خالق پایگاه دانش پروژه محور باشیم 

پایگاه دانش چیست؟

مطابق تعریفی که در ویکی پدیا آمده است پایگاه دانش(Knowledge base) به تکنولوژی گفته می‌شود که در سیستم‌های کامپیوتری، برای ذخیره‌سازی داده‌های پیچیده ساختار یافته و بدون ساختار استفاده می‌شود.

چرا پایگاه دانش؟

در هر صنعت و کسب و کار، جهت بهبود وضعیت آن و استفاده از تجارب و دسترسی به اطلاعات برخط و دسته‌بندی شده از پایگاه دانش استفاده می‌کنند. طبیعتا اساس پایگاه دانش بر مبنای اطلاعات موجود در پایگاه داده (Database) به همراه یک موتور استنتاج است که به کمک آنالیز اطلاعات و قواعد مختلف، دانش مورد نیاز را ارائه می‌دهند. این آنالیز اطلاعات می‌تواند با بهره‌گیری منطق فازی(Fuzzy logic) و یا سیستم‌های خبره(Expert Systems) صورت پذیرد.

تفاوت پایگاه دانش با پایگاه اطلاعات (Database):

اصولا پایگاه اطلاعات مجموعه‌ای از جداول و رکوردها به صورت ساخت یافته است. عملیات جستجو در بانک اطلاعات بر اساس مقادیر موجود در آن قابل دسترس است. در بانک اطلاعاتی باید بدانیم چه چیزی را کجا بایستی بگردیم ولی در پایگاه دانش فقط میدانیم چه چیزی را جستجو می‌کنیم ولی نمی‌دانیم کجا؟ مثلا در گوگل کافی است بخشی از عبارت مورد جستجو خود را وارد کنیم و کلی اطلاعات به صورت غیر ساخت یافته در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.

پایگاه دانش پروژه محور چیست؟

پایگاه دانش پروژه محور جهت یک سازمان، کتابخانه‌ای از اطلاعات پروژه شامل فرایندهای مرتبط نظیر مکاتبات، قرارداد، خرید ، فروش ، مالی، مدارک و … است. به عنوان مثال شما می‌خواهید بدانید در مورد “بتن ریزی” چه اتفاقی افتاده است یا اینکه فلان شرکت چه تراکنش‌هایی با ما داشته است؟ یا در حوزه منابع انسانی و قراردادها می‌خواهیم بدانیم فلان شخص چه سوابقی در سازمان ما دارد؟ این سوابق در فرایندهای مختلف توزیع شده است. این پرس و جو فقط با یک گزارش از منابع انسانی در اختیار شما قرار نمی‌گیرد چرا که ممکن است این شخص سوابق کاری به عنوان تامین کننده و …  نیز در سازمان شما داشته باشد که بی خبر هستید.

قدم اول : طراحی بانک اطلاعات از اطلاعات پروژه

اولین قدم در جهت ایجاد پایگاه دانش پروژه محور ، ایجاد کلیه فرایندهای مرتبط با پروژه در قالب فرمها و گزارشهای متنوع است. این فرایندها می‌تواند فرایندهای مرتبط با امور قرارداد، منابع انسانی، مدیریت خرید و تدارکات، مالی، مدیریت ریسک ، مکاتبات پروژه و … باشد. در حال حاضر این فرایندها در نرم افزار فرایند ساز (BPMS) کتیبه با توجه به سوابق کاری متعدد با شرکتهای پروژه محور قابل ارائه است و نیاز نیست همه از صفر ساخته شود. در جهت تسهیل و تسریع کار بانک اطلاعاتی اولیه نرم افزار مدیریت فرایند(BPMS) از این فرایندها پر شده و فقط توسط مشتری در صورت نیاز کاستامایز میشود. موجودیت اصلی مشترکی که در این فرایندها مورد نیاز است فیلد پروژه است.

قدم دوم : تبدیل بانک اطلاعات پروژه محور به پایگاه دانش پروژه محور

برای تسهیل در دسترسی به دانش پروژه، روشهای متنوعی وجود دارد. سعی می‌کنیم در این بخش با نگاهی اجمالی و کاربردی به چند روش قابل اجرا بپردازیم.

• یکی از این روش‌ها که در گوگل نیز از آن استفاده می‌شود استفاده از قواعد هشتک گذاری و کلید واژه سازی است. با ایجاد کلید واژه و هشتگ گذاری، مشخص می‌کنید این رکورد از بانک اطلاعاتی شامل چه فیلدهایی است که برای کاربر نهایی جهت جستجو جذاب است. پس می‌توان برای هر فرم و هر رکورد مجموعه‌ای از هشتکها و کلید واژه‌ها را مشخص کرد تا کاربر بفهمد اطلاعات ارزشمند هر رکورد چیست.
• شاخص کردن فیلدهای اصلی: یک شرکت پروژه محور علاقه مند به پرس و جو در حوزه پروژه است و معمولا اولین دسته بندی که به ذهنش می‌رسد پروژه است. پس تا جایی که ممکن است در طراحی فرمها از فیلد پروژه استفاده کنید. فیلد پروژه به صورت خودکار شامل کلیدواژه‌های پیش فرض خواهد بود.
• مصاحبه با کاربران اصلی سیستم: با کاربران اصلی سیستم حتما جلسه بگذارید و شاخص‌های مورد نیاز آنها را دسته بندی کنید. با این کار میتوانید اطلاعات موجود در بانک را شاخص گذاری کنید. مثلا یک مدیر تمایل دارد وضعیت فرایندها را به تفکیک پروژه ببیند یا اینکه فلان شرکت در فلان پروژه چه تراکنش‌هایی با ما داشته است؟

قدم سوم : ارائه رابط کاربری موتور جستجو و استنتاج

• ساده‌ترین رابط کاربری محیطی است شبیه محیط گوگل که کاربر با وارد کردن بخشی از نیازمندی خود نتایج زیادی را در خروجی جستجو ببیند. در برخی از مواقع نتایج خروجی جستجو تنوع زیادی دارد و بهتر است رابط کاربری را دسته بندی کنیم. این دسته بندی‌ها در سطح پروژه، شخص و طرف مقابل (تامین کننده؛ پیمانکار ، مشاور ، کارفرما) ، فرایندها بسیار کاربردی است.
• استفاده از رابط های فازی: یکی از جذابترین بخش‌های رابط کاربری، استفاده از رابطهای کاربری مبتنی بر منطق فازی است. ما نمی‌خواهیم جزئیات علمی منطق فازی را توضیح دهیم اما به صورت کاربردی می‌توانیم به جای استفاده از اعداد ریاضی و مقادیر واقعی از مفاهیم نسبی استفاده کنیم. مثلا می‌خواهیم بدانیم وضعیت کدام پروژه به لحاظ پیشرفت فیزیکی “مناسب” است یا اینکه کدام مشاور قیمت خدماتش “گران” است؟ همانطور که مشاهده می‌فرمایید با استفاده از مفاهیم فازی که به زبان پرس و جوی کاربر نزدیک است بدون داشتن آگاهی از تعریف “مناسب” یا “گران” به نتایج ارزشمند رسید. طراحی رابط‌های فازی پس از آنالیز دقیق اطلاعات و دستیابی به شاخص‌های مورد نیاز کاربران قابل انجام است.

در مجموع در جهت تولید پایگاه دانش پروژه محور ، بایستی روندی طی شود و به مرور با گذر زمان با تکمیل بانک اطلاعات فرایندها و بازخوردهای مناسب می‌توان به پایگاه دانش پروژه محور مناسب و واقعی دست یافت. ما با کمک از تجارب ارزشمند کار کردن با شرکتهای پروژه محور می‌توانیم در تحقق پایگاه دانش پروژه محور واقعی، در کنار هستیم.