هسته نرمافزارهای سازمانیتان باشد، بنابراین باید زمان کافی برای بررسی و ارزیابی کامل نرمافزار BPMS اختصاص دهید. این تصمیم میتواند تأثیر زیادی بر کارایی و موفقیت فرآیندهای سازمان شما داشته باشد.
امیدواریم با رعایت این ۱۰ توصیه برای بررسی نرمافزار BPMS در جلسه دمو، بتوانید ارزیابی دقیقتری از نرمافزار داشته باشید و با اطمینان بیشتری انتخاب مناسبی انجام دهید. با دقت در جزئیات و توجه به نکات مطرحشده، شما قادر خواهید بود عملکرد بهتری در جلسه دمو نرم افزار BPMS داشته باشید و تصمیمگیری آگاهانهتری برای انتخاب نرمافزار مدیریت فرآیند سازمانیتان انجام دهید
بسیار نکات مهمی را برای دمو نرم افزار Bpms بیان کردید. بسیار ممنون.