روند فرایند مدیریت مناقصه با نرم افزار با BPMS
روند فرایند مدیریت مناقصه از دو منظر قابل بررسی است یکی از منظر برگزار کننده مناقصه و یکی از دیدگاه شرکت کننده در مناقصه. ما در این بخش سعی مکنیم فرایند مدیریت مناقصه را از دید مناقصهگزار مورد بررسی قرار بدهیم. در این بررسی به روش طراحی و پیاده سازی با نرم افزار BPMS هم اشاره خواهد شد.
در مرحله اول توجیه سازمان مبنی بر اجرای یک پروژه بایستی در نظر گرفته شود. به بیان دیگر بایستی دلایل تعریف پروژه مبنی بر سودآوری و یا صرفه اقتصادی و یا اجتماعی آن مورد بررسی قرار بگیرد. نقطه نظر تمام نفراتی که قرار است به نوعی درگیر پروژه شوند بایستی گردآوری شود. در برخی از موارد دیده شده که کارشناسی مورد نیاز بر اساس اینکه این پروژه عملی است و یا اینکه بر اساس کدام معیار اقتصادی و یا اجتماعی صورت بگیرد انجام نمیشود و نتیجه اتلاف منابع چه از سمت مجری و چه از سمت کارفرما خواهد بود. بنابراین قبل از برگزاری مناقصه بایستی فرایندی شبیه به “توجیه اقتصادی پروژه” و … در نظر گرفته شود. در این فرایند ثبت تمام نقطه نظرات افراد سازمان بایستی صورت بگیرد.
در مرحله دوم در صورتیکه طرح پیشنهادی توجیه داشته باشد فرایند تامین منابع مالی جهت اجرای پروژه شروع میشود. در این مرحله بایستی به صورت تخمینی هزینه های پروژه محاسبه شده تا در انتخاب مجری مناسب اثرگذار باشد. ممکن است خود این فرایند هم نیاز به برگزاری مناقصه داشته باشد تا تخمین هزینه اجرای پروژه توسط مشاوران ذی الصلاح دقیق تر باشد.
پس از اینکه تامین منابع مالی اجرای پروژه صورت گرفت روش برگزاری مناقصه انتخاب میشود. مناقصات دارای دسته بندیهای مختلف است که بر اساس آیین نامه معاملات هر سازمان مشخص میشود. مثلا ممکن است برای معاملات کوچک نیاز به برگزاری مناقصه نباشد و صرفا از طریق انتخاب مستقیم مجری بر مبنای بهای اعلام شده صورت بگیرد و نیازی به بررسیهای فنی پیچیده نباشد.
پس از اینکه تطابق اجرای پروژه با آیین نامه معاملات صورت گرفت و مشخص شد نیاز به برگزاری مناقصه وجود دارد مرحله تهیه اسناد مناقصه صورت میگیرد. مطابق فرایند مدیریت مناقصه بایستی اسناد مناقصه برای پیمانکارانی که صلاحیت اجرای این کار را دارند ارسال و یا از طریق فراخوانهای عمومی در جراید، از پیمانکاران واحد شرایط دعوت به همکاری صورت بگیرد. نکته بسیار مهم فرایند ارزیابی پیمانکاران است که میتوانید در مقاله ارزیابی پیمانکاران مشاهده فرمایید.
پس از دریافت پیشنهادات متقاضیان، نوبت به ارزیابی پیشنهادات میرسد. بایستی با نرم افزار BPMS فرمی ساخته شود که اطلاعات پیشنهادات شرکت کنندگان در آن وارد شده و بر اساس گردش کارهای مشخص روند ارزیابی آنها صورت بگیرد. تمام نقطه نظرات افرادی که در روند انتخاب مجری تصمیم گیری میکنند بایستی در گردش کار ثبت گردد.
پس از ارزیابی پیشنهادات فرایند انتخاب شرکت (یا شخص) برنده شروع میشود که پس از بررسی دقیق پیشنهادات صورت میگیرد. بایستی در این زیر فرایند، ثبت بهترین پیشنهادها به ترتیب صورت بگیرد تا در صورت انصراف نفر اول، نفر بعدی انتخاب بشوند.
نکته بسیار مهم در این فرایند، استفاده از فرمهای اطلاعاتی و گردش کارهای هوشمند است که علاوه بر اینکه ردپای عملیات هر شخص در انتخاب و سایر مکانیزمهای مربوط به روند فرایند مدیریت مناقصه قابل رویت است، ایجاد یک پایگاه دانش قوی از “مناقصات برگزار شده” است. این پایگاه دانش باعث میشود تا در مناقصات بعدی به صورت سیستمی در روند انتخاب مجری مناسب و البته تصمیم سازی اثرگذار باشد. از دیگر مزیت مهم استفاده از این سیستم، تولید داشبوردهای مدیریتی مطابق با نیاز مدیران ارشد سازمان است. این داشبوردها با توجه به شاخصهای مورد نیاز تولید شده و میتوان به نگاهی مدیریتی و کلان در تصمیم گیریهای استراتژیک سازمان تصمیم مناسبتری اتخاذ کرد.
