اتوماسیون اداری مهندسین مشاور و پیمانکار

اتوماسیون اداری پروژه محور، اتوماسیون اداری مهندسین مشاور و پیمانکار

شرکت مهندسي نرم افزار فرا تحلیل‌گران ورجاوند با استفاده از تجربه‌ی بدست آمده‌ همکاری با شرکت‌های مهندسین مشاور و پیمانکار، ویژگیهایی را به سیستم اضافه کرده است که نرم افزار کتیبه از یک نرم افزار اتوماسیون اداری به یک نرم افزار اتوماسیون مهندسی (اتوماسیون اداری مهندسین مشاور و پیمانکار) و پروژه محور تبدیل کرده است. برخی از این موارد شامل این موارد  است:

● تعریف ساختار درختی پروژه‌ها. برای هر پروژه می‌توان کد مستقل تعریف کرد که در روند شماره گذاری نامه‌ها موثر باشد.

● تعریف ساختار بايگانی پروژه: تعریف ساختار بایگانی پروژه به تفکیک فرآیندهای مختلف پروژه، به این معنی است که تمام مدارک و مستندات مربوط به هر بخش از پروژه به‌طور منظم و بر اساس دسته‌بندی‌های خاص، ذخیره و مدیریت شوند. این دسته‌بندی‌ها شامل مواردی مانند ضمانت‌نامه‌ها، مکاتبات مهم، تغییرات ۲۵% در افزایش و کاهش پیمان، صورت‌جلسات، نقشه‌ها و سایر مستندات مرتبط با پروژه است

● تعریف روش‌های مختلف شماره‌گذاری (Numbering Procedure) در سیستم‌های بایگانی پروژه به منظور ایجاد نظم و یکپارچگی در مستندسازی و تسهیل دسترسی به اطلاعات است. این روش‌ها می‌توانند شامل تفکیک‌هایی باشند که بر اساس نیازهای خاص هر پروژه و سازمان تنظیم می‌شوند. در زیر چند روش معمول شماره‌گذاری مستندات پروژه آمده است:

1. شماره‌گذاری براساس پروژه: هر پروژه می‌تواند یک شناسه منحصر به فرد داشته باشد که به تمامی مستندات مرتبط با آن پروژه اختصاص یابد. به این صورت که برای هر نوع سند، از شماره‌گذاری اختصاصی پروژه استفاده می‌شود. به‌عنوان مثال: پروژه: PRJ-001 یا سند مکاتبات: PRJ-001-001 یا صورت جلسه: PRJ-001-002

2. شماره‌گذاری براساس شرکت ارسال‌کننده: این روش شامل شناسایی سند بر اساس نام یا کد اختصاصی شرکت است. برای نمونه، اسناد ارسالی از شرکت‌های مختلف می‌توانند کدهای متفاوتی برای شناسایی داشته باشند. به‌عنوان مثال: شرکت ارسال‌کننده: CO-001 یا سند از این شرکت: CO-001-PRJ-001-001

3. شماره‌گذاری بر اساس تاریخ: این روش به مستندات اجازه می‌دهد که به راحتی بر اساس تاریخ مرتب شوند. تاریخ می‌تواند شامل سال، ماه و روز باشد. به این ترتیب شماره‌گذاری برای هر سند می‌تواند به این شکل باشد: تاریخ: ۲۰۲۴-۱۲-۱۸ یا سند مرتبط: ۲۰۲۴-۱۲-۱۸-PRJ-001-001

4. ترکیب روش‌های مختلف: می‌توان شماره‌گذاری را ترکیبی از این روش‌ها انجام داد تا هویت سند به‌طور کامل مشخص شود. به‌عنوان مثال، می‌توان از ترکیب پروژه، تاریخ و شرکت ارسال‌کننده استفاده کرد: PRJ-001-2024-12-18-CO-001-001

● پارامتری کردن شماره گذاری اسناد و مکاتبات با توجه به وضعیت اصل، فکس، ترانسمیتال

● دسترسی پروژه‌ای به اسناد و مکاتبات فارغ از اینکه نامه توسط چه شخصی ثبت و یا تاییده شده است.

● امکان ارتباط مکاتبات به صورت Comments به بخش مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)

● تعریف شرکت‌های مرتبط با پروژه.

● امکان استفاده از فیلد پروژه در بخش مکاتبات. میتوان نامه ها را به یک یا چند پروژه مرتبط کرد.

● ارائه گزارش کاربردی نامه ها مرتبط  (عطف و پیروها) که در یک جدول قابل نمایش است.

● ابزار مقایسه فایلهای متنی برای مقایسه نسخه های مختلف به عنوان مثال مقایسه متنی دو نسخه از قرارداد.

● امکان تعریف فرایندهای مهندسی نظیر فرایندهای خرید، امور قرارداد، کنترل پروژه، مدیریت دانش، مدیریت ریسک، مدیریت منابع انسانی و غیره بدون محدودیت با قابلیت اختصاصی کردن آنها به کمک نرم افزار BPMS کتیبه.

● امکان استفاده از سرویس انتشار اطلاعات(Replication) جهت شرکتهایی که دارای ساختار کارگاهی دارند و دسترسی به اینترنت قوی و پایدار ندارد.

لازم به ذکر است با استفاده از نرم افزار آرشیو فنی و مهندسی که قابلیت کاستامیازپذیری ۱۰۰ درصد با نیاز مشتری را دارد، می توان انواع مختلف مدرک را در سیستم تولید و گردش داد. در صورتيكه ساختار جغرافيايي شركت شما توزيع شده است (مثل شركتهاي مهندسي پيمانكار دارای کارگاههای متعدد و يا شركتهاي هلدينگ) مقاله نرم افزار اتوماسيون اداری ویژه شعب و کارگاهها را مطالعه فرماييد. همچنين اگر دنبال يك نرم افزار مديريت پروژه تمام كاستامايز هستيد خواندن مقاله نرم افزار BPMS و سیستم مدیریت پروژه را به شما به عنوان یک شركت پيمانكار يا مهندسین مشاور توصيه مي‌كنيم.