چالش ساخت نرم افزار اتوماسیون اداری با BPMS :
همیشه این سؤال مطرح است که آیا یک سازمان باید فرایندهای اتوماسیون اداری خود را با نرم افزار BPMS پیادهسازی کند یا از یک نسخه آماده نرمافزار استفاده نماید؟ به عبارت دیگر، اگر نرمافزار BPMS توانمندی ایجاد نرم افزار اتوماسیون اداری یا مشابه آن را دارد، آیا بهتر است نرم افزار اتوماسیون اداری را خودمان بسازیم یا نسخه آماده را خریداری کنیم؟
در پاسخ به این سؤال نمیتوان یک نسخه قطعی ارائه داد؛ همه چیز به نیازها و انتظارات کاربران از نرمافزار اتوماسیون اداری بستگی دارد. برای مثال، نرمافزار کتیبه هم ماژول آماده و استاندارد اتوماسیون اداری دارد و هم BPMS که با توانمندیهایش میتواند یک نرم افزار اتوماسیون اداری سفارشی را تولید کند.
هنگامی که صحبت از پیادهسازی نرمافزار با BPMS میشود، مهم است بدانید عملکرد سیستم باید چگونه باشد. اصولاً هر بخش باید به صورت ریزماژولهای مدیریت شده توسط BPMS ساخته شود. برای مثال:
در مرحله اول، باید یک بانک اطلاعاتی از شرکتها و افرادی که با آنها مکاتبه میکنید ایجاد شود.
همچنین باید فرمی برای ثبت نامهها طراحی کنید تا اطلاعات نامههای صادره، وارده و داخلی در آن وارد شود.
قبل از تصمیمگیری، به این نکات توجه کنید:
آیا زمان کافی برای پیادهسازی چنین سیستمی دارید؟
چقدر زمان لازم است تا همه ماژولها ساخته شوند؟
اتوماسیونی که میخواهید، چقدر با نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه شباهت دارد و میزان انطباق آن با نیازهای شما چقدر است؟
دقت کنید که نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه حاصل حداقل ۱۵ سال تجربه، نفرساعت تحلیل، طراحی و پیادهسازی است و بازخوردهای فراوان مشتریان در آن لحاظ شده است. امکانات این سیستم بسیار گسترده است و نمیتوان به سادگی از آن چشمپوشی کرد.
🔹 توصیه ما:
اگر میخواهید یک اتوماسیون ساده داشته باشید، بهتر است با BPMS کتیبه آن را بسازید.
اگر به دنبال اتوماسیون پیچیده و با امکانات گسترده هستید، از ماژول آماده نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه استفاده کنید.
نکته جالب: قیمت اتوماسیون آماده کتیبه حتی کمتر از BPMS کتیبه است! 🙂
آیا برای سیستمهای پیچیده نباید از BPMS استفاده کرد؟
با خواندن بخش اول مقاله شاید این سؤال پیش بیاید که برای فرایندهای پیچیده بهتر است از BPMS استفاده نکنیم. پاسخ قطعی بله یا خیر نیست؛ همه چیز بستگی به شرایط دارد.
به یک مثال توجه کنید:
فرض کنید شما به عنوان یک شرکت، نرمافزار تخصصی خارجی دارید که محاسبات بسیار پیچیدهای انجام میدهد. شاید جزئیات اجرای آن را ندانید، اما کلیات و روشهای اجرایی آن را میتوانید درک کنید.
آیا میتوانید با انواع روشهای مهندسی معکوس جزئیات کامل آن را استخراج کنید؟
پاسخ: قطعا خیر.
اگر این نرمافزار قرار است به صورت مستقل کار کند و نیازی به تبادل اطلاعات با سایر سیستمها ندارید و همچنین دارای پیچیدگیهای فنی زیادی است، پیشنهاد میکنیم اجرای آن با BPMS منطقی نیست.
اما اگر نیاز به تبادل اطلاعات با سایر زیرسیستمها دارید، چه کنیم؟
راهکارها چند گزینه دارد:
استفاده از وب سرویسها که تبادل اطلاعات را تسهیل میکند.
استفاده از خروجی اکسل و ارسال آن به BPMS برای ادامه فرایند.
نرم افزار BPMS میتواند به تکامل و هماهنگی سیستمهای موجود شما کمک کند و باعث یکپارچگی بهتر شود. برای درک بهتر، میتوانید مقالههای ما درباره نسلهای محتلف نرم افزارهای مدیریت و تکامل MIS با BPMS را مطالعه کنید. همچنین برای مشاوره تخصصی، میتوانید با ما تماس بگیرید تا راهکار مناسب برای سازمان شما ارائه شود.
