نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه نقشی در سازمانها دارد؟

نرم افزار اتوماسیون اداری، ک سامانه پیشرفته و هوشمند است که با بهره‌گیری از فناوری‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، فرآیندهای مرتبط با مدیریت مکاتبات و اسناد سازمانی را به صورت خودکار انجام می‌دهد. این سیستم به سازمان‌ها امکان می‌دهد ارتباطات داخلی و خارجی خود را سریع‌تر، دقیق‌تر و بدون اتلاف زمان مدیریت کنند. نتیجه استفاده از اتوماسیون اداری، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های جاری، تسهیل در بایگانی و پیگیری اسناد، و در نهایت ارتقای سطح مدیریت سازمان است.

چرا استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمانها ضروری است؟

در دنیای رقابتی امروز، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه یک ضرورت برای هر سازمانی است که به دنبال بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و مدیریت هوشمند مکاتبات خود است. این سیستم‌ها نه‌تنها فرآیندهای اداری را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کنند، بلکه باعث ایجاد یک بستر منسجم برای ارتباطات داخلی و خارجی می‌شوند. مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• دسترسی سریع و آسان به مکاتبات و ضمائم : امکان مشاهده، جستجو و بازیابی فوری نامه‌های وارده، صادره و داخلی به همراه ضمائم (مانند قراردادها، تصاویر و مستندات فنی).
• حفظ امنیت و جلوگیری از مفقودی اسناد : تضمین می‌شود که هیچ نامه یا مدرکی در مسیر گردش اداری گم یا حذف نشود.
• نظارت بر کل چرخه تولید مکاتبات : پیگیری دقیق وضعیت نامه‌ها از مرحله ایجاد تا تأیید و بایگانی.
• بایگانی دیجیتال و حذف کاغذبازی : جایگزینی بایگانی‌های فیزیکی با یک سیستم دیجیتال امن، قابل جستجو و همیشه در دسترس.
• ایجاد وحدت رویه و استانداردسازی فرآیندهای مکاتبات : استفاده از قالب‌های آماده، شماره‌گذاری استاندارد و دستورالعمل‌های یکپارچه برای مکاتبات بین واحدهای سازمان.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری كتیبه انتخاب برتر سازمانهاست؟

وقتی عبارت نرم افزار اتوماسیون اداری را در گوگل جستجو می‌کنید، با ده‌ها گزینه مختلف روبه‌رو می‌شوید. این تنوع باعث می‌شود انتخاب بهترین راهکار برای مدیران سازمان‌ها به یک چالش جدی تبدیل شود. طبق آمار، بیش از ۷۰٪ سازمان‌ها در زمان انتخاب سیستم اتوماسیون اداری دچار تردید می‌شوند. در چنین بازاری، دلیل اینکه اتوماسیون اداری کتیبه میان رقبا می‌درخشد، در کیفیت بالای خدمات و امکانات اختصاصی آن نهفته است. این نرم‌افزار نتیجه بیش از ۱۵ سال تحقیق، توسعه و تجربه عملی در پاسخ به نیازهای واقعی سازمان‌هاست.

خروجی این سال‌ها تلاش، سیستمی جامع، پایدار و قابل اعتماد است که تمامی بخش‌های یک سازمان را به صورت یکپارچه پوشش می‌دهد. به همین دلیل، نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه نه تنها یک ابزار، بلکه یک راهکار تحول‌آفرین برای مدیریت مکاتبات، بایگانی دیجیتال و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها محسوب می‌شود.

با توجه به امکانات پیشرفته و قابلیت‌های اختصاصی، می‌توان گفت اتوماسیون اداری کتیبه یکی از کامل‌ترین و جامع‌ترین راهکارهای اتوماسیون اداری ایران است. کافی است ۱۰ دلیل برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه را ببینید.

قابلیت‌های متمایز اتوماسیون اداری کتیبه را می‌توان به شکل زیر معرفی کرد::

• رابط کاربری ساده و کاربرپسند: محیطی روان و قابل فهم که همه کاربران—حتی بدون مهارت فنی—به‌راحتی می‌توانند با آن کار کنند.
• سه حالت بهره‌برداری (ویندوزی، تحت وب و آفلاین) : بهره برداری از ۳ وضعیت ویندوزی، تحت وب و offline
• فرایند آموزش پذیری سریع: فرایند آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در محیطی تعاملی و متناسب با نیاز مشتری، با کمترین زمان لازم برای یادگیری.
• پشتیبانی مناسب: تیم پشتیبانی کتیبه در کوتاه‌ترین زمان، مشکلات احتمالی را رفع می‌کند.
• سرعت مناسب: برخلاف بسیاری از سیستم‌ها، با افزایش تعداد نامه‌ها یا کاربران، کند نمی‌شود. دسترسی سریع به همه سوابق بدون نیاز به آرشیو.
• قابلیت چند شرکتی و پروژه محور: امکان مدیریت همزمان چند شرکت با چارت سازمانی مستقل و تعریف پروژه‌ها در کل فضای نرم‌افزار.
• تبدیل متن تأیید شده به تصویر : جلوگیری از تغییر سهوی یا عمدی نامه‌ها با قابلیت قفل کردن متن در قالب تصویر.
• نیاز حداقلی به سخت افزار: با حداقل منابع سخت‌افزاری، هزینه‌های خرید و نگهداری تجهیزات برای سازمان کاهش می‌یابد.
• مدیریت ضمائم و امنیت اطلاعات: امکان جداسازی فایل‌ها و ذخیره ضمائم به‌صورت رمزگذاری‌شده روی سرور یا فضای مجزا.
• اتصال به Active Directory ویندوز: امکان استفاده از سیاست‌های امنیتی ویندوز سرور و ورود کاربران با همان نام کاربری و رمز عبور شبکه.

سایر قابلیت‌های متمایز کتیبه

• کلیدواژه سازی و هشتک گذاری هوشمند برای سازماندهی بهتر مکاتبات
• مدیریت یادآوری و تقویم کاری با امکان آلارم و مشاهده نمایه ماهانه فعالیت‌ها. امکان تعریف یادآوری و مدیریت تقویم: قابلیت ایجاد کار با امکان تعریف آلارم وجود دارد.
• ماژول مستندسازی: قابلیت ساخت ساختار درختی و درج گونه های مختلف مدرک در سیستم امکان پذیر است.
• یکپارچگی با نرم افزار BPMS کتیبه جهت ارتقای سازمان از سطح اتوماسیون اداری به اتوماسیون فرآیندی.
• یکپارچه با نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) کتیبه برای مدیریت تخصصی مدارک فنی و مهندسی.

ويدئو معرفي ۱۰ قابليت نرم افزار اتوماسيون اداري کتيبه

تضمین بهترین عملکرد: سیاست بروزرسانی حرفه‌ای اتوماسیون اداری کتیبه

یکی از ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه، روند منظم و مداوم به‌روزرسانی و توسعه آن است. شرکت ورجاوند به‌طور منظم و مستمر نسخه‌های جدیدی از این نرم‌افزار را منتشر می‌کند تا عملکرد بهینه‌، قابلیت‌های پیشرفته‌تر و امنیت بالاتری را برای کاربران فراهم کند.

🔹 این به‌روزرسانی‌ها بر اساس تحقیقات تیم R&D و همچنین بازخوردهای دریافتی از مشتریان طراحی می‌شوند.
🔹 تمامی به‌روزرسانی‌ها به‌صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌گیرد تا همیشه از جدیدترین قابلیت‌ها بهره‌مند شوند.
🔹 هدف اصلی این روند، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه کاربری در سازمان‌های استفاده‌کننده از کتیبه است.

با این به‌روزرسانی‌های مداوم، نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه همواره همگام با نیازهای کاربران و تغییرات فناوری پیش می‌رود و بهترین راهکار برای مدیریت مکاتبات و فرآیندهای سازمانی باقی می‌ماند.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه : شفاف، منصفانه و بدون هزینه پنهان

یکی از دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها هنگام انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری، هزینه‌های آن است. بسیاری از نرم‌افزارهای موجود در بازار، در کنار قیمت پایه، دارای هزینه‌های پنهان مانند هزینه نصب، آموزش، پشتیبانی یا حتی بروزرسانی هستند که در ابتدا مشخص نمی‌شوند و باعث افزایش هزینه‌های نهایی برای مشتری می‌شوند.

اما نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه با سیاست شفافیت در قیمت‌گذاری، تمامی هزینه‌ها را از ابتدا به صورت روشن و مشخص به مشتری اعلام می‌کند. این به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی مالی دقیق‌تری داشته باشند و نگران پرداخت‌های غیرمنتظره نباشند. قیمت رقابتی ما در سال جاری، حدود ۴۰% نسبت به میانگین قیمت نرم افزارهای اتوماسیونهای جاری کشور، کمتر است.

• شفافیت در هزینه‌ها: هیچ مبلغ اضافه یا پنهانی در فاکتور نهایی وجود ندارد. هزینه‌های غیرمنتظره در نرم افزار اتواسیون اداری کتیبه وجود ندارد.
• ارزش خرید بالا: امکانات گسترده با هزینه‌ای مناسب در مقایسه با رقبا.
• سرمایه‌گذاری هوشمندانه: بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی با هزینه‌ای اقتصادی.
• ماژول‌های اضافی رایگان که در سایر نرم‌افزارها پولی هستند در کتیبه رایگان است همانند دریافت و ارسال ایمیل یا فکس.

تشخيص اشتباه خريد نرم افزار اتوماسيون اداري و نرم افزار BPMS

“طبق پژوهش انجمن فناوری اطلاعات ایران، حدود ۴۲٪ سازمان‌ها که نرم افزار اتوماسیون اداری خریداری کرده‌اند، انتظار داشتند این سیستم بتواند فرآیندهای پیچیده کسب‌وکار را نیز مدیریت کند! این نشان می‌دهد بسیاری از سازمان‌ها به دلیل عدم شناخت کافی یا اطلاعات ناقص، به اشتباه نرم افزار اتوماسیون اداری را انتخاب کرده‌اند در حالی که نیاز واقعی آن‌ها نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) است. در بسیاری از جلسات مشاوره، متوجه شدیم که شرکت‌ها صرفاً به دلیل شنیدن کلمه «اتوماسیون» و هدایت شدن توسط جستجوی گوگل، سراغ اتوماسیون اداری رفته‌اند، بدون اینکه تفاوت‌های اصلی این دو سیستم را بدانند”

برخی از مواقع انتظاراتي كه مشتري از سیستم اتوماسیون اداری دارد فراتر از ساماندهي مكاتبات است و تمايل دارد در كليه حوزه‌ها، سازمان خود را paperless كند. اين مواقع بدليل عدم شناخت صحیح نرم‌افزار يا عدم تخصص فروشنده، ممکن است انتظار ساماندهی فرایندهای سازمان نیز به وجود می‌آید. برای جلوگیری از این اشتباه و سوء‌تفاهم‌ها،  تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS را مطالعه فرمایید. این مقاله می‌تواند به شما کمک کند تا تفاوت‌های اصلی بین دو نوع نرم‌افزار را درک کنید و بدانید که هرکدام از آن‌ها چه نقش‌هایی را در سازمان ایفا می‌کنند. اتوماسیون اداری معمولاً به ساماندهی مکاتبات و اسناد کمک می‌کند، در حالی که نرم‌افزار BPMS به مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌ و کار در سازمان می‌پردازد.