نرم افزار BPMS و تکامل نرم افزار MIS چگونه صورت می‌گیرد؟
امروزه در بسیاری از سازمانها و شرکتها سیستمهای مدیریت اطلاعات (MIS) متنوعی وجود دارد. وظیفه این سیستم‌ها ارائه بستری جهت ورود داده و تولید قالب و تبدیل داده به اطلاعات در شکل گزارش‌های آماری است. وظیفه اصلی نرم افزار MIS تبدیل داده به اطلاعات (Data به Information) است. به طور کلی محاسن این سیستم‌ها را می‌توان به طور کلی به شرح ذیل بیان کرد:
۱- ارائه گزارش‌های مورد نیاز مدیران
۲- کنترلهای ورود اطلاعات معتبر
۳- نظم دهی به ثبت اطلاعات
۴- کنترل دسترسی‌های کاربران مختلف و ایجاد بستر امنیتی مناسب
اما ایرادهایی را هم می‌توان به استفاده از این سیستم‌ها بیان کرد. می‌توان موارد مهمی ذیل را اشاره کرد:
۱- عدم تغییر در ساختار برنامه‌ها با توجه به نیاز کاربر. این سیستم‌ها فقط با حضور گروه تولید و برنامه نویس قابل تغییر است.
۲- عدم تعریف گردش کار. به عنوان مثال نمی‌توان یک فاکتور فروش را گردش داد و یا مسیر تایید یک فاکتور فروش با توجه به مقدار فاکتور و یا نوع مشتری قایل تعریف نیست.
۳- عدم وجود ارتباط بین گونه‌های مختلف سیستمهای مدیریت اطلاعات
با توجه به اینکه مدت زیادی از ظهور سیستمهای نرم افزاری در سازمانها می‌گذرد حرکت سازمانها به سوی تعالی آغاز شده است. در سالهای نه چندان دور شرکتهای نرم افزاری، نرم‌افزار مدیریت اطلاعات را تولید کردند و با توجه به این نکته که سازمانهای خریدار معمولا با نگرش مکانیزاسیون آشنایی نداشتند راه کارهای ارائه شده نرم افزاری را با توجه به پختگی تحلیل می‌پسندیدند. در واقع شرکتها خودشان را با نرم افزارها وفق می‌دادند. لکن در سالهای اخیر نگرش شرکتهای خریدار تغییر کرده و با توجه به توسعه سریع کسب کار نیاز به قابلیت‌های جدید از جمله سازگاری بیشتر (More Customize ability) بیشتر احساس می‌شود. مشکل آنجا پررنگ تر می‌شود که امکان مهاجرت به سیستمهای مدیریت اطلاعاتی جدید سخت و هزینه‌بر است. سیستم‌هایی نظیر مدیریت گردش کار و یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) با توجه به اینکه نسلهای نرم افزاری پس از MIS هستند این نیازهای جدید را برطرف می‌کند و با توجه به ارتباط و خواندن اطلاعات از سوی سیستمهای دیگر یکپارچگی اطلاعات مورد نیاز مشتری را تامین خواهد کرد. به بیان دیگر تکامل MIS (نرم افزار مدیریت اطلاعات) با نرم افزار BPMS نیازهای جدید شما را پوشش خواهد داد. دیگر نیاز نیست خودتان را با نرم افزار ماطبقت بدهید. نرم افزار بایستی با شما خودش را مطابقت بدهد.
آیا امکان مهاجرت از نرم افزار MIS به نرم افزار BPMS وجود دارد؟
اینکه برخی فکر می‌کنند MIS را بایستی حذف کنند و بجای آن نرم افزار bpms مناسب تهیه کنند سخن اشتباهی است. MIS به عنوان زیر ساخت اولیه نرم افزار bpms مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم افزار bpms برای آنالیز اطلاعات و کمک به تصمیم گیری و تولید داشبوردهای هوشمند نیاز به اطلاعات MIS دارد و MIS به عنوان جزئی جدایی ناپذیر از نرم افزار bpms وجود دارد. منتهی ممکن است منظور این باشد که برخی از MISها در سازمان وجود داشته باشند و بدلایل فنی امکان ارتباط آنها با نرم افزار bpms در جهت غنی شدن و تکامل آنها وجود نداشته باشد. در این صورت این امکان وجود دارد که به کمک نرم افزار bpms نرم افزارهای مدیریت اطلاعات یا MIS ساخته شده و از MIS قدیمی به یک MIS که توسط نرم افزار bpms ساخته شده باشد مهاجرت کرد که البته حرف درستی است. MIS در سازمان قابل حذف شدن نیست.
