نرم افزار مدیریت منابع انسانی با BPMS چگونه است؟
معمولا با بزرگ شدن اندازه شرکت که منجر به افزایش تعداد پرسنل شرکت می‌شود، معضل مدیریت اطلاعات پرسنلی نمایان می‌شود. به خصوص اینکه شرکت دارای ساختار شعب و هولدینگی باشد کنترل یکپارچگی و دسترسی به آنها سخت‌تر می‌شود. این مشکلات به نبود نرم افزار مدیریت منابع انسانی کاملا نمایان می‌شود. یدون داشتن نرم افزار مدیریت منابع انسانی مناسب، دریافت پاسخ از سوالات زیر مطرح می‌شود:
- آیا این شخص قبلا در شرکت با ما همکاری داشته است؟ در کدام بخش از شرکت حضور داشته است؟
- در صورتیکه با ما همکاری داشته است به چه دلیل قطع همکاری صورت گرفته است؟ مدیران مستقیم این شخص چه کسانی بودند؟
- اطلاعات حقوق و دستمزد این شخص چقدر بوده است؟
- آیا این شخص در عملکردهای قبلی خود شایسته دریافت پاداش بوده است؟ آیا در دوره همکاری قبلی بابت عدم کارآیی جریمه شده است؟
- یک شخص چه در ثبت و تکامل کدام فرایندها نقش داشته است و این نقش در سازمان تا چه دارای امتیاز و ارزش افزوده است؟
سوالات بالا بخشی از مجموعه پرسش‌هایی است که در هنگام جذب نیروی انسانی توسط مدیر منابع انسانی مطرح می‌شود.
با نرم افزار BPMS کتیبه میتوان یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی با مجموعه عملکردی مطابق با نیاز مدیریت منابع انسانی تولید کرد. روش کار بدین صورت است که در ابتدا فرم اصلی اطلاعات پرسنلی که شامل اطلاعات کد ملی، نام، نام خانوادگی و … ساخته می‌شود. برخی از مدارک پرسنلی همانند شناسنامه، کارت ملی، دفترچه بیمه و … به صورت الکترونیکی بایگانی دیجیتالی اطلاعات پرسنلی را تشکیل می‌دهد. زیرفرایندهایی دیگری هم می‌توانند به فرایند اصلی ثبت اطلاعات پرسنلی اضافه نمود. به عنوان مثال فرمی به نام “اطلاعات محل خدمت” بایستی ساخت که شامل فیلدهایی نظیر پروژه (در صورتیکه شرکت شما پروژه محور است)، سمت سازمانی، مدیر مرتبط و … باشد. از روی این اطلاعات میتوان فهمید در چه پروژه‌هایی شخص مورد نظر شاغل بوده است. همچنین با توجه به وب بیس بودن نرم افزار BPMS امکان دسترسی درج و مشاهده اطلاعات در شعب و پروژه‌ها نیز میسر خواهد بود.
فرم مفید دیگری که میتوان ساخت فرم اطلاعات قرارداد پرسنلی است. فیلدهایی که در این فرم میتوان تولید کرد نظیر حقوق و مزایای مرتبط، تاریخ عقد قرارداد، تاریخ پایان قرارداد، علت پایان قرارداد (یا فسخ قرارداد) و … می‌باشد. همچنین فرم دیگری همانند فرم پاداش و جرایم میتوان در نظر گرفت. در این فرم اطلاعات دریافت پاداش در تاریخهای مختلف و علت دریافت، جریمه شدن و دلایل آن قابل ساخت است. از خروجی‌های دیگر این سیستم میتوان به ارزیابی عملکرد و ارائه نمره ارزیابی جهت تمدید قرارداد و یا خاتمه قرارداد دست یافت. دوره های آموزشی طی شده نیز می‌تواند فرم مفیدی در خصوص ثبت اطلاعات دوره های تخصصی مرتبط باشد. ممکن شخصی جهت درج در سمتی خاصی نیاز به طی دوره‌های تخصصی خاصی داشته باشد که میتوان در این بخش از آن استفاده کرد.
قابلیت دیگری که ممکن است مورد نیاز مدیریت منابع انسانی باشد روند تکمیل و تایید اطلاعات پرسنلی است. ممکن است به عنوان مثال فرایند انعقاد قرارداد نیاز به تاییدیه و مجوزهای مختلف افراد شرکت باشد که میتوان از طریق سیستم مدیریت گردش کار تعبیه شده در نرم افزار BPMS به آن دست یافت.
یک شخص در سازمان در ثبت و تکامل برخی از فرایندها نقش بازی می‌کند. این فرایندها نظیر دریافت تنخواه، درخواستهای کالا و خرید و … بایستی در اختیار مدیریت منابع انسانی قرار بگیرد تا با نگاهی اجمالی رصد لحظه‌ای فرایندهای مرتبط با اشخاص را داشته باشد.
جمع بندی اینکه با مجموعه ابزارهای کارآمدی که در نرم افزار مدیریت فرایند(BPMS) پیش بینی شده میتوان یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی کاملا بروز و کاستامایز با توجه به نیاز مشتری در زمان بسیار کوتاه تولید و ارائه کرد به نحوی که امکان توسعه آن بسیار کم هزینه و چابک صورت پذیرد. وجود داشبوردهای مدیریتی در جهت خلق BI نیز برای مدیران ارشد سازمان جذاب خواهد بود که از طریق ابزار داشبورد ساز ورجاوند قابل ارائه است. با ایجاد یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی جامع شما قادر هستید بخشی از پایگاه دانش شرکت در خصوص اطلاعات نیروی انسانی را خلق کنید. این پایگاه دانش گام به گام و متناسب با نیاز هر مشتری نمایان می‌گردد.
