مدیریت سازمان بزرگ به کمک نرم افزار BPMS

چطور مدیریت سازمان بزرگ و متراکم به کمک BPMS ساده‌تر می‌شود؟

سازمان متراکم چیست؟

سازمان متراکم یا سازمان با چگالی بالای فرایندها، دارای تعداد زیادی فرایند کاری در بخش‌های مختلف است. این فرایندها در هم تنیده و شبیه موجود زنده در تعامل‌اند. دریافت اطلاعات از وضعیت آن‌ها بدون نرم افزار مدیریت فرایند یا BPMS بسیار پرهزینه و زمان‌بر خواهد بود. در چنین شرایطی، افزایش حجم کار و وابستگی شدید به افراد باعث می‌شود مدیران نتوانند دید روشنی از وضعیت واقعی سازمان داشته باشند.

سازمان پیچیده و خطای نیروی انسانی

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در سازمان‌های بزرگ، خطای انسانی است. به‌جای کنترل مستقیم افراد، بهتر است فرایندها مدیریت شوند. با پیاده‌سازی و مهندسی مجدد فرایندها در BPMS، می‌توان خطاهای سهوی یا عمدی نیروی انسانی را به شکل سیستماتیک کاهش داد.

نقش اعتبارسنجی اطلاعات در BPMS

یکی از منابع خطای انسانی، ورود یا پردازش نادرست داده‌ها است. در نرم‌افزار BPMS می‌توان الگوریتم‌های اعتبارسنجی (Validation) را تعریف و اجرا کرد. حتی اگر اعتبارسنجی پیچیده باشد، با مدل‌سازی درست می‌توان آن را به سیستم افزود. به این ترتیب بخش زیادی از خطاهای انسانی به‌طور خودکار حذف می‌شود.

گردش کارهای هوشمند و بهینه

یکی دیگر از امکانات مهم BPMS در مدیریت سازمان‌های بزرگ، طراحی گردش کارهای هوشمند است. این گردش کارها بر اساس قوانین و شرایط تعریف‌شده به صورت خودکار وظایف را توزیع می‌کنند. نتیجه این است که تصمیم‌گیری کمتر به افراد وابسته می‌شود و عدالت و سرعت در اجرای کارها افزایش می‌یابد.

جایگزینی سمت‌ها به جای افراد

در BPMS می‌توان نقش‌ها و سمت‌ها را تعریف کرد. بنابراین، با تغییر نیروها یا جابه‌جایی افراد، سوابق کاری و مسئولیت‌ها همچنان در سیستم باقی می‌ماند. این موضوع باعث می‌شود مدیریت سازمان وابسته به افراد خاص نباشد و پایداری بیشتری ایجاد شود.

داشبوردهای مدیریتی

مدیریت سازمان بزرگ با بازدید میدانی امکان پذیر نیست و نمیتوان وضعیت دقیق همه قسمتهای آنرا پایش کرد. بایستی برای ارزیابی آن، شاخصهایی (KPI) تعریف کرد و با رصد کردن شاخصهای سازمان، در صورت نیاز به روند انجام کارها در آن فرایند وارد شد. این کار با داشبوردهای مدیریتی که در نرم افزار bpms ساخته می‌شود قابل پایش خواهد بود.

نتیجه‌گیری

پیاده‌سازی BPMS در سازمان‌های بزرگ کمک می‌کند تا خطاهای انسانی کاهش یابد، گردش کارها هوشمندانه اجرا شود و مدیران از طریق داشبوردهای مدیریتی، دید دقیقی به کل سازمان داشته باشند. به بیان ساده، مدیریت سازمان‌های پیچیده بدون BPMS مانند حرکت در تاریکی است.