bpms و وب سرویسها
یکی از اهداف اصلی نرمافزار BPMS، ایجاد یکپارچگی بین نرمافزارهای مختلف موجود در سازمان است. ممکن است برخی نرمافزارهای سازمان به دلایل مختلف، مانند ماهیت سیستمهای MIS یا عدم تغییرات و انعطافپذیری در ساختارشان، به مرور زمان کارایی خود را از دست بدهند. از طرفی، اطلاعات ذخیرهشده در این نرمافزارها و مشکلات هزینهای ناشی از خرید نرمافزار جدید، میتواند مهاجرت به سیستمهای جدید را با چالشهای جدی مواجه کند.
در برخی موارد، مشاهده شده است که مالک فرآیند قدیم در حوزه کاری خود رضایت کافی از نرمافزار دارد و سیستم بهطور مستقل بهخوبی کار میکند. اما وقتی بهعنوان بخشی از یکپارچگی سازمانی و ارتباط با زیرسیستمهای دیگر نگاه شود، مشکلاتی در هماهنگی و یکپارچگی ایجاد میشود. در چنین شرایطی، مالک فرآیند ممکن است نسبت به تغییر سیستم مقاومت کند.
با توجه به روند توسعه شرکتها و سازمانها در حوزههای مدیریت دانش (Knowledge Management)، سیستمهای تصمیم گیر (DSS) و تعالی سازمانی، نیازهای جدیدی مطرح میشود که میتواند سرعت توسعه را کاهش دهد، بهویژه وقتی مشکلات یاد شده در مسیر یکپارچگی و بهروز رسانی سیستمها وجود داشته باشد.
وب سرویس چیست؟
وب سرویس ها برنامه هایی (یا قطعه کد) هستند که به صورت وب بیس در دسترس بوده و از طریق پروتکل های استانداردی مانند HTTP به انتقال و مبادله اطلاعات با سایر برنامه های کاربردی سازمان میپردازند. اساس کار وب سرویس (Web Service) ها بر پایه دریافت و تولید پیغام بنیان گذاری شده است. در واقع وب سرویسها در جهت یکپارچه کردن برنامه های کاربردی از ارسال و تبادل اطلاعات استفاده میکنند.
روش استفاده از وب سرویس ها در یکپارچگی اطلاعات در BPMS
نرمافزار BPMS از چند روش برای برقراری ارتباط با زیرسیستمها پشتیبانی میکند که در ادامه به دو روش اصلی اشاره شده است:
- اتصال به لایه بانک اطلاعاتی (Data Layer):
در این روش، نرمافزار BPMS با ایجاد یک اتصال (Connection) به بانک اطلاعاتی سایر سیستمها، امکان فراخوانی اطلاعات را فراهم میکند.- مزیت: این روش از نظر فنی قابل اجرا است و امکان دسترسی مستقیم به دادههای زیرسیستم را فراهم میکند.
- چالش: نیاز به دانش دقیق از ساختار جداول، روابط دادهها، و قواعد تجاری نرمافزار قدیمی دارد. همین پیچیدگیها باعث میشود پیادهسازی این روش زمانبر باشد.
- استفاده از Web Service:
بسیاری از شرکتهای معتبر برای افزایش رضایت مشتریان و امکان اتصال نرمافزار خود با سایر زیرسیستمها، web serviceهای متعددی ارائه میدهند. این سرویسها به راحتی در BPMS فراخوانی میشوند.- مزیت: بدون نیاز به دانش از ساختار جداول یا بانک اطلاعاتی زیرسیستم، امکان یکپارچگی اطلاعاتی فراهم میشود.
- تکامل سیستمها: استفاده از web service به BPMS امکان میدهد تا با زیرسیستمها یکپارچه عمل کند، در حالی که اطلاعات سازمان بهصورت هماهنگ و بدون تداخل مدیریت میشود.
یک مثال برای درک بهتر نقش وب سرویس در یکپارچگی
برای درک بهتر یک مثال میزنیم. فرض کنید در یک نرم افزار انبار (و نه در نرم افزار BPMS) مطابق روال ورود و خروج کالا در انبارها ثبت میگردد. در هر لحظه امکان دریافت گزارش موجودی هر کالا وجود دارد. فرایند دیگری به نام درخواست کالا توسط نرم افزار BPMS ساخته می شود. این درخواست بایستی با بررسی موجودی کالاهای درخواستی در انبار اقدام به تحویل کالا و یا درخواست خرید کالا کند. به بیان دیگر در صورتیکه موجودی کالای درخواستی از موجودی انبار کمتر بود اقدام به درخواست خرید و مطابق گردش کار (workflow) مصوب صورت پذیرد. آنالیز موجودی انبار توسط وب سرویس قابل انجام است. این وب سرویس در تصمیم گیری قابل استفاده خواهد بود و مسیر حرکتی گردش کار را تعیین میکند.
