عوامل کلیدی مؤثر در کاهش ریسکهای پیادهسازی BPMS کدامند؟
پیادهسازی سیستمهای مدیریت فرآیند کسبوکار (BPMS) میتواند چالشهای متعددی به همراه داشته باشد که مهمترین آنها ریسکهای مرتبط با طراحی، اجرا و پذیرش این سیستمها در سازمان است. کاهش این ریسکها نیازمند توجه به مجموعهای از عوامل کلیدی است که میتوانند در موفقیت پیادهسازی BPMS تأثیرگذار باشند. از جمله این عوامل میتوان به حمایت مدیریت ارشد، انتخاب فرآیندهای مناسب برای شروع، آموزش کاربران، یکپارچگی با سیستمهای موجود، و مدیریت تغییرات اشاره کرد. در این مقاله به بررسی این عوامل و روشهای کاهش ریسک های BPMS پرداخته میشود تا سازمانها بتوانند با حداقل ریسک، از مزایای BPMS بهرهبرداری کنند. یادتان باشد که شما در حال پیاده سازی سیستمی هستید که قرار است سازمان را متحول کند.
۱- عدم اعتقاد مدیران به استفاده از نرم افزار BPMS
اگر مدیریت شرکت اعتقادی به استفاده از نرم افزار BPMS در این حوزهها نداشته باشد، بهتر است به سراغ این نرمافزارها نروید؛ چراکه این بزرگترین ریسک در اجرای BPMS است. عدم باور مدیریت ارشد به استفاده از این سیستمها به لایههای پایینتر سازمان منتقل شده و باعث توقف عملیاتی آن خواهد شد. به بیان دیگر، همراستایی مدیریت فرآیند کسبوکار با مدیریت و استراتژی کلی سازمان الزامی است. اگر سازمان شما مدیرانی دارد که بهدنبال راه صدساله یکشبه هستند و تصور میکنند تولید نرمافزار صرفاً نوشتن چند خط کد است، اجرای BPMS را کنار بگذارید، زیرا شکست پروژه حتمی خواهد بود.
۲- عدم وجود زیرساخت سخت افزاری و شبکه
زیرساختهای فناوری اطلاعات، از جمله فضای سختافزاری و شبکه، باید متناسب با تعداد کاربران نرمافزار باشند. در صورتی که سرعت رشد دادهها و اطلاعات نرمافزار افزایش یابد، باید سختافزار و شبکه بهطور همزمان با این رشد هماهنگ شوند تا عملکرد سیستم حفظ شود.
۳- عدم مشارکت مالکان فرایندها
درگیر نکردن مالکان اصلی فرآیندها در توسعه سیستم، یکی از مشکلات رایج در پیادهسازی BPMS است. لازم به ذکر است که اگر مالکان اصلی فرآیندها با نرمافزار درگیر نشوند، کارایی سیستم مورد نظرشان بهبود نخواهد یافت. سناریوی رویدادگرای استقرار BPMS که از برنامهریزی و مشارکت فعال مالکین فرآیندها ناشی میشود، بسیار مهم و تاثیرگذار است. از آنجا که BPMS یک نرمافزار با رویکرد Agile است، نقش مالکان فرآیند در توسعه آن حیاتی است. مالکان باید این نگرش که “شما پیمانکار هستید و کار را خودتان انجام دهید” را کنار بگذارند. در BPMS، آنها نه تنها مدیر بلکه پیمانکار خودشان هستند.
۴- ضعف نرم افزار BPMS انتخاب شده
یکی از مشکلات رایج در پیادهسازی BPMS، ضعفهای موجود در خود نرمافزار است. برای انتخاب نرمافزار مناسب، حتماً مقالهای که به ارزیابی اتوماسیون اداری خوب و BPMS مناسب پرداخته، مطالعه کنید. نکته مهم دیگر این است که برای خرید نرمافزار، باید به دنبال شرکتی باشید که خود تولیدکننده این سیستمها باشد و وابستگی به شرکتهای خارجی یا خرید سورس کد نداشته باشد. یک BPMS ایرانی با خدمات پشتیبانی مناسب، به مراتب بهتر از نمونههای خارجی آن است. با توجه به نفوذ نرمافزار BPMS در کل سازمان و وابستگی آن به فرآیندهای مختلف، باید از بابت نحوه ذخیرهسازی و پشتیبانی، خیال مشتری راحت باشد. همچنین برای آشنایی بیشتر با قابلیتهای نرمافزار BPMS، مطالعه نمونه پروپوزال میتواند مفید باشد. برخی از سیستمهای BPMS ممکن است انعطافپذیری کافی برای پاسخ به نیازهای متغیر سازمان را نداشته باشند، بنابراین انتخاب سیستمهای انعطافپذیر بسیار حائز اهمیت است.
۵- عدم وجود زیرساختهای اطلاعاتی مناسب
در صورتی که زیرساختهای اطلاعاتی مناسب وجود نداشته باشد، پیادهسازی نرم افزار BPMS با چالشهای زیادی روبهرو خواهد شد. متاسفانه برخی از مدیران تصور میکنند که میتوانند فرآیندها را از صفر با BPMS ایجاد کنند، در حالی که باید فرایندها پیش از آن موجود باشند و نرمافزار BPMS تنها برای مدیریت و بهینهسازی آنها استفاده شود. ممکن است فرآیندها نیاز به مهندسی مجدد یا بهینهسازی داشته باشند، اما خلق فرآیند باید ابتدا به صورت دستی و روی کاغذ انجام شود و سپس با نرم افزار BPMS پیادهسازی گردد. به عبارت دیگر، حداقل مدل رفتاری فرآیند باید آماده باشد تا بتوان از BPMS استفاده کرد. معمولاً شرکتهایی که واحد سیستمها و روشها یا تضمین کیفیت دارند و گواهینامههای ایزو (ایزوی معتبر نه ایزوی پولی) کسب کردهاند، این زیرساختهای اطلاعاتی را دارا هستند. به طور کلی، استانداردسازی مناسب فرآیندها باید پیش از این در سازمان انجام شده باشد. البته چالش مستندسازی کامل فرآیندها نیز مطرح است. ما معتقدیم که نیازی به مستند کردن تمام جزئیات فرآیندها در فاز اول نیست و بهتر است این کار گام به گام صورت گیرد.
۶- انتخاب نامناسب فرایند اولیه
انتخاب پروژه اولیه برای اجرای نرمافزار BPMS بسیار حیاتی است. به عبارت دیگر، فرآیندی که به عنوان نامزد برای اجرا انتخاب میشود باید همزمان با سادگی و وضوح، نفوذ مناسبی در سازمان داشته باشد و میزان مشارکت مالکان آن در حد مطلوبی باشد. برای انتخاب فرایند اولیه، حتماً باید مطالعه دقیق انجام دهید تا از ریسکهای BPMS جلوگیری کنید. ممکن است در ابتدا درک کاملی از BPMS نداشته باشید، بنابراین بهتر است با انتخاب یک فرآیند ساده که طراحی آن نیز به سادگی قابل انجام است، ریسک پروژه را کاهش دهید. تحولات بزرگ را با تغییرات کوچک شروع کنید.
۷- طولانی شدن چرخه اجرای کار
با توجه به اینکه BPMS رویکرد چابک دارد، انتظار میرود که کار به سرعت در اختیار مالک فرآیند قرار گیرد. به محض آماده شدن بخشی از کار، آن را بلافاصله به مالک فرآیند ارائه دهید تا در صورت وجود هرگونه ایراد، فوراً رفع شود. نباید اجازه دهید که تمام سیستم ساخته شود و سپس استفاده گردد؛ این روش باعث میشود که مشکلات دیرتر شناسایی و اصلاح شوند. با ارائه تدریجی و دریافت بازخورد مستمر، میتوان فرآیند بهتری را ایجاد کرد و ریسکها را کاهش داد.
۸- شناسایی مدیران پای کار
در هر سازمانی همیشه مدیرانی وجود دارند که به مکانیزه کردن فرآیندها علاقهمند هستند، همانطور که برخی دیگر به دلایل مختلف (آگاهانه یا ناآگاهانه) مخالف مکانیزاسیون هستند. بنابراین، شناسایی افرادی که به این موضوع علاقهمند هستند و استفاده از آنها به عنوان یار کمکی در اجرای BPMS بسیار مهم است. فرآیندهای این افراد را الکترونیکی کنید و از حمایت آنها بهرهمند شوید. با این کار، به مرور زمان اتمسفری مثبت و مفید برای اجرای BPMS در سازمان ایجاد میشود و حمایت دیگران را نیز جلب خواهید کرد. ذکر این نکته لازم است که قرار نیست یک نفره سازمان را متحول کنید. افراد مشتاق، هم فکر و حامی تاثیر زیادی رو پیشرفت پروژه خواهند داشت. با مدیران پای کار شبکهسازی کنید.
۹- ترس از جایگزینی شغل با تکنولوژی
ترس از جایگزینی شغل با تکنولوژی یک نگرانی رایج در سازمانهاست که با پیادهسازی سیستمهای خودکار و هوشمند افزایش مییابد. کارکنان ممکن است احساس کنند نقشهای آنها بیاهمیت شده یا توسط فناوری حذف میشود، که منجر به کاهش انگیزه و مقاومت در برابر تغییر میگردد. این نگرانی را میتوان با آموزش کارکنان و ایجاد فرصتهای جدید در کنار تکنولوژی کاهش داد.
۱۰- یکپارچگی با سیستمهای موجود
یکپارچگی BPMS با سیستمهای موجود سازمان، مانند ERP، CRM یا سیستمهای مالی، برای بهینهسازی فرآیندها و ارتقاء کارایی حیاتی است. این یکپارچگی به کاهش تکرار دادهها و مشکلات ناشی از ورود دستی اطلاعات کمک میکند و باعث میشود اطلاعات در تمامی سیستمها بهصورت همزمان و دقیق بهروزرسانی شوند. برای دستیابی به این هدف، میتوان از تکنولوژیهای رابطهای کاربردی (API) و وبسرویسها استفاده کرد که امکان تبادل اطلاعات بین سیستمها را فراهم میکنند. همچنین، در هنگام انتخاب BPMS، باید اطمینان حاصل شود که سیستم از قابلیتهای یکپارچگی پیشرفته و انعطافپذیر برخوردار است تا در آینده بتوان آن را به راحتی با دیگر سیستمهای سازمانی هماهنگ کرد. این فرآیند کمک میکند تا سازمان به یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه و کارآمد دست یابد.
