هر کلیک یک گرم CO₂؟ بازنگری در طراحی فرآیندها با رویکرد BPM سبز
در دنیای امروز، بسیاری از سازمانها بهطور فزایندهای به سمت دیجیتالسازی فرآیندها حرکت کردهاند. وقتی صحبت از BPM سبز (Business Process Management) میشود، معمولاً این تصور وجود دارد که «دیجیتال بودن» خودش به معنای سبز بودن است. اما آیا این درست است؟ آیا انتقال فرآیندهای سنتی به محیط دیجیتال، بهطور خودکار به معنای کاهش مصرف منابع و آلایندهها است؟ یا شاید واقعیت پیچیدهتر از اینها باشد؟
در این مقاله قصد داریم بررسی کنیم که هر کلیک، هر بار درخواست از سرور، هر تعامل دیجیتال، چه تأثیری بر روی محیط زیست دارد و چگونه میتوانیم این تعاملات را به حداقل برسانیم تا به هدف واقعی BPM سبز برسیم.
آیا دیجیتالسازی همیشه سبزه؟
دیجیتالسازی فرآیندها و انتقال آنها به بسترهای آنلاین بهطور کلی میتواند گامی مهم در راستای صرفهجویی در منابع و کاهش آلودگی بهنظر برسد. اما در واقع، هر تعامل دیجیتال هزینههایی در پشت پرده خود دارد که بهسادگی قابل مشاهده نیستند. مثلا:
- دیتاسنترها که میلیونها داده را ذخیره میکنند، به میزان زیادی برق مصرف میکنند. بیشتر این برق از منابع غیرقابل تجدید مانند زغالسنگ تأمین میشود.
- تراکنشهای آنلاین که نیاز به ارسال دادهها از طریق اینترنت دارند، خود باعث افزایش مصرف انرژی میشوند.
- موبایلها و دستگاهها که برای استفاده از خدمات آنلاین نیازمند شارژ و مصرف برق هستند، در نهایت باعث افزایش میزان انتشار CO₂ در سراسر چرخه عمر خود میشوند.
در نتیجه، گرچه دیجیتالسازی بهنظر میآید گامی در راستای کاهش مصرف کاغذ و صرفهجویی منابع فیزیکی باشد، اما با افزایش تعاملات دیجیتال، کربن تولید میشود و محیط زیست آسیب میبیند.
چرا هر کلیک مهم است؟
هر بار که فردی در سامانهای وارد میشود، فرم دیجیتال پر میکند یا گزارشی را دانلود میکند، در واقع در حال مصرف انرژی است. اما این مصرف انرژی بهطور مستقیم از طریق دستگاه او قابل مشاهده نیست. ردپای این تعاملات بیشتر در زیرساختهای سرور، دیتاسنترها و تجهیزات شبکه نهفته است. در واقع، هزینه پنهان هر کلیک یا درخواست، ممکن است چیزی معادل یک گرم CO₂ باشد.
طراحی فرایندهای سبز: کمتر تعامل دیجیتال، بیشتر کارایی
BPM سبز در دو حوزه سختافزار و طراحی فرآیند مطرح است. از یکسو، استفاده از سختافزارهایی که انرژی خود را از منابع تجدیدپذیر تأمین میکنند، مانند دیتاسنترهای سبز و سرورهای مبتنی بر انرژی خورشیدی یا بادی، میتواند به کاهش تأثیرات منفی محیطی کمک کند. از سوی دیگر، در طراحی فرآیندها، تغییر نگرش به سمت سادهسازی و خودکارسازی فرآیندها، میتواند نیاز به تعاملات پیچیده و بارگذاریهای مکرر را کاهش دهد و به این ترتیب مصرف انرژی و زمان را به حداقل برساند..
۱٫ استفاده از سختافزارهای تجدیدپذیر
یکی از راههای مؤثر در بهینهسازی BPM سبز، بهرهگیری از زیرساختهای سبز است که از انرژیهای تجدیدپذیر نظیر خورشیدی، بادی یا ژئوترمال برای تأمین برق استفاده میکنند. استفاده از دیتاسنترهای سبز و سرورهایی که انرژی مورد نیاز خود را از منابع پاک تأمین میکنند، میتواند تأثیرات محیطی را کاهش دهد و به هدف کربن صفر در فرآیندهای دیجیتال نزدیکتر کند.
۲٫ تغییر نگرش در طراحی فرآیندها
تغییر نگرش در طراحی فرآیندهای دیجیتال نیز به بهینهسازی BPM سبز کمک میکند. با سادهسازی طراحی و کاهش نیاز به تعاملات پیچیده و مکرر، میتوان مصرف انرژی را به حداقل رساند. استفاده از خودکارسازی، بارگذاری تدریجی و کاهش درخواستهای اضافی از سرور در زمان پیاده سازی فرایند، باعث میشود که هر فرآیند دیجیتال کارآمدتر و با تأثیرات محیطی کمتر انجام شود.
مثال ۱ : ثبت امضاءهای دیجیتال
در فرآیندهای سنتی، هر فرم نیاز به امضای فیزیکی از افراد مختلف دارد. در سیستمهای الکترونیکی هم کاربران معمولاً هر بار که فرم را امضا میکنند، امضای خود را بر روی فرم قرار میدهند. این باعث میشود که در نهایت وقتی فرم را باز میکنیم، چندین امضا روی آن مشاهده کنیم. در حالی که بهراحتی میتوان از اطلاعات ثبت شده در مراحل مختلف فرآیند بهره برد و مشاهده کرد که چه کسانی تاییدات لازم را انجام دادهاند. این فرآیند که در آن امضاها به طور مکرر ذخیره و نمایش داده میشود، موجب لود شدن فایلهای اضافی میشود. بهطور مثال، اگر هر امضا ۲۵ کیلوبایت باشد، چهار امضا به ۱۰۰ کیلوبایت میرسد که باعث میشود فایلهای مربوطه سنگین شوند، سرورها تحت فشار قرار گیرند و در نهایت مصرف انرژی افزایش یابد. به جای این کار، میتوان از روشهای بهینه برای ثبت و نمایش تاییدها استفاده کرد (مثل نمایش اسم طرف و یا نمایش درختواره تایید کار) که نیازی به ذخیرهسازی چندباره امضاها نباشد و در نتیجه منابع کمتری مصرف شود.
مثال ۲: درخواست خرید
در فرآیندهای سنتی، برای بررسی موجودی کالا، مدیر تولید باید گزارشهایی را بررسی کند که شامل پروسسهای مختلف و مصرف انرژی زیادی هستند. این گزارشها باید به صورت دستی رصد شوند تا نیاز به خرید کالا شناسایی شود، که این فرآیند نه تنها زمانبر است بلکه مصرف منابع سرور را هم افزایش میدهد. در یک BPM سبز، میتوان این فرآیند را بهگونهای طراحی کرد که بر اساس دستورالعملهای از پیش تعیینشده، هر بار که یک تراکنش ورود یا خروج کالا انجام میشود، سیستم به صورت خودکار درخواست خرید کالا را تولید کند. به این ترتیب، نیازی به بررسی دستی گزارشها و مصرف زیاد منابع نیست، زیرا سیستم به طور هوشمند و خودکار نیاز به تأمین موجودی را شناسایی کرده و درخواست خرید را ارسال میکند. این روش باعث کاهش مصرف انرژی، زمان و منابع سیستم میشود و فرآیند را سریعتر و کارآمدتر میکند.
مثال ۳: ثبت ماموریت
در فرآیند درخواست ماموریت، به جای استفاده از فرمهای کاغذی که باید چاپ شده و به صورت فیزیکی به مراجع مختلف برده شوند، میتوانیم از یک تصویر دیجیتال یا بارکد QR برای ثبت اطلاعات استفاده کنیم. کارمند برای درخواست ماموریت فقط یک تصویر دیجیتال از مدارک خود (مانند بلیت، برنامه سفر یا فاکتور) را از طریق سیستم بارگذاری میکند. سپس برای راستیآزمایی و تأیید، مسئولین مربوطه میتوانند QR Code موجود روی تصویر را اسکن کنند تا اطلاعات مرتبط با درخواست ماموریت را به سرعت بررسی و تأیید کنند. این روش علاوه بر اینکه مصرف کاغذ را کاهش میدهد، فرآیند را سریعتر و کارآمدتر میکند و از بارگذاری دادههای غیرضروری جلوگیری میکند.
مثال ۴: تأمین منابع انسانی
در فرآیندهای سنتی، برای بررسی نیاز به نیروی انسانی و تعیین میزان کارکنان مورد نیاز، معمولاً مدیر منابع انسانی باید گزارشات مختلفی را از بخشهای مختلف جمعآوری کرده، تجزیه و تحلیل کند و سپس تصمیمگیری کند. این فرآیند نیازمند ورود و خروج دادههای زیاد است و مصرف انرژی زیادی به همراه دارد. در یک BPM سبز، میتوان این فرآیند را به گونهای طراحی کرد که سیستم بهطور خودکار میزان نیاز به نیروی انسانی را بر اساس دادههای قبلی و نیازهای پروژهها محاسبه کند و تصمیمات مربوطه را به صورت خودکار بگیرد. این روش باعث کاهش تعداد گزارشات، تحلیلها و فرآیندهای غیرضروری میشود و در نتیجه منابع کمتری مصرف میکند.
نتیجهگیری:
در عصر دیجیتال، تصور ما از سبز بودن فرآیندها معمولاً به حذف کاغذ محدود میشود، اما واقعیت این است که دنیای دیجیتال نیز ردپای کربن خاص خود را دارد. هر کلیک، هر بارگذاری و هر تعامل الکترونیکی انرژی مصرف میکند و در مقیاس کلان میتواند اثرات قابل توجهی بر محیط زیست بگذارد.
BPM سبز رویکردی است که با بازنگری در نحوه طراحی فرآیندها و کاهش تعاملات غیرضروری، به ما کمک میکند تا سیستمهایی بسازیم که هم کارآمدتر باشند و هم پایداری زیستمحیطی را تقویت کنند. این رویکرد نه تنها به استفاده از سختافزارهای سبز و انرژیهای تجدیدپذیر اشاره دارد، بلکه بر طراحی هوشمندانهای تأکید دارد که منجر به کاهش بار پردازشی، خودکارسازی تصمیمگیریها، و حذف گزارشگیریهای اضافی میشود. سازمانهایی که به دنبال تحول دیجیتال پایدار هستند، باید به فراتر از دیجیتالسازی ساده فکر کنند و فرآیندهایی طراحی کنند که واقعا با کمترین منابع، بیشترین ارزش را خلق کنند.
