مهاجرت از اکسل به BPMS
معمولا شرکتهایی که به نرم افزارهای مدیریت اطلاعات تجهیز نشده باشند و یا فاقد نرم افزارهایی با قدرت تحلیل و گزارش های مناسب باشد از اکسل به عنوان مخزن ذخیره سازی داده‌ها و تولید گزارشهای تحلیلی و انواع نمودار استفاده می‌کنند. به بیان دیگر با خلاقیتهای فردی، از اکسل استفاده ای در جهت تولید یک نرم افزار پیچیده می‌کنند که البته فقط هم خودشان سردرمیاورند که چیست و خالق اکسل هم می‌ماند این چه قابلیت‌هاییست که خودشان هم نمی‌دانند! در مجموع استفاده از این روش دارای مشکلاتی است که میتوان به صورت تیتروار به بخشی از آنها اشاره کرد :
- امنیت: با توجه به اینکه داده‌ها در قالب فایل ذخیره می‌شوند با حذف فایل اکسل عملا دسترسی به داده‌ها از بین می‌رود.
- در اکسل امکان دسترسی به سلول و فیلد وجود ندارد و نمی‌توان مشخص کرد که چه کاربری کدام سلول را ببیند و کدام کاربر چه سلولهایی را نببیند.
- مشکل همزمانی ویرایش اطلاعات. هنگامی که فایل اکسل باز میشود برای سایر کاربرانی که می‌خواهند در آن داده‌ها را بنویسند به صورت فقط خواندنی (Read Only) باز میشود. بنابراین امکان ثبت همزمان اطلاعات وجود ندارد.
- ممکن است فرمولهای پیچیده ای در اکسل نوشته شده باشد که باعث کند باز شدن فایل اکسل خواهد شد.
داستان مهاجرت از اکسل به BPMS چگونه خواهد بود؟
در ابتدا این نگرانی پیش می‌آید که اطلاعات اکسل‌های قدیمی چه بلایی سرشان بیاید. اکسلها مجموعه ای از داده‌ها و فرمولهای محاسباتی هستند. اگر بخواهید کلا از دست فایلهای اکسل راحت شوید با نرم افزار BPMS میتوان فرمهایی شبیه همان شیتهای اکسل ساخت و اطلاعات یک به یک به فرمهای جدید انتقال داده شوند. فرمول‌ها هم بایستی یکی یکی در فضای SQL به عنوان فانکشنهای محاسباتی ساخته شود. فرمهای که باز شوند خودشان فیلدهای محاسباتی را محاسبه کرده و نمایش میدهند. البته استفاده از OLE Objectها میتواند کمک کند تا شما مستقیم اطلاعات را از اکسل در نرم افزار BPMS نمایش دهید. با مهاجرت از اکسل به نرم افزار BPMS چندین مزیت نصیب شما خواهد شد که میتوان به موارد ذیل اشاره کرد :
- امنیت در سطح فرم و فیلد تامین میشود. دیگر نیازی نیست برای مشاهده چند فیلد یک شیت را دسترسی بدهیم.
- در صورت حذف اطلاعات امکان برگشت اطلاعات وجود خواهد داشت.
- رابط کاربری مناسب‌تری در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
- کارایی و سرعت استفاده و دسترسی به اطلاعات در حد مناسبی خواهد بود. هر جای دنیا باشید می‌توانید از لذت دسترسی به اطلاعات و گزارش‌ها بهره مند شوید.
- در اکسل روند تکمیل اطلاعات وجود ندارد در صورتیکه میتوان با مدیریت گردش کار برای ورود اطلاعات روند تعریف کرد که مزیت قابل توجهی است.
- معمولا در فایلهای اکسل وابستگی به نفرات زیاد است ولی استفاده از یک نرم افزار BPMS مجموعه شما را یک شرکت قائم به شخص تبدیل به شرکتی قائم به سیستم می‌کند.
- پیشنهاد میشود قدم به قدم مهاجرت به سیستم جدید صورت بگیرد تا در روند دسترسی به اطلاعات اخلالی ایجاد نشود.
- هر چه زودتر مهاجرت از اکسل به BPMS را در دستور کار خود قرار دهید. مهاجرت از اکسل به BPMS در ابتدا کم هزینه تر خواهد بود.
- اگر فایلهای اکسل زیادی دارید نگران کانورت اطلاعات نباشید. ما با هزینه جزئی این کار را برایتان انجام می‌دهیم.
