حذف هزینه های پنهان فرایند ماموریت با نرم افزار bpms
در این بخش طی بررسی و اجرای فرایند ماموریت که تقریبا در تمام شرکتها و سازمانها استفاده میشود ایرادهایی را بیان میکنیم. ایرادها در قالب هزینه های پنهان و البته غیرپنهان نمود پیدا میکند.ضمن شمارش این هزینه ها، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار bpms در حذف هزینه ها مورد بررسی قرار میگیرد و مشخص میشود برتری نرم افزار bpms در حذف هزینه پنهان نسبت به نرم افزار اتوماسیون اداری چگونه است.
شرح فرایند ماموریت : کارشناس با صلاحدید شرکت درخواست ماموریت خود را بایستی به مدیر خود ارائه دهد. البته ممکن است روال بدین گونه باشد که مدیر دستور ماموریت به کارشناس خود را صادر کند. در هر صورت بر طبق یک فلوچارت و دستور العمل سلسله مراحل تایید درخواست یا دستور ماموریت صادر میشود. پس از تایید کار، کارشناس با مراجعه به مسئول تنخواه، تنخواه مورد نیاز خود را اعلام میکند و تنخواه دار نیز مطابق با دستورالعملهای تنخواه، پرداخت تنخواه صورت میگیرد. ماموریتهای خارج از شهر معمولا طی یک روال نیاز به درخواست و ارائه بلیط دارد. مثل بلیط هواپیما و … . ممکن است مامور، نیاز به دریافت وسایلی همانند دوربین، تب لت و … داشته باشد که طی دستورالعملهای لازم به مامور ارائه میشود. در مرحله بعد کارشناس به ماموریت اعزام شده و پس از بازگشت گزارش مورد نیاز در خصوص ماموریت را به مدیر ارائه میدهد. تسویه تنخواه و عودت وسایلی که تحویل گرفته نیز صورت میگیرد. فرایند ماموریت پایان میباید.
هزینه های پنهان :
- در صورتیکه مدیریت بخواهد بداند مجموعه هزینه های ماموریت را بداند با توجه به نبود اطلاعات در بانک اطلاعاتی با هزینه بیشتر و زمان اتلاف شده زیاد به آن میرسد.
- در صورتیکه مدیریت بخواهد بداند جمع ساعات ماموریت پرسنل چقدر است به سختی به آن دست یابی پیدا میکند.
- صف انتظار مراحل تایید با توجه به فیزیکی بودن ارسال فرمها به صورت کاغذی، هزینه پنهان است.
- عدم ثبت گزارشهای ماموریت در یک سامانه باعث عدم تولید دانش و ثبت تجربیات میشود که در آینده به کارمان میآید.
وقتی در سازمانی مدیریتی نداند در فرایندهای زیر نظرش چه میگذرد به دانش (Knowledge) جهت تصمیم گیری پیش بینی وضعیت سازمان نمیرسد.
هزینه های غیرپنهان :
- بدیهی است هزینه چاپ فرمها با توجه به قیمت بالای کاغذ و پرینت آنها بالا است. شما فقط برای یک سازمان ۵۰ نفره با تعداد مراجعات زیادی دارد و روزانه دست کم ۳۰ پرسنل ماموریت و یا مراجعه به مکانهای بیرون از شرکت دارند حساب کنید چقدر میشود. ۳۰ * هزینه کاغذ که به طور تقریبی ۱۰۰۰ تومان هزینه کاغذ و چاپ آن باشد روزی ۳۰٫۰۰۰ تومان میشود. فرض کنید با حذف تعطیلات سالی ۳۰۰ روز فعال داشته باشیم که ۳۰۰ * ۳۰٫۰۰۰ برابر با ۹٫۰۰۰٫۰۰۰ تومان هزینه ملموس و غیر پنهان در این فرایند وجود دارد.
- هزینه گم شدن برگه ها نیز هزینه دیگری است که بایستی به هزینه های بالا اضافه کنید.
حذف هزینه های غیر پنهان با نرم افزار اتوماسیون اداری
بدیهی است با استفاده از نرم اتوماسیون اداری با توجه به ماهیت و رویکرد بدون کاغذ بودن آن، هزینه های غیر پنهان حذف میشود. درخواست ها در قالب نرم اتوماسیون اداری صادر و از طریق کارتابل قابل دسترسی و تایید است. برگه ای هم گم نمیشود. چون در یک نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت شده است و مراحل کار نیز مشخص است.
ایراد نرم افزار اتوماسیون اداری در حذف هزینه پنهان :
همانطور که قبلا هم گفتیم، نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر متن است و اطلاعات متا دیتای فرایندها از روی آن قابل استخراج نیست. نرم افزار اتوماسیون اداری در حوزه ساماندهی مکاتبات است و تنها متا دیتاهای مرتبط با نامه را استخراج میکند. در این سیستم نمیتوان گزارشهای مورد نیاز مدیران در حوزه ماموریت را تامین کرد. پایگاه دانشی از آن نمیتوان استخراج کرد. همه چی مبتنی بر متن است نه مبتنی بر فیلد. پس استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در این حوزه تنها هزینه های غیر پنهان و ملموس را حذف میکند.
حذف هزینه ها (پنهان یا غیر پنهان)با نرم افزار BPMS
با توجه به اینکه دیتا در نرم افزار bpms در قالب فرمهای اطلاعاتی وجود دارد استخراج اطلاعات از روی داده ها (Data) و تبدیل آن به گزارشات آماری و تولید دانش امکان پذیر است. تولید داشبورد با توجه به دسترسی به اطلاعات میسر است. با اشراف روی فرایند، وضعیت فرایند توسط مدیران قابل رصد است که میتواند در تصمیم گیری و ایجاد استراتژی جدید کمکی شایان کند.
