SharePoint یا BPMS؟ مقایسه‌ای بر پایه مستندات رسمی مایکروسافت و مستندات فنی BPMS کتیبه

اگر تاکنون در جلسات انتخاب یا خرید نرم‌افزارهای سازمانی حضور داشته باشید، احتمالاً این سؤال را بارها شنیده‌اید: «چرا باید BPMS بخریم؟ مگر SharePoint همین کار را انجام نمی‌دهد؟» این سؤال تقریباً در اکثر جلسات معرفی و ارائه نرم‌افزار BPMS که با مدیران فناوری اطلاعات، مدیران سیستم‌ها و مدیران ارشد سازمان‌ها داشته‌ایم، مطرح شده است. گاهی این سؤال از سوی مدیر IT پرسیده می‌شود که سال‌هاست زیرساخت مایکروسافت را در سازمان توسعه داده است؛ گاهی مدیرعامل آن را مطرح می‌کند تا مطمئن شود قرار نیست برای قابلیتی که از قبل در اختیار دارد، دوباره هزینه کند؛ و گاهی نیز کارشناسان فناوری اطلاعات صرفاً می‌خواهند بدانند مرز بین این دو فناوری دقیقاً کجاست.

صادقانه بگوییم، سؤال کاملاً منطقی است. SharePoint یکی از شناخته‌شده‌ترین محصولات مایکروسافت است و سال‌هاست در هزاران سازمان برای مدیریت اسناد، همکاری تیمی، ایجاد پرتال‌های سازمانی و توسعه راهکارهای مبتنی بر Microsoft 365 مورد استفاده قرار می‌گیرد. از طرف دیگر، BPMS نیز به عنوان یک راهکار تخصصی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار شناخته می‌شود. طبیعی است که هنگام انتخاب یک راهکار سازمانی، این پرسش مطرح شود که آیا این دو محصول رقیب یکدیگر هستند یا هر کدام برای مسئله‌ای متفاوت طراحی شده‌اند؟ پاسخ این سؤال، برخلاف آنچه گاهی در مطالب تبلیغاتی دیده می‌شود، یک «بله» یا «خیر» ساده نیست.

در برخی سازمان‌ها، SharePoint به همراه سایر ابزارهای اکوسیستم مایکروسافت می‌تواند بسیاری از نیازها را برطرف کند. در مقابل، سازمان‌هایی نیز وجود دارند که با افزایش تعداد فرآیندها، پیچیدگی گردش کار، نیاز به مدیریت قوانین کسب‌وکار، گزارش‌های تحلیلی، پایش عملکرد فرآیندها و یکپارچگی با سامانه‌های مختلف، به این نتیجه می‌رسند که استفاده از یک BPMS تخصصی انتخاب مناسب‌تری خواهد بود. بنابراین، پاسخ این سؤال بیش از آنکه به نام محصول وابسته باشد، به نیاز واقعی سازمان بستگی دارد.

به همین دلیل تصمیم گرفتیم این مقاله را با رویکردی متفاوت تهیه کنیم. پیش از آغاز مقایسه، لازم می‌دانیم درباره روش تهیه این مقاله شفاف باشیم. ورجاوند خود را مرجع تخصصی SharePoint نمی‌داند و به همین دلیل، قصد نداریم درباره قابلیت‌ها یا محدودیت‌های این محصول بر اساس برداشت‌های شخصی یا تجربیات محدود اظهار نظر کنیم. تمامی مطالب، تعاریف، قابلیت‌ها و نکات فنی مربوط به SharePoint در این مقاله صرفاً بر اساس مستندات رسمی مایکروسافت تدوین شده‌اند و در بخش‌های مختلف، لینک مرجع رسمی هر موضوع نیز ارائه خواهد شد تا خوانندگان بتوانند در صورت تمایل، اطلاعات را مستقیماً از منبع اصلی بررسی کنند.

در مقابل، تیم ورجاوند سال‌هاست به‌صورت تخصصی در حوزه تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی و استقرار سامانه‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) فعالیت می‌کند. بنابراین، مطالب مربوط به BPMS بر اساس مستندات فنی محصول، معماری سامانه و تجربه عملی حاصل از اجرای پروژه‌های متعدد در سازمان‌های مختلف ارائه شده است. به بیان دیگر، مرجع ما در بخش SharePoint، مستندات رسمی مایکروسافت است و مرجع ما در بخش BPMS، مستندات فنی نرم افزار BPMS کتیبه و تجربه تخصصی تیم ورجاوند.

هدف این مقاله اثبات برتری مطلق SharePoint یا BPMS نیست و قصد نداریم با نادیده گرفتن قابلیت‌های یکی، دیگری را برتر نشان دهیم. برعکس، تلاش کرده‌ایم مبنای این مقایسه، مستندات فنی، اطلاعات قابل استناد و تجربه عملی باشد؛ نه برداشت‌های شخصی یا شعارهای تبلیغاتی. برای آنکه این مقایسه منصفانه، کاربردی و قابل استناد باشد، SharePoint و BPMS را تنها از یک یا دو زاویه بررسی نمی‌کنیم. در ادامه، این دو راهکار را در محورهای مختلفی مانند فلسفه طراحی محصول، فرم‌ساز، گردش کار، مدیریت قوانین کسب‌وکار، گزارش‌سازی، داشبوردهای مدیریتی، مدیریت اسناد، یکپارچگی با سایر سامانه‌ها، امنیت، سطح دسترسی، هوش مصنوعی، هزینه مالکیت، توسعه‌پذیری، نگهداری و ده‌ها معیار مهم دیگر ارزیابی خواهیم کرد. امیدواریم در پایان این مقاله، به جای آنکه صرفاً بدانید کدام محصول امکانات بیشتری دارد، بتوانید به این سؤال مهم‌تر پاسخ دهید:

«با توجه به نیازها، محدودیت‌ها و برنامه توسعه سازمان ما، کدام راهکار انتخاب مناسب‌تری خواهد بود؟»

زیرا در نهایت، بهترین فناوری الزاماً پیشرفته‌ترین فناوری نیست؛ بهترین فناوری، راهکاری است که بیشترین تناسب را با نیازهای واقعی سازمان داشته باشد.

SharePoint چیست؟

بر اساس تعریف رسمی مایکروسافت، SharePoint یک بستر همکاری سازمانی (Collaboration Platform) است که برای ایجاد سایت‌های داخلی (Intranet)، مدیریت اسناد، اشتراک‌گذاری اطلاعات، همکاری تیمی و توسعه راهکارهای سازمانی طراحی شده است. سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از SharePoint سایت‌های تیمی، کتابخانه‌های اسناد، فهرست‌ها (Lists) و صفحات سازمانی ایجاد کرده و اطلاعات خود را به‌صورت متمرکز مدیریت کنند.
منبع: Microsoft Support – What is SharePoint?

یکی از مهم‌ترین کاربردهای SharePoint، مدیریت اسناد (Document Management) است. امکاناتی مانند کتابخانه‌های اسناد (Document Libraries)، نسخه‌بندی فایل‌ها (Version History)، کنترل دسترسی، جستجوی سازمانی و همکاری هم‌زمان کاربران روی اسناد باعث شده است SharePoint به یکی از راهکارهای پرکاربرد در مدیریت محتوای سازمانی تبدیل شود.
منبع: Microsoft Support – SharePoint Help & Learning

مایکروسافت همچنین SharePoint را بخشی از اکوسیستم Microsoft 365 معرفی می‌کند. به همین دلیل این محصول به‌صورت یکپارچه با سرویس‌هایی مانند Microsoft Teams، Outlook، OneDrive، Excel، Word و سایر سرویس‌های Microsoft 365 کار می‌کند و امکان اشتراک‌گذاری اطلاعات و همکاری میان کاربران را فراهم می‌سازد.
منبع: Microsoft Support – What is SharePoint?

از دیدگاه توسعه نرم‌افزار نیز SharePoint بستری برای توسعه راهکارهای سازمانی محسوب می‌شود. مایکروسافت برای توسعه قابلیت‌های سفارشی، SharePoint Framework (SPFx) را به‌عنوان چارچوب اصلی توسعه معرفی کرده است که امکان ایجاد Web Partها، افزونه‌ها و توسعه سمت کاربر (Client-side Development) را با استفاده از فناوری‌های مدرن وب فراهم می‌کند.
منبع: Microsoft Learn – SharePoint Framework Overview

در سال‌های اخیر، مایکروسافت مسیر توسعه قابلیت‌های اتوماسیون را نیز در قالب اکوسیستم Microsoft 365 گسترش داده است. به همین دلیل، هنگام طراحی راهکارهای سازمانی، SharePoint معمولاً در کنار سایر اجزای این اکوسیستم مانند Power Automate، Power Apps و Power BI مورد استفاده قرار می‌گیرد و بسیاری از سناریوهای سازمانی با ترکیب این محصولات پیاده‌سازی می‌شوند.
منبع: Microsoft Support – SharePoint Help & Learning

بنابراین، پیش از آنکه SharePoint را با یک BPMS مقایسه کنیم، باید به یک نکته مهم توجه داشته باشیم. SharePoint در درجه اول یک محصول با قابلیت‌های گسترده برای همکاری سازمانی، مدیریت محتوا و مدیریت اسناد است. هرچند این محصول امکانات متنوعی برای ساخت راهکارهای سازمانی نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهد، اما برای مقایسه منصفانه با یک BPMS باید قابلیت‌های هر دو محصول را در حوزه‌های مختلف به‌صورت جداگانه بررسی کرد. در بخش‌های بعدی، این مقایسه را گام‌به‌گام و بر اساس معیارهای فنی انجام خواهیم داد.

۲- نرم افزار BPMS چیست؟

پیش از آنکه SharePoint را با یک BPMS مقایسه کنیم، لازم است ابتدا بدانیم BPMS دقیقاً برای حل چه مسئله‌ای ایجاد شده است. بسیاری از افراد، BPMS را صرفاً ابزاری برای طراحی فرم یا ایجاد گردش کار می‌دانند؛ در حالی که این تنها بخش کوچکی از قابلیت‌های یک BPMS است. در واقع، BPMS مخفف Business Process Management System یا سامانه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است و فلسفه اصلی آن، مدیریت چرخه کامل فرآیندهای سازمانی از مرحله طراحی تا اجرا، پایش، تحلیل و بهبود مستمر است.

در یک BPMS، هدف تنها مکانیزه کردن چند فرم یا ارسال یک درخواست از یک کاربر به کاربر دیگر نیست. هدف این است که فرآیندهای سازمان به‌صورت استاندارد مدل‌سازی شوند، قوانین کسب‌وکار به‌صورت متمرکز مدیریت شوند، عملکرد فرآیندها قابل اندازه‌گیری باشد و مدیران بتوانند بر اساس داده‌های واقعی، فرآیندهای خود را بهبود دهند. به همین دلیل، یک BPMS معمولاً مجموعه‌ای از قابلیت‌های مرتبط را در قالب یک سامانه یکپارچه در اختیار سازمان قرار می‌دهد؛ از جمله:

• مدل‌سازی فرآیندها
• موتور اجرای فرآیند (Workflow Engine)
• فرم‌ساز
• مدیریت قوانین کسب‌وکار (Rule Engine)
• گزارش‌ساز
• داشبوردهای مدیریتی
• پایش شاخص‌های عملکرد (KPI)
• مدیریت سطوح دسترسی
• یکپارچه‌سازی با سایر سامانه‌ها
• مدیریت اعلان‌ها و هشدارها
• ثبت تاریخچه اجرای فرآیندها (Audit Trail)
• پایش و بهبود مستمر فرآیندها

نکته مهم این است که تمام BPMSها امکانات یکسانی ندارند. برخی محصولات تنها امکانات پایه‌ای برای طراحی فرم و گردش کار ارائه می‌کنند، در حالی که برخی دیگر قابلیت‌هایی مانند مدل‌سازی بر اساس استاندارد BPMN، Rule Engine، مدیریت SLA، مانیتورینگ لحظه‌ای، تحلیل گلوگاه‌های فرآیند، هوش تجاری (BI) و حتی ابزارهای هوش مصنوعی را نیز در اختیار سازمان قرار می‌دهند.

بنابراین، هنگام انتخاب یک BPMS نیز صرف مشاهده عبارت «BPMS» نباید تصور کرد تمامی محصولات بازار امکانات یکسانی دارند. همانند بسیاری از نرم‌افزارهای سازمانی، میزان بلوغ، معماری و امکانات محصولات مختلف می‌تواند تفاوت قابل توجهی با یکدیگر داشته باشد.

نرم افزار BPMS کتیبه

در این مقاله، زمانی که از BPMS کتیبه نام می‌بریم، منظور محصول توسعه‌یافته توسط شرکت ورجاوند است. BPMS کتیبه با هدف مدیریت یکپارچه فرآیندهای سازمانی طراحی شده و امکاناتی مانند:

• مدل‌سازی فرآیندها
• فرم‌ساز پویا
• موتور گردش کار
• Rule Engine
• گزارش‌ساز
• داشبوردهای مدیریتی
• مدیریت اسناد
• ارتباط با سایر سامانه‌ها از طریق API و Web Service
• مدیریت کاربران و سطوح دسترسی
• ثبت کامل سوابق اجرای فرآیندها
• و سایر امکانات موردنیاز مدیریت فرآیندهای سازمانی

را در قالب یک سامانه یکپارچه ارائه می‌دهد.

مرجع این بخش: مستندات فنی BPMS کتیبه، معماری محصول و تجربه عملی پروژه‌های پیاده‌سازی ورجاوند.

یک نکته مهم پیش از شروع مقایسه

هدف این مقاله اثبات برتری یک محصول بر محصول دیگر نیست. ممکن است در برخی سازمان‌ها، امکانات SharePoint به‌همراه سایر ابزارهای Microsoft 365 پاسخگوی نیازها باشد و نیازی به استفاده از یک BPMS مستقل وجود نداشته باشد. در مقابل، سازمان‌هایی نیز وجود دارند که با افزایش تعداد فرآیندها، پیچیدگی قوانین کسب‌وکار، نیاز به کنترل عملکرد، یکپارچگی گسترده با سامانه‌های مختلف و مدیریت فرآیندهای بین‌بخشی، استفاده از یک BPMS تخصصی را مناسب‌تر بدانند.به همین دلیل، در ادامه مقاله تلاش خواهیم کرد به جای ارائه پاسخ‌های کلی، هر قابلیت را به‌صورت جداگانه بررسی کنیم تا خواننده بتواند بر اساس نیازهای واقعی سازمان خود تصمیم‌گیری کند.

آیا SharePoint و BPMS رقیب یکدیگر هستند؟

یکی از نخستین پرسش‌هایی که هنگام مقایسه این دو فناوری مطرح می‌شود این است که آیا SharePoint و BPMS اساساً رقیب یکدیگر محسوب می‌شوند یا خیر؟ پاسخ کوتاه این است: هم بله و هم خیر. اگر سازمان تنها به دنبال مکانیزه کردن چند فرم، مدیریت اسناد، ایجاد یک پرتال داخلی یا راه‌اندازی گردش‌های کاری ساده باشد، ممکن است قابلیت‌های SharePoint و اکوسیستم Microsoft 365 بخشی از نیازهای آن را برطرف کنند. در چنین شرایطی، هنگام انتخاب راهکار، SharePoint و BPMS ممکن است به‌عنوان دو گزینه قابل بررسی در کنار یکدیگر قرار گیرند.

اما در بسیاری از سازمان‌ها، موضوع تنها مکانیزه کردن چند فرم یا گردش کار نیست. سازمان‌ها با ده‌ها یا حتی صدها فرآیند روبه‌رو هستند که به مدیریت قوانین کسب‌وکار، پایش عملکرد، گزارش‌های مدیریتی، کنترل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، یکپارچگی با سامانه‌های مختلف، مدیریت تغییرات و بهبود مستمر فرآیندها نیاز دارند. در چنین شرایطی، مقایسه صرف قابلیت‌های یک محصول، بدون توجه به فلسفه طراحی و هدف اصلی آن، می‌تواند نتیجه‌گیری نادرستی ایجاد کند.

از سوی دیگر، تجربه بسیاری از پروژه‌های سازمانی نشان می‌دهد که این دو فناوری الزاماً جایگزین یکدیگر نیستند. در برخی سازمان‌ها، SharePoint به‌عنوان بستر مدیریت اسناد، همکاری تیمی یا پرتال سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد و در کنار آن، BPMS مسئول طراحی، اجرا، پایش و مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است. در چنین معماری‌ای، این دو راهکار نه‌تنها با یکدیگر تعارضی ندارند، بلکه می‌توانند مکمل یکدیگر نیز باشند. بنابراین، پاسخ به این پرسش که «SharePoint بهتر است یا BPMS؟» بدون شناخت نیازهای واقعی سازمان، پاسخ دقیقی نخواهد بود. پرسش درست این است: «سازمان ما با چه مسئله‌ای روبه‌رو است و کدام فناوری برای حل آن مناسب‌تر است؟»

به همین دلیل، در ادامه این مقاله تلاش می‌کنیم به‌جای ارائه یک پاسخ کلی، SharePoint و BPMS را در معیارهای مختلف به‌صورت جداگانه بررسی کنیم تا خواننده بتواند بر اساس نیازهای واقعی سازمان خود تصمیم‌گیری کند، نه صرفاً بر اساس نام یک محصول یا تبلیغات بازار.

۴- مقایسه اول: فلسفه طراحی (Design Philosophy)

پیش از آنکه قابلیت‌های SharePoint و BPMS را با یکدیگر مقایسه کنیم، بهتر است ابتدا به یک سؤال بنیادی پاسخ دهیم:

این دو محصول اساساً برای حل چه مسئله‌ای طراحی شده‌اند؟

شاید مهم‌ترین تفاوت SharePoint و BPMS نه در امکانات آن‌ها، بلکه در فلسفه طراحی (Design Philosophy) آن‌ها باشد. بسیاری از اختلاف نظرهایی که در جلسات انتخاب نرم‌افزار مشاهده می‌شود، ناشی از آن است که دو محصول با اهداف اولیه متفاوت، صرفاً بر اساس فهرست امکانات با یکدیگر مقایسه می‌شوند.

فلسفه طراحی SharePoint

مایکروسافت، SharePoint را به عنوان بستری برای همکاری سازمانی (Collaboration)، مدیریت محتوا (Content Management)، مدیریت اسناد (Document Management) و ایجاد سایت‌های سازمانی معرفی می‌کند. هدف اصلی این محصول، ایجاد محیطی است که کاربران بتوانند اطلاعات، اسناد و دانش سازمانی را به اشتراک بگذارند، روی فایل‌ها به‌صورت مشترک کار کنند و محتوای سازمان را مدیریت کنند.

منبع رسمی Microsoft Learn:

https://learn.microsoft.com/sharepoint/

در مستندات مایکروسافت همچنین تأکید شده است که SharePoint یکی از اجزای اکوسیستم Microsoft 365 است و در کنار سرویس‌هایی مانند Microsoft Teams، OneDrive، Exchange، Power Apps، Power Automate و Power BI ارزش اصلی خود را نشان می‌دهد.

منبع رسمی Microsoft Learn:

https://learn.microsoft.com/microsoft-365/

به عبارت دیگر، SharePoint از ابتدا با این هدف طراحی نشده است که تنها یک موتور مدیریت فرآیند باشد؛ بلکه بستری است برای مدیریت اطلاعات و همکاری سازمانی که در کنار سایر محصولات Microsoft 365 می‌تواند سناریوهای مختلفی را پوشش دهد.

فلسفه طراحی BPMS

در مقابل، فلسفه طراحی یک BPMS از نقطه‌ای کاملاً متفاوت آغاز می‌شود. در یک BPMS، مهم‌ترین موجودیت سیستم «فرآیند کسب‌وکار» است. تمام اجزای سامانه اعم از فرم‌ها، گردش کار، قوانین کسب‌وکار، گزارش‌ها، داشبوردها، اعلان‌ها، مدیریت کاربران و ارتباط با سایر سامانه‌ها، همگی در خدمت طراحی، اجرا، کنترل، پایش و بهبود فرآیندهای سازمان قرار دارند.

به بیان ساده‌تر، اگر در SharePoint سؤال اصلی این باشد:

«اطلاعات و اسناد چگونه مدیریت شوند؟»

در BPMS سؤال اصلی این است:

«این فرآیند چگونه باید اجرا، کنترل و بهبود یابد؟»

این تفاوت در نقطه شروع، به مرور زمان خود را در امکانات، معماری و حتی شیوه توسعه هر دو محصول نشان می‌دهد.

یک مثال ساده

فرض کنید سازمان قصد مکانیزه کردن فرآیند درخواست خرید را دارد. اگر نگاه سازمان بیشتر بر ثبت درخواست، نگهداری مستندات، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و همکاری کاربران باشد، SharePoint و ابزارهای مکمل Microsoft 365 می‌توانند گزینه مناسبی باشند. اما اگر همین فرآیند شامل ده‌ها قانون کسب‌وکار، سطوح مختلف تأیید، کنترل بودجه، ارتباط با سیستم مالی، کنترل SLA، محاسبه خودکار شاخص‌های عملکرد، هشدارهای هوشمند و تحلیل گلوگاه‌های فرآیند باشد، مسئله دیگر صرفاً مدیریت اطلاعات نیست؛ بلکه مدیریت یک فرآیند پیچیده کسب‌وکار است.

تحلیل ورجاوند

در تجربه پروژه‌های مختلف، یکی از رایج‌ترین اشتباهات هنگام انتخاب نرم‌افزار این است که سازمان‌ها ابتدا فهرستی از امکانات تهیه می‌کنند و سپس محصولات را بر اساس تعداد قابلیت‌ها با یکدیگر مقایسه می‌کنند. در حالی که سؤال صحیح این نیست که: «کدام محصول امکانات بیشتری دارد؟» بلکه باید پرسید: «این محصول برای حل چه مسئله‌ای طراحی شده است؟» اگر پاسخ این سؤال روشن شود، بسیاری از تصمیم‌ها نیز ساده‌تر خواهند شد.

 جدول جمع بندی بخش اول مقاله مقایسه SharePoint و BPMS

در بخش بعدی مقاله، به بیان تفاوتهای فنی و تکنیکال این دو محیط می‌پردازیم.