سیستم کنترل مدارک مهندسی چیست؟

در پروژه‌ها و سازمان‌های مهندسی، مدیریت صحیح مدارک فنی و مهندسی یکی از عوامل کلیدی در موفقیت و کیفیت پروژه‌ها است. سیستم کنترل مدارک مهندسی (Engineering Document Control System) ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمامی مدارک، نقشه‌ها، گزارش‌ها و مستندات مهندسی را به‌صورت متمرکز، سازماندهی شده و قابل رهگیری نگهداری کنند. این سیستم نه تنها از بروز اشتباهات ناشی از استفاده از نسخه‌های قدیمی جلوگیری می‌کند، بلکه فرآیند دسترسی، بازبینی و تأیید مدارک را به شکل مؤثر و شفاف مدیریت می‌کند.

بخش اول: گردش مدارک در پروژه‌های مهندسی و اهمیت سیستم کنترل مدارک

در پروژه‌های مهندسی، نقطه شروع مدیریت مدارک، تهیه لیست مدارک(MDL) است. هر مدرک با توجه به نوع، اهمیت و مشخصات گردش خود در یک ماتریس گردش مدارک ثبت و پیگیری می‌شود. این ماتریس مسیر هر مدرک از ایجاد تا تأیید و آماده‌سازی نسخه نهایی را مشخص می‌کند.

پس از تکمیل و بازبینی، مدارک به شکل نسخه آماده در می‌آیند و از طریق واحد DCC (Document Control Center) در قالب Transmittal به بخش‌های مرتبط یا طرف‌های بیرونی پروژه ارسال می‌شوند.

استفاده از سیستم کنترل مدارک مهندسی، علاوه بر ثبت و پیگیری این گردش، اطمینان می‌دهد که:

• همیشه به آخرین نسخه مدارک دسترسی وجود دارد و نسخه‌های قدیمی اشتباهاً مورد استفاده قرار نمی‌گیرند.
• فرآیند بازبینی، تأیید و دسترسی به مدارک به شکل شفاف و قابل رهگیری انجام می‌شود.
• اطلاعات صحیح و به‌روز در اختیار همه اعضای تیم قرار دارد، که نقش حیاتی در موفقیت پروژه و کاهش ریسک‌های ناشی از خطاهای مدارکی دارد.

به این ترتیب، سیستم کنترل مدارک مهندسی نه تنها مدیریت مدارک را ساده و سازمان‌یافته می‌کند، بلکه یکپارچگی و کیفیت اجرای پروژه را تضمین می‌کند.

بخش دوم: ویژگی‌ها و مزایای سیستم کنترل مدارک مهندسی

سیستم کنترل مدارک مهندسی، فراتر از یک ابزار نگهداری مدارک، مجموعه‌ای از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهد که مدیریت مدارک را در پروژه‌های مهندسی ساده، امن و قابل رهگیری می‌کند:

1. ماتریس گردش مدارک
   • مسیر هر مدرک از ایجاد تا تأیید و آماده‌سازی نسخه نهایی را مشخص می‌کند.
   • امکان پیگیری دقیق وضعیت هر مدرک در مراحل مختلف را فراهم می‌آورد.
2. نسخه نهایی و ارسال از طریق DCC
   • پس از تأیید و بازبینی، مدارک به شکل نسخه آماده درمی‌آیند.
   • واحد DCC با استفاده از Transmittal، نسخه‌های نهایی را به بخش‌های مرتبط یا طرف‌های بیرونی ارسال می‌کند، که اطمینان از یکپارچگی و صحت مدارک ایجاد می‌کند.
3. دسترسی به آخرین نسخه مدارک
   • سیستم تضمین می‌کند که همه اعضای تیم همیشه به آخرین نسخه مدارک دسترسی دارند و از استفاده از نسخه‌های قدیمی جلوگیری می‌شود.
4. شفافیت و رهگیری فرآیندها
   • امکان مشاهده دقیق مسیر بازبینی و تأیید مدارک برای همه کاربران مجاز فراهم می‌شود.
   • خطاها و تأخیرهای ناشی از مدارک ناقص یا غیر به‌روز کاهش می‌یابد.
5. بهبود کیفیت و کاهش ریسک پروژه
   • اطلاعات صحیح و به‌روز در اختیار تیم‌ها قرار دارد، که موجب کاهش اشتباهات اجرایی و افزایش بهره‌وری می‌شود.

ثبت کامنت و Reply و بررسی تأخیرات در مدارک مهندسی

در فرآیند بازبینی مدارک، سیستم کنترل مدارک مهندسی امکان ثبت کامنت‌ها و پاسخ‌ها (Reply) را فراهم می‌کند. هر کاربر مجاز می‌تواند نظر، پیشنهاد یا اصلاحات لازم را روی مدارک ثبت کرده و به کامنت‌های دیگران پاسخ دهد. اطلاعات ثبت شده شامل نام کاربر و تاریخ هر کامنت و پاسخ است و به شکل قابل رهگیری ذخیره می‌شود.

یکی از قابلیت‌های کلیدی این سیستم، فیلد «بازه تخمینی پاسخ» است که در Transmittal مشخص می‌شود. با مقایسه تاریخ واقعی ثبت کامنت یا reply با این بازه تخمینی، می‌توان:

• تاخیرات در پاسخ‌دهی را شناسایی کرد،
• روند بازبینی و تأیید مدارک را بهبود داد،
• و فرآیند مدیریت پروژه را با دید دقیق‌تری نسبت به زمان‌بندی مدارک کنترل کرد.

این ویژگی، نه تنها شفافیت و سازمان‌یافتگی بازبینی مدارک را افزایش می‌دهد، بلکه ابزاری عملی برای کنترل زمان‌بندی و کاهش ریسک تأخیر در پروژه‌های مهندسی فراهم می‌کند.

با این قابلیت‌ها، سیستم کنترل مدارک مهندسی نه تنها فرآیند مدیریت مدارک را بهینه می‌کند، بلکه نقش مهمی در موفقیت پروژه و افزایش کیفیت اجرا ایفا می‌کند.

کنترل پروژه مدارک و وزن‌دهی بر اساس وضعیت پیشرفت

سیستم کنترل مدارک مهندسی امکان پیگیری وضعیت هر مدرک در پروژه را فراهم می‌کند. هر مدرک با توجه به مراحل گردش خود و وضعیت فعلی (Status) می‌تواند وزن‌دهی شود تا اهمیت و تأثیر آن بر پیشرفت پروژه مشخص گردد.

مزایای این روش شامل موارد زیر است:

• اولویت‌بندی مدارک: مدارک حیاتی یا بحرانی که تأثیر مستقیم روی مراحل بعدی پروژه دارند، با وزن بالاتر مشخص می‌شوند و پیگیری دقیق‌تری می‌طلبند.
• کنترل پیشرفت پروژه: با توجه به وضعیت هر مدرک (ایجاد، بازبینی، تأیید، نسخه نهایی)، می‌توان میزان تکمیل مدارک مرتبط با پروژه را محاسبه کرد و شاخص‌های کنترل پروژه را به‌روز نگه داشت.
• شناسایی گلوگاه‌ها: مدارکی که روند تأیید آن‌ها به تأخیر افتاده یا مراحل بازبینی طولانی شده، با وزن و Status قابل شناسایی هستند تا اقدامات اصلاحی سریع‌تر انجام شود.
• بهبود تصمیم‌گیری: تیم پروژه با دید دقیق نسبت به اهمیت و وضعیت مدارک، می‌تواند منابع و زمان خود را بهینه تخصیص دهد و ریسک تأخیرات را کاهش دهد.

با استفاده از این قابلیت، سیستم کنترل مدارک مهندسی علاوه بر مدیریت محتوا و گردش مدارک، ابزاری کلیدی برای پیگیری پیشرفت و کنترل پروژه نیز فراهم می‌کند.

پایش زمان واقعی مدارک با تایم‌شیت و بازه تخمینی

یکی از قابلیت‌های ارزشمند سیستم کنترل مدارک مهندسی، امکان ثبت زمان صرف شده روی هر مدرک در قالب تایم‌شیت پروژه محور – مدرک محور و مقایسه آن با بازه تخمینی کلی پروسه است. هر مدرک یک زمان تقریبی برای رسیدن به نسخه نهایی دارد و با جمع ساعت کاری ثبت شده توسط کاربران در مراحل مختلف بازبینی، می‌توان:

• میزان پیشرفت واقعی نسبت به برنامه را ارزیابی کرد،
• گلوگاه‌ها و تاخیرات احتمالی را شناسایی نمود،
• و دید دقیقی نسبت به وضعیت کل پروژه و روند تکمیل مدارک داشت.
• قیمت تولید هر مدرک بر اساس شخص در بازه زمانی
• هزینه هر شخص در پروژه قابل دسترس است

این قابلیت، علاوه بر شفافیت فرآیند، ابزار عملیاتی قدرتمندی برای کنترل زمان‌بندی و بهبود کارایی تیم‌های مهندسی فراهم می‌کند. این بخش می‌تواند در پازل قیمت تمام شده پروژه نقش مهمی را بازی کند.

ارتباط سیستم کنترل مدارک مهندسی با BPMS

سیستم کنترل مدارک مهندسی با نرم افزار BPMS یکپارچه می‌شود تا مکانیزم تکامل هر مدرک از ایجاد تا نسخه نهایی و همچنین تایید تایم‌شیت‌ها به‌صورت مکانیزه انجام گیرد. با تعریف گردش کارهای دقیق در BPMS، مراحل بازبینی، تأیید، ثبت کامنت‌ها، بررسی بازه تخمینی و ارسال Transmittal قابل پیگیری و خودکارسازی هستند. این یکپارچگی باعث می‌شود تیم‌های مهندسی بتوانند فرآیندهای کاری خود را شفاف، استاندارد و بهینه مدیریت کنند و همزمان کنترل پروژه و کاهش ریسک تأخیرات را نیز بهبود بخشند.

چک‌لیست سیستم کنترل مدارک مهندسی

1. لیست مدارک
   • تعریف اولیه مدارک مورد نیاز پروژه
   • تعیین نوع و مشخصات هر مدرک
2. ماتریس گردش مدارک
   • مشخص کردن مسیر هر مدرک از ایجاد تا نسخه نهایی
   • تعیین مراحل بازبینی، تأیید و ارسال
3. نسخه نهایی و ارسال Transmittal
   • آماده‌سازی نسخه نهایی مدارک
   • ارسال توسط واحد DCC به بخش‌های مرتبط یا طرف‌های بیرونی
4. ثبت کامنت و Reply
   • امکان ثبت نظر، پیشنهاد یا اصلاحات روی هر مدرک
   • ثبت پاسخ‌ها به کامنت‌ها برای شفافیت و پیگیری
5. بازه تخمینی پاسخ (Estimated Response Time)
   • مشخص کردن بازه زمانی پیش‌بینی شده برای پاسخ به هر مدرک
   • مقایسه تاریخ واقعی ثبت کامنت/Reply با بازه تخمینی برای شناسایی تأخیرات
6. تایم‌شیت و پایش زمان واقعی
   • ثبت ساعت کاری صرف شده روی هر مدرک
   • مقایسه مجموع ساعت‌ها با بازه تخمینی کل پروسه برای پایش پیشرفت
7. کنترل پروژه و وزن‌دهی مدارک
   • تعیین وزن هر مدرک بر اساس Status و اهمیت آن
   • اولویت‌بندی مدارک بحرانی و رصد گلوگاه‌ها
8. یکپارچگی با BPMS
   • مکانیزم تکامل مدارک از ایجاد تا نسخه نهایی از طریق گردش کارهای BPMS
   • مکانیزم تایید تایم‌شیت‌ها به‌صورت مکانیزه
   • خودکارسازی مراحل بازبینی، تأیید، ثبت کامنت و ارسال Transmittal
9. دسترسی و امنیت
   • تعریف سطوح دسترسی مختلف برای اعضای تیم
   • کنترل دسترسی به مدارک حساس و جلوگیری از استفاده غیرمجاز
10. گزارش‌گیری و تحلیل
    • تولید گزارش‌های وضعیت مدارک، تأخیرات، پیشرفت و شاخص‌های کنترل پروژه
    • امکان تحلیل عملکرد تیم و بهبود فرآیند
11. آرشیو و تاریخچه مدارک
    • نگهداری نسخه‌های قدیمی و تاریخچه تغییرات
    • امکان ردیابی کامل فرآیند و اصلاحات

اینفوگرافیک یا دیاگرام مرحله‌ای سیستم کنترل مدارک مهندسی

 مثال عملی: گردش یک مدرک مهندسی از ایجاد تا نسخه نهایی

1. ایجاد مدرک
   • مهندس پروژه یک نقشه فنی جدید ایجاد می‌کند و مدرک در سیستم ثبت می‌شود.
   • مشخصات مدرک شامل نوع، شماره، نسخه اولیه و وضعیت اولیه (Draft) است.
2. ماتریس گردش مدارک
   • بر اساس ماتریس گردش، مدرک باید از مراحل «بازبینی داخلی»، «بازبینی مهندسی»، «تأیید نهایی» عبور کند.
   • هر مرحله دارای مسئول و بازه تخمینی پاسخ است.
3. ثبت کامنت و Reply
   • در مرحله بازبینی داخلی، اعضای تیم بازخورد خود را به شکل کامنت ثبت می‌کنند.
   • پاسخ‌ها (Reply) به کامنت‌ها ثبت شده تا تصمیمات و اصلاحات مستند شود.
   • سیستم تاریخ واقعی ثبت هر کامنت و reply را ذخیره می‌کند و آن را با بازه تخمینی مقایسه می‌کند تا تاخیرات مشخص شود.
4. تایم‌شیت و پایش زمان واقعی
   • هر کاربر زمان صرف شده برای بررسی و اصلاح مدرک را در تایم‌شیت ثبت می‌کند.
   • مجموع ساعت‌های کاری با بازه تخمینی کل فرآیند مقایسه می‌شود تا مکانیزم پایش پیشرفت واقعی فعال شود.
5. وزن‌دهی مدارک بر اساس Status
   • مدرک با توجه به Status فعلی (Draft → Reviewed → Approved) و اهمیت آن وزن‌دهی می‌شود.
   • مدارک بحرانی با وزن بالا اولویت بالاتری در پیگیری دارند.
6. تکامل مدرک و تایید تایم‌شیت از طریق BPMS
   • گردش کارهای BPMS مراحل تکامل مدرک و تأیید تایم‌شیت‌ها را مکانیزه کرده‌اند.
   • هر مرحله به صورت خودکار اطلاع‌رسانی می‌شود و مسئولین مربوطه اقدام می‌کنند.
7. نسخه نهایی و ارسال Transmittal
   • پس از تأیید نهایی، مدرک به نسخه آماده تبدیل شده و واحد DCC آن را در قالب Transmittal به بخش‌های مرتبط یا طرف‌های بیرونی ارسال می‌کند.
   • همه تغییرات، کامنت‌ها، تایم‌شیت و وضعیت پیشرفت در سیستم ذخیره و قابل ردیابی هستند.

این مثال، کل گردش مدرک مهندسی از ایجاد تا نسخه نهایی را پوشش می‌دهد و شامل: کامنت و reply، بازه تخمینی، تایم‌شیت، وزن‌دهی، تکامل مدارک از طریق BPMS و ارسال Transmittal است. این قابلیتها در نرم افزار EDMS و BPMS کتیبه ارائه خواهد شد. برای اطلاعات بیشتر با شرکت تماس بگیرید.