آیا پروژه پر کردن تایم شیت در شرکتها شکست خورده است؟

چرا نرم افزار تایم شیت ؟

در سازمان‌ها، استخراج تایم شیت (Time Sheet) چندین هدف اصلی دارد که برای ارزیابی عملکرد و مدیریت منابع انسانی بسیار حائز اهمیت است. در اینجا دو هدف اصلی از استخراج تایم شیت توضیح داده می‌شود:

1. ارزیابی عملکرد و انجام به موقع وظایف: یکی از اهداف اصلی نرم افزار تایم شیت این است که به مدیران کمک کند تا بدانند هر پرسنل چه وظایفی دارد و آیا مطابق با وظایف خود و برنامه زمان‌بندی مشخص‌شده به‌موقع کارهای خود را انجام داده است یا خیر. این اطلاعات برای ارزیابی کارکرد پرسنل و میزان انضباط کاری آنها حیاتی است. به طور طبیعی، یکی از شاخص‌های ارزیابی عملکرد، نحوه انجام کارها در مهلت‌های تعیین‌شده توسط مدیر است. تایم شیت این امکان را فراهم می‌آورد که عملکرد هر فرد در زمینه رعایت زمانبندی‌ها و انجام دقیق وظایف بررسی شود.
2. محاسبه قیمت تمام‌شده پروژه‌ها و هزینه نیروی انسانی: دلیل دوم استفاده از نرم افزار تایم شیت ، محاسبه دقیق قیمت تمام‌شده کارها است. در این زمینه، هزینه نیروی انسانی یکی از شاخص‌های مهم قیمت تمام‌شده پروژه‌ها به‌شمار می‌رود. تایم شیت این امکان را فراهم می‌کند که زمان شروع و پایان کار هر پرسنل در هر پروژه ثبت شده و بر اساس آن هزینه نیروی انسانی محاسبه شود. به این ترتیب، مدیران می‌توانند برآورد دقیقی از هزینه‌های مرتبط با نیروی انسانی در پروژه‌های مختلف داشته باشند و این اطلاعات برای مدیریت منابع و بودجه‌بندی ضروری است.

این دو هدف، یعنی ارزیابی عملکرد پرسنل و محاسبه هزینه‌های نیروی انسانی، نشان‌دهنده اهمیت تایم شیت در بهبود بهره‌وری و مدیریت مالی در سازمان‌ها است.

آیا پر کردن تایم شیت کار سختی است؟

تجربه‌ای که از ارائه نرم‌افزار مدیریت تایم شیت داشتید نشان‌دهنده برخی چالش‌ها و مشکلات رایج در این زمینه است. همانطور که اشاره کردید، عدم استقبال از فرایند استخراج تایم شیت از سوی پرسنل به دلایل مختلفی برمی‌گردد که مهم‌ترین آنها به شرح زیر است:

1. زمان‌بر بودن و تکراری بودن فرایند: پر کردن تایم شیت به عنوان یک وظیفه روزانه و تکراری ممکن است برای پرسنل خسته‌کننده و بی‌جذابیت باشد. بسیاری از پرسنل این فرآیند را به عنوان یک کار اضافی و روتین می‌بینند که زمان زیادی را از آنها می‌گیرد و انرژی زیادی از آنها هدر می‌دهد. همچنین، وقتی کاربر مجبور است فرم‌های مشابه را به طور مداوم پر کند، این فعالیت ممکن است از نظر روحی و ذهنی خسته‌کننده شود.
2. نگرش به تایم شیت به عنوان سیستم مچ‌گیری: بسیاری از پرسنل ممکن است تایم شیت را به عنوان یک ابزار برای نظارت دقیق و مچ‌گیری در نظر بگیرند، که این نگرش می‌تواند باعث ایجاد احساس عدم راحتی و مقاومت در برابر تکمیل آن شود. در صورتی که کارکنان احساس کنند که این فرآیند برای ارزیابی عملکردشان به طور مداوم و تحت فشار است، ممکن است ترجیح دهند که از آن اجتناب کنند یا آن را به درستی پر نکنند.
3. چالش در ثبت زمان‌های غیرمفید یا کم‌بازده: زمانی که مدیران انتظار دارند که تایم شیت‌ها شامل ساعات کاری پیوسته باشند، این موضوع ممکن است باعث ایجاد مشکل در ثبت زمان‌های پراکنده یا زمان‌هایی شود که پرسنل درگیر فعالیت‌های غیرمستقیم (مانند استراحت کوتاه، یا وظایف جانبی) بوده‌اند. در این موارد، پرسنل ممکن است برای پر کردن تایم شیت مجبور به نوشتن اطلاعاتی باشند که بازدهی واقعی کار آنها را منعکس نمی‌کند. این باعث می‌شود که گاهی اوقات کارکنان برای اجتناب از قضاوت منفی یا اشتباهات احتمالی، اطلاعات نادرست وارد کنند.
4. نیاز به توضیح برای زمان‌های کوتاه و غیرقابل استفاده: در مواردی که پرسنل برای مدت کوتاهی مانند نیم ساعت از زمان خود برای انجام کاری صرف نکرده باشند یا بازدهی مناسبی نداشته‌اند، آنها ممکن است نیاز به توضیح داشته باشند که چرا این زمان به طور مفید صرف نشده است. این موضوع می‌تواند باعث ایجاد نارضایتی و احساس نارضایتی از نیاز به توضیح دقیق در زمان‌های غیرمفید شود.

در مجموع، مهم است که نرم‌افزار مدیریت تایم شیت به گونه‌ای طراحی شود که فرآیند جمع‌آوری اطلاعات ساده، سریع و بدون دردسر باشد و نه تنها نیازهای مدیریتی را پاسخ دهد، بلکه پرسنل را نیز از نظر راحتی و انگیزه برای تکمیل آن حمایت کند. اما با همه این موارد به دلایلی که پیشتر اعلام کردیم فرایند تایم شیت بایستی در سازمان وجود داشته باشد. حال چکار کنیم تا فرایند پر کردن تایم شیت به شکل مناسب و جذابی برای پرسنل تبدیل شود. بایستی بجای اینکه تمرکزمان روی پر کردن تایم شیت باشد، تمرکز روی تولید و استخراج تایم شیت از روی کارهای انجام شده پرسنل باشد. اما چگونه؟

نرم افزار تایم شیت با راهکار BPMS : استخراج خودکار به جای پرکردن!

راهکار ما تولید یک نرم افزار تایم شیت بر مبنای نرم افزار BPMS و گردش کار است. یک سازمان شامل تعدادی فرایند است.

1. هر فرایندی با توجه به اولویت با BPMS ساخته می‌شود.
2. این فرایند ساخته شده دارای شخص اقدام کننده است.
3. کار از طریق سیستم مدیریت گردش کار به نفرات تخصیص داده می‌شود.

با این کار ، چندین مزیت شما خواهید داشت :

• اول اینکه کارها (Tasks) به نفرات تخصیص می‌یابد.
• برای هر کار می‌توان مهلت تعریف کرد. این مهلت بر اساس میانگین زمان انجام کارهای مشابه قابل معرفی کردن است.
• به محض رویت کار توسط اقدام کننده، می‌توان زمان شروع کار را تنظیم کرد.
• اقدام کننده از طریق خاتمه کار می‌تواند اعلام کند کار پایان یافته است.
• به محض پایان کار، زمان خاتمه قابل ثبت خواهد بود. برای این کار لازم نیز ورود اطلاعات ساعت انجام شود. فقط با یک کلیک کل این کار صورت می‌گیرد.
• بر اساس گردش کار تعریف شده می‌توان تایید کار را توسط مدیران مرتبط تنظیم نمود.
• برای شرکتهای پروژه محور بهتر است برای تمام فرایندها نام پروژه در نظر گرفته شود.

در این روش مدرن، علاوه بر سرعت مناسب ورود اطلاعات، امکان استخراج تایم‌شیت نیز فراهم است، به‌جای صرفاً پر کردن تایم‌شیت. میانگین زمان انجام وظایف از طریق سیستم مدیریت کار استخراج می‌شود و مدیر می‌تواند وضعیت پروژه‌ها، افراد، پست‌های سازمانی یا بازه‌های زمانی را به تفکیک بررسی کند. همچنین، سیستم ارزیابی پرسنل در دسترس بوده و امکان محاسبه قیمت تمام‌شده واقعی نیروی انسانی نیز فراهم می‌شود.