آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری : از رویکرد کلاسیک تا رویدادگرا
بسیاری از شرکتهای تولیدکننده نرم افزار اتوماسیون اداری، فرایندهای آموزش و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری را به شکل کلاسیک و کلیشهای دنبال میکنند. این رویکرد معمولاً بدون توجه به تجربههای قبلی سازمان خریدار یا سطح استفاده فعلی از نرمافزار، اجرا میشود. به همین دلیل، ممکن است نیازهای واقعی سازمان بهدرستی شناسایی و در نظر گرفته نشود.
شرکت ورجاوند با تشکیل یک کمیته راهبری و مهندسی فرآیند، متشکل از مدیران پروژه مجرب و نمایندگانی از مشتری، نقشه راهی دقیق برای آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری تدوین میکند. این تیم، با استفاده از نقشه راه، گام به گام فرآیند آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری را پیش میبرد. شناسایی پرسنل کلیدی از طرف مشتری برای عضویت در کمیته راهبری معمولاً فرایندی ساده و قابل انجام است.
نامزدهاي عضويت در كميته راهبری
- نماینده مدیر عامل: ناظر بر تیم مدیریت پروژه و هماهنگکننده اصلی کمیته
- نماینده انفورماتیک و It: مسئول بررسی زیرساختهای شبکه، امنیت و سختافزار
- نماینده دبیرخانه: مسئول هماهنگی سیستم توزیع و روشهای شماره گذاری نامه
- نماینده شركت ورجاوند: مسئول نظارت بر اجرای تعهدات و هماهنگی فنی
اهداف تشكیل کمیته مدیریت پروژه و روال كار آن
هدف از تشکیل این کمیته، شناسایی فرآیندهای اصلی سازمان، برقراری ارتباط مستمر با مالکان فرآیند و نظارت بر اجرای دقیق نقشه راه تدوینشده است. همچنین، در این کمیته آمادگی هر واحد سازمانی برای اجرای مدیریت فرآیندها بررسی میشود و بر اساس اهمیت و اولویت، فرآیندهای با ارزش و ساده یا فرآیندهای مهم و ناکارآمد برای بهبود، به ترتیب اجرا میگردند. مالکان فرآیندها باید در کمیته راهبری حضور فعال داشته باشند تا از انسجام و همافزایی در اجرای فرآیندها اطمینان حاصل شود. برای جلوگیری از اظهار نظرهای سلیقهای، استانداردی ساده و مشترک به توافق اعضای کمیته میرسد که کلیه مستندات باید بر اساس آن تدوین شوند. این استاندارد معمولاً مبتنی بر مستندات ISO است. علاوه بر این، بسترهای اطلاعاتی نظیر شبکه، سختافزار و سایر زیرساختها نیز توسط کمیته بررسی و نقاط ضعف احتمالی شناسایی میشوند تا راهکارهای مناسب جهت رفع آنها تدوین گردد.
نظارت، سنجش عملكرد و مراقبت از مشتری
نظارت مستمر، ارزیابی عملکرد و مراقبت از مشتری از وظایف کلیدی کمیته است. این فرایندها نه تنها به تضمین اجرای صحیح و بهینه فرایندها کمک میکنند، بلکه با شناسایی نقاط ضعف و فرصتهای بهبود، امکان بهینهسازی مستمر فراهم میشود. برای دستیابی به نتایج بهتر، نظارتها باید به صورت دورهای و منظم انجام شده و با جمعآوری دادهها و بازخوردهای مشتری، تحلیل جامعی از عملکرد سیستم ارائه گردد. بر اساس این تحلیلها، در صورت مشاهده نواقص یا کاستیها، اقدامات اصلاحی سریع و مؤثر پیادهسازی میشود که در نهایت منجر به افزایش رضایت مشتری، کاهش هزینهها و ارتقای کلی عملکرد سازمان خواهد شد.
