دلایل یکپارچگی BPMS و اتوماسیون اداری

دلایل یکپارچگی BPMS و اتوماسیون اداری

یکی از چالش‌های مرتبط با استفاده از  نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS، این است که آیا یکپارچگی این دو نرم‌افزار برای سازمان الزامی است یا خیر. نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌منظور ساماندهی مکاتبات و نرم‌افزار BPMS برای مکانیزاسیون فرآیندهای کاری طراحی شده‌اند.

در نگاه اول، ممکن است به نظر برسد که این دو نرم‌افزار ارتباط مستقیمی با یکدیگر ندارند. اما بیایید با هم دلایل نیاز به یکپارچگی این دو سیستم را بررسی کنیم و ببینیم استفاده جداگانه از اتوماسیون اداری و BPMS چه چالش‌هایی را می‌تواند برای سازمان به همراه داشته باشد:

• رابط کاربری چندگانه: در صورتی که نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و BPMS به‌صورت جداگانه استفاده شوند، کاربران ناچارند برای هر یک از این نرم‌افزارها آموزش‌های جداگانه‌ای را بگذرانند که می‌تواند زمان و هزینه آموزشی را حداقل دو برابر کند. همچنین، وجود دو رابط کاربری با طراحی و ساختار متفاوت ممکن است باعث سردرگمی و دشواری در استفاده روزمره برای کاربران شود.
• پروسه احراز هویت جداگانه: در صورت استفاده از دو نرم‌افزار مستقل، لازم است دو فضای مجزا برای ورود اطلاعات و احراز هویت کاربران در نظر گرفته شود. هر سیستم نام کاربری و رمز عبور مختص به خود را دارد و در صورت تغییر رمز یا سایر اطلاعات کاربری، ممکن است مشکلاتی در دسترسی به سیستم دیگر به وجود آید. هرچند یکپارچگی با Active Directory می‌تواند این مشکل را برطرف کند، اما همه نرم‌افزارها از چنین قابلیتی پشتیبانی نمی‌کنند.
• افزونگی اطلاعات (Redundancy): در بسیاری از موارد، برخی اطلاعات به لحاظ منطقی در هر دو نرم‌افزار مشترک هستند اما به صورت فیزیکی به‌طور جداگانه ذخیره می‌شوند. به عنوان مثال، اطلاعات شرکت‌هایی که در نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای مکاتبات ثبت می‌شوند، ممکن است همان اطلاعات شرکت‌هایی باشند که در نرم‌افزار فرآیندساز برای قراردادها یا صدور فاکتورها ذخیره می‌شوند. این افزونگی اطلاعات نه تنها منجر به اشغال فضای سخت‌افزاری بیشتر می‌شود، بلکه می‌تواند صحت و یکپارچگی داده‌ها را نیز با چالش مواجه کند. از سوی دیگر، نبود امکان اتصال این اطلاعات در دو نرم‌افزار، استخراج گزارش‌های مدیریتی جامع و دقیق را دشوار می‌سازد.
• عدم وجود کارتابل‌های مشترک: در صورت جدا بودن دو نرم‌افزار، هر یک دارای کارتابل مستقل و مجزای خود خواهند بود. این وضعیت می‌تواند موجب سردرگمی کاربران شود، چرا که برای پیگیری و انجام کارهای محول‌شده ناچارند به‌صورت مداوم بین دو نرم‌افزار جابجا شوند. این جابجایی‌های مکرر علاوه بر کاهش بهره‌وری، تجربه کاربری را نیز دشوار و پیچیده می‌کند. در مقابل، یک اتوماسیون اداری کارآمد باید دارای کارتابل مشترک با نرم‌افزار BPMS باشد تا فرآیندهای کاری به‌صورت یکپارچه و روان مدیریت شوند.
• تسهیل در تهیه نسخه پشتیبان: پشتیبان‌گیری از دو نرم‌افزار مجزا به‌مراتب پیچیده‌تر و زمان‌برتر از مدیریت پشتیبان‌گیری یک نرم‌افزار یکپارچه است. هرچند فرآیند پشتیبان‌گیری معمولاً به‌صورت خودکار انجام می‌شود، اما نگهداری و مدیریت یک نسخه پشتیبان ساده‌تر و مطمئن‌تر از مدیریت دو نسخه جداگانه است. این پیچیدگی می‌تواند باعث افزایش احتمال بروز خطا در فرآیند بازیابی اطلاعات در مواقع بحرانی شود.
• برای تهیه پایگاه دانش نیاز است کیلد واژه های یکسان داشته باشید. به بیان دیگر ساختار کلیدهای فرایندها یکسان بایستی باشد. در دو نرم افزار این حالت وجود نخواهد داشت.
• نرم افزار مدیریت فرایند مناسب (BPMS) امکان اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان از جمله اتوماسیون اداری را دارد. ولی خواندن از دو بانک اطلاعاتی که حتی ممکن است روی دو سرور جداگانه باشد کند است.

خواندن از دو بانک اطلاعاتی به صورت همزمان باعث کاهش کارایی استفاده از دو نرم افزار خواهد شد

مواردی که ذکر شد بخشی از دلایل یکپارچگی BPMS و اتوماسیون اداری است و قطعا دلایل بیشتری برای یکپارچگی اتوماسیون اداری و BPMS وجود دارد که در حوصله این مقاله نیست.

یک سوال مهم:
اگر پیش‌تر از نرم‌افزار اتوماسیون اداری استفاده کرده‌ایم، با معضلات اشاره‌شده چه باید کرد؟ پاسخ روشن است: اگر می‌توانید با این چالش‌ها کنار بیایید، استفاده از دو نرم‌افزار مجزا گزینه‌ای ممکن است. اما اگر یکپارچگی اطلاعات و سهولت استفاده برای سازمان شما اهمیت دارد، بهتر است این دو نرم‌افزار یکپارچه و هماهنگ باشند. در این راستا، امکان مهاجرت از انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلف به نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه وجود دارد. ما عملیات انتقال داده‌ها (کانورت) را با کمترین میزان ریزش اطلاعات انجام می‌دهیم. کافی است یک نسخه از بانک اطلاعاتی نرم‌افزار اتوماسیون اداری فعلی خود را در اختیار ما قرار دهید تا بررسی‌های لازم برای امکان مهاجرت انجام شود. هرچند ممکن است فرآیند مهاجرت به سیستم جدید در ابتدا دشوار به نظر برسد، اما مزایای یکپارچگی BPMS و اتوماسیون اداری، این تغییر را توجیه‌پذیر و ارزشمند می‌سازد.

نکته مهم: برای خرید BPMS کتیبه، خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه الزامی نیست. با این حال، اگر در سازمان خود از نرم‌افزار اتوماسیون اداری استفاده نمی‌کنید و حجم مکاتبات شما بالاست، توصیه می‌شود این نرم‌افزار را نیز تهیه کنید تا فرآیندهای کاری شما یکپارچه‌تر و کارآمدتر شوند.