نرم افزار اتوماسیون اداری خوب : فقط حذف کاغذ منظور نیست

نرم افزار اتوماسیون اداری صرفاً ابزاری برای حذف کاغذ و تبدیل سازمان به یک محیط بی‌کاغذ (Paperless) نیست؛ بلکه یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید فراتر از این عمل کند. این نوع نرم‌افزار باید نیازهای ارتباطی بین واحدهای مختلف سازمان را پوشش دهد، امکان مدیریت مؤثر زمان و کار را فراهم کند، استانداردسازی مکاتبات اداری را انجام دهد و دسترسی سریع و دقیق به نامه‌ها و اسناد را ممکن سازد.

در بازار ایران، شرکت‌های متعددی در زمینه تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری فعالیت دارند که این موضوع، گزینه‌های متنوعی را پیش روی سازمان‌ها قرار می‌دهد. اما این تنوع، در صورتی که با شاخص‌های انتخاب صحیح نرم‌افزار اتوماسیون اداری آشنا نباشید، ممکن است باعث سردرگمی شود. در انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری، تنها به تعداد مشتریان یک شرکت بسنده نکنید. عوامل مهم‌تری مانند قابلیت‌های فنی، پشتیبانی، امنیت اطلاعات و انعطاف‌پذیری نرم‌افزار را نیز باید بررسی کنید. اگر نیاز به تهیه RFP برای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری خوب دارید، می‌توانید از نمونه RFP نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنید تا روند ارزیابی دقیق‌تری داشته باشید.

در ادامه، مهم‌ترین نکاتی که هنگام خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید بدانید را مرور خواهیم کرد…

۱) رابط کاربری ساده و کاربرپسند برای تمام سطوح سازمان

یکی از ویژگی‌های حیاتی در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، کاربرپسند بودن آن است. از آنجا که این نرم‌افزار در تمام لایه‌های سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد، باید به‌گونه‌ای طراحی شود که حتی کاربرانی با دانش فنی پایین نیز بتوانند بدون نیاز به آموزش‌های پیچیده با آن کار کنند. در بسیاری از سازمان‌ها، بخشی از کاربران ممکن است تجربه‌ای در کار با سیستم‌های دیجیتال نداشته باشند. اگر رابط کاربری نرم‌افزار پیچیده یا نامفهوم باشد، احتمال مقاومت در استفاده از آن افزایش می‌یابد. بنابراین، طراحی ساده، روان و در عین حال کاربردی نرم‌افزار اتوماسیون اداری نقش مهمی در موفقیت پروژه ایفا می‌کند.

رابط کاربری باید به گونه‌ای باشد که کاربر هنگام استفاده از آن، حس راحتی بیشتری نسبت به روش‌های سنتی (کاغذی) داشته باشد. سادگی در طراحی، دسترسی سریع به امکانات، و وضوح فرم‌ها و فرآیندها، از شاخص‌های مهم در انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری هستند.

۲) توانایی مدیریت اطلاعات حجیم و حفظ سرعت عملکرد

یکی دیگر از معیارهای مهم در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب و قدرتمند، توانایی آن در پوشش حجم بالای اطلاعات و حفظ سرعت پاسخ‌دهی مناسب در بلندمدت است. در بسیاری از سازمان‌ها، حجم فایل‌های اسکن‌شده، پیوست‌های نامه‌ها و تعداد رکوردهای اطلاعاتی، به مرور به چند صد گیگابایت می‌رسد. اگر طراحی بانک اطلاعاتی نرم‌افزار بهینه نباشد، یا استفاده از منابع سرور به درستی انجام نشود، عملکرد سیستم به‌تدریج دچار افت محسوسی خواهد شد. در تجربه‌های میدانی، بارها مشاهده شده که برخی سازمان‌ها به دلیل کندی سیستم، به راه‌حل‌های غیرکارشناسی مانند آرشیو کردن اطلاعات قدیمی خارج از بانک اطلاعاتی روی می‌آورند. این روش اگرچه موقتی به نظر می‌رسد، اما موجب محروم شدن کاربران از دسترسی به اطلاعات گذشته می‌شود.

برای مثال، شرکتهای پیمانکاری و مهندسی یا مشاور، به اطلاعات پروژه‌های گذشته برای مدیریت ادعا (Claim Management) و مستندسازی دانش سازمانی نیاز مبرم دارند. در این موارد، یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مقیاس‌پذیر و پرسرعت، باید بدون افت عملکرد بتواند از پس افزایش داده‌ها برآید.

۳) آینده‌نگری برای رشد سازمان و نیاز به مدیریت فرایندها

در بسیاری از سازمان‌ها، هدف اولیه از خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری، تنها مکانیزه کردن مکاتبات و حذف کاغذ است. اما در عمل، این نگرش ساده‌انگارانه می‌تواند مانعی برای رشد دیجیتال سازمان در آینده باشد.

هر سازمان دارای فرآیندهای خاص و بومی خود است که نمی‌توان آن‌ها را صرفاً با گردش نامه و پیوست فایل اجرا کرد. به عنوان مثال، در فرآیند مرخصی اگر صرفاً یک فایل Word ایجاد و ارجاع داده شود، شاید کاغذ حذف شود، اما امکان گزارش‌گیری دقیق، محاسبه ساعات مرخصی، و مدیریت منابع انسانی فراهم نخواهد شد.

برای جلوگیری از چنین محدودیت‌هایی، ضروری است که نرم‌افزار اتوماسیون اداری انتخاب‌شده دارای فرم‌ساز، گزارش‌ساز و ابزار مدیریت فرایندها (BPMS) باشد. این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که فرآیندهایی مانند مرخصی، درخواست کالا، ارزیابی عملکرد و… را با ساختاری دقیق، قابل اندازه‌گیری و قابل گزارش‌گیری پیاده‌سازی کنید. به بیان دیگر، یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب و آینده‌نگر باید ماژول‌های پیشرفته‌ای برای طراحی فرم‌های الکترونیکی، ساخت گردش‌کار، و تهیه گزارش‌های مدیریتی ارائه دهد. تنها در این صورت است که سازمان می‌تواند به سمت تحول دیجیتال واقعی حرکت کند.

۴) آموزش و استقرار مناسب

با توجه به اینكه قرار است این سیستم در سطح كل سازمان نفوذ پیدا كرده و همه لایه‌های سازمانی از آن استفاده نمایند، بایستی سناریوی كاملا رویداد گرا برای آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری و البته استقرار آن در نظر گرفت. معمولا شركت فروشنده، یك برنامه كلاسیك آموزش و استقرار را تدوین كرده و طی آن مرحله به مرحله پیشرفت برنامه حصول پیدا خواهد كرد. ایرادی كه در این روش‌ها وجود دارد این است كه ممكن است به هر دلیلی شركت خریدار و یا كاربران، تجربه ناموفق روی سیستم‌های اتوماسیون اداری داشته باشند. همچنین ممكن است برخی از فرایندها نفوذ بیشتری نسبت به سایر فرایندها داشته باشند كه بهتر این موارد در ابتدا كار پیاده‌سازی شوند. مثل فرایندهای مرخصی، ماموریت، درخواست خرید و … كه علاوه بر نفوذ و استفاده روزمره در سازمان بدلیل سادگی راحتتر قابل اجرا است. بنابراین در آموزش و استقرار بایستی شناخت لازم از مشتری و كاربران استفاده كننده، تجربه موفق یا ناموفق روی اتوماسیون اداری، شناسایی فرایندهای با نفوذ ساده و به طور كلی یك فرایند آموزش و استقرار رویداد گرا در نظر گرفته شود. یک نرم افزار اتوماسیون خوب دارای فرایند آموزش و استقرار رویدادگراست.

۵) راهبری ساده و مدیریت آسان کاربران در نرم‌افزار اتوماسیون اداری

یکی از تفاوت‌های مهم نرم‌افزار اتوماسیون اداری با سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند سیستم‌های مالی و حسابداری، تعداد بالای کاربران آن در سطح کل سازمان است. در حالی‌که نرم‌افزار مالی معمولاً فقط توسط واحد حسابداری استفاده می‌شود، اتوماسیون اداری باید در اختیار همه واحدها و سطوح سازمانی قرار گیرد؛ از مدیران ارشد گرفته تا کارمندان بخش‌های عملیاتی. با افزایش تعداد کاربران، مدیریت و راهبری سیستم اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. اگر ابزارها و امکانات لازم برای مدیریت کاربران، نقش‌ها، سطوح دسترسی و تغییرات ساختاری در نرم‌افزار پیش‌بینی نشده باشد، راهبر سیستم با چالش‌های متعددی مواجه خواهد شد.

برای مثال، تغییر سمت یک کاربر، جابه‌جایی در چارت سازمانی، یا اضافه شدن فرد جدید، نباید نیازمند فرآیندهای دستی و زمان‌بر باشد. در غیر این صورت، احتمال بروز خطا بالا می‌رود و پایداری و امنیت سیستم نیز به خطر می‌افتد. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید امکانات پیشرفته‌ای برای مدیریت سلسله‌مراتب سازمانی، اعمال گروهی دسترسی‌ها، و بروزرسانی خودکار مسیرهای گردش کار داشته باشد. تنها در این صورت است که می‌توان از مقیاس‌پذیری واقعی سیستم در سطح کل سازمان بهره‌مند شد.

 ۶) هزينه خرید و خدمات پشتیبانی

خوشبختانه شرکت‌های نرم‌افزاری زیادی در زمینه تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری فعالیت می‌کنند، که به مشتری این امکان را می‌دهد تا طی فرایند مناقصه، شرکت‌های مناسب را دعوت کرده و فرآیند خرید را انجام دهد. نکته مهم در این خصوص، بررسی قیمت و خدمات پشتیبانی است که باید به دقت مد نظر قرار گیرد. در برخی موارد، علی‌رغم قیمت مناسب نرم‌افزار، هزینه خدمات پشتیبانی می‌تواند بسیار بالا باشد. این موضوع ممکن است مشتری را به دلیل وابستگی به نرم‌افزار و برخی سیاست‌های غیرحرفه‌ای شرکت تولیدکننده، ملزم به انعقاد قرارداد پشتیبانی کند. پیشنهاد می‌شود که در قرارداد فروش، نرخ خدمات پشتیبانی، میزان افزایش سالانه آن، ضمانت برای رفع ایرادات نرم‌افزار بدون نیاز به قرارداد پشتیبانی و سایر تمهیدات لازم پیش‌بینی شود. به‌طور قطع، هزینه و خدمات پشتیبانی از پارامترهای مهم در ارزیابی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب هستند. برای جلوگیری از چنین مشکلاتی، پیشنهاد می‌شود در قرارداد خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری، موارد زیر به‌وضوح ذکر شود:

• نرخ سالانه خدمات پشتیبانی
• سقف افزایش قیمت سالانه
• تعهد رفع ایرادات حیاتی بدون نیاز به قرارداد جداگانه
• شرایط فسخ و تمدید قرارداد

بدون شک، شفافیت در هزینه‌ها و پشتیبانی فنی مؤثر از عوامل کلیدی در ارزیابی و انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری هستند.

برای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب با هزینه و پشتیبانی مناسب، همین امروز با کارشناسان ما تماس بگیرید و مشاوره رایگان دریافت کنید یا فرم درخواست دمو را پر کنید.