BPMS و ROI واقعی : بازگشت سرمایهای که مدیران میبینند
در بیشتر سازمانها، مدیران تصور میکنند هزینههای فناوری قابلکنترل است؛ تا زمانی که اولین پروژه اتوماسیون جدی اجرا میشود و مشخص میشود چه حجم عظیمی از زمان، نیروی انسانی و منابع، سالها در فرآیندهای دستی هدر رفته است. حقیقت این است: بیشترین هزینههای سازمان، در گزارشهای مالی دیده نمیشوند؛ در تاخیر یک امضا، گمشدن یک فرم، دوبارهکاری یک واحد و زمان تلفشده بین واحدها پنهان شدهاند. BPMS دقیقاً همین هزینههای پنهان را آشکار و حذف میکند و همینجاست که بازگشت سرمایه آن، نه یک ادعا، بلکه یک واقعیت قابل اندازهگیری است.
در ادامه، با مثالهای عددی و ملموس، نشان میدهیم چگونه نرم افزار BPMS ضمن حذف دوبارهکاری و افزایش بهرهوری، میتواند ROI واقعی و سریع برای سازمانها ایجاد کند.
مثال ۱: اتوماسیون فرم مرخصی
وضعیت قبل از BPMS:
- تعداد کارکنان: ۱۰۰ نفر
- متوسط درخواست مرخصی در ماه: ۲۰۰ درخواست
- زمان پردازش هر درخواست: ۳ روز (چک کردن مانده مرخصی، رعایت ضوابط خاص شرکت، امضاهای متوالی، ثبت دستی)
- افراد درگیر: ۱ کارمند اداری + ۲ مدیر
- حقوق کارمند: ۱۰ میلیون تومان ماهانه
- حقوق مدیران: ۲۰ میلیون تومان ماهانه (سهم فرآیند: ۱/۵۰ حقوق هر مدیر)
هزینههای پنهان: بررسی مانده مرخصی، رعایت ضوابط مرخصی، امضاها، ثبت دستی
وضعیت بعد از BPMS:
- فرم مرخصی دیجیتال و خودکار
- بررسی مانده مرخصی و رعایت ضوابط شرکت به صورت خودکار
- تایید آنلاین با یک کلیک، بدون گردش دستی
- زمان پردازش تقریبا صفر
- افراد درگیر کاهش یافته از ۳ نفر به ۱ نفر
صرفهجویی ماهانه:
- کارمندان: ۸.۳ میلیون تومان
- مدیران: ۰.۸ میلیون تومان
- جمع ≈ ۹.۱ میلیون تومان
هزینه پیادهسازی: ۳۰ میلیون → ROI ≈ ۳.۳ ماه
خلاصه: همه پردازشهای دستی با یک کلیک انجام میشود.
مثال ۲: کاهش زمان پردازش سفارشهای داخلی
وضعیت قبل از BPMS:
- تعداد سفارشهای داخلی: ۵۰۰ سفارش در ماه
- زمان پردازش هر سفارش: ۲ روز
- افراد درگیر: ۲ کارمند + ۱ مدیر
- حقوق کارمندان: ۱۰ میلیون تومان، حقوق مدیر: ۲۰ میلیون تومان (سهم فرآیند: ۱/۵۰)
وضعیت بعد از BPMS:
- سفارشها دیجیتال و خودکار
- بررسی موجودی، تاییدیهها و ثبت سفارش با یک کلیک
- زمان پردازش تقریبا صفر
- تعداد افراد درگیر کاهش یافته به ۱ نفر
صرفهجویی ماهانه:
- کارمندان: ۶.۷ میلیون تومان
- مدیر: ۰.۴ میلیون تومان
- جمع ≈ ۷.۱ میلیون تومان
هزینه پیادهسازی: ۲۰ میلیون → ROI ≈ ۳ ماه
مثال ۳: پردازش و تایید فاکتورهای خرید
وضعیت قبل از BPMS:
- تعداد فاکتورها: ۳۰۰ فاکتور در ماه
- زمان پردازش هر فاکتور: ۲ روز
- افراد درگیر: ۲ کارمند + ۱ مدیر
- حقوق کارمندان: ۱۰ میلیون تومان، حقوق مدیر: ۲۰ میلیون تومان (سهم فرآیند: ۱/۵۰)
وضعیت بعد از BPMS:
- فاکتورها دیجیتال، تطبیق خودکار با قراردادها و موجودی
- تایید آنلاین با یک کلیک
- زمان پردازش تقریبا صفر
- افراد درگیر: ۱ نفر
صرفهجویی ماهانه:
- کارمندان: ۴ میلیون تومان
- مدیر: ۰.۴ میلیون تومان
- جمع ≈ ۴.۴ میلیون تومان
هزینه پیادهسازی: ۱۵ میلیون → ROI ≈ ۳.۵ ماه
مثال ۴: تایید و ثبت درخواست خرید تجهیزات کوچک
وضعیت قبل از BPMS:
- تعداد درخواستها: ۱۰۰ درخواست در ماه
- زمان پردازش هر درخواست: ۳ روز
- افراد درگیر: ۱ کارمند + ۲ مدیر
- حقوق کارمند: ۱۰ میلیون، حقوق مدیر: ۲۰ میلیون (سهم فرآیند: ۱/۵۰)
وضعیت بعد از BPMS:
- تمام بررسیها و تاییدها دیجیتال
- زمان پردازش تقریبا صفر
- افراد درگیر: ۱ نفر
صرفهجویی ماهانه:
- کارمند: ۱ میلیون تومان
- مدیران: ۰.۸ میلیون تومان
- جمع ≈ ۱.۸ میلیون تومان
هزینه پیادهسازی: ۱۰ میلیون → ROI ≈ ۵.۵ ماه
جمعبندی
همه این مثالها نشان میدهند که BPMS نه تنها زمان و منابع سازمان را آزاد میکند، بلکه با حذف پردازشهای دستی و دوبارهکاریها، بازگشت سرمایه سریع و قابل محاسبه ایجاد میکند. اگر سازمان شما هنوز فرآیندهای پراکنده، کاغذی یا دستی دارد، هر روزی که بدون BPMS میگذرد، هزینه پنهان قابل توجهی ایجاد میشود. پروژههای BPMS، به خصوص با پیادهسازی کتیبه، میتوانند ROI واقعی را ظرف چند ماه برای سازمان شما محقق کنند و هزینهها را به فرصت تبدیل نمایند. حالا تصمیم با شماست: آیا میخواهید هزینههای پنهان سازمان هر روز بدون بازگشت سرمایه ادامه یابد، یا با یک سرمایهگذاری هوشمندانه در BPMS، نه تنها این هزینهها را حذف کنید، بلکه ROI واقعی و سریع برای سازمان خود بسازید؟
