زمان طلایی اجرای واقعی فرایند چه موقع است؟
همانطور که قبلا اشاره شد فرایند مانند یک موجود زنده است و تکامل آن هیچ گاه متوقف نمی‌شود. اندازه فرایندها نیز با توجه به نوع کاری که انجام می‌دهد بزرگ و کوچک است. بنابراین اجرای واقعی فرایندها با توجه به پیچیدگی و اندازه آنها متفاوت است. در مورد فرایندهای کوچک بدلیل سادگی و میزان پیچیدگی کمتر معمولا در یک بازه زمانی کوتاه تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی که البته با توجه به ساختار نرم افزار bpms یک فاز است صورت می‌گیرد. اما چگونه برنامه ریزی کنیم تا فرایند در زمان طلایی خود قابل بهره برداری باشد. بایید کمی دقیقتر زمان طلایی اجرای فرایندهای کوچک و بزرگ را بررسی کنیم.
- فرایندهای کوچک: معمولا فرایندهای کوچک به صورت مسنقل عمل می‌کنند. ورودی و خروجی‌ها در سطح فرایند در دسترس و قابل اجرا است. صفر تا ۱۰۰ این فرایند بایستی در یک بازه نهایتا ۱ هفته ای ارائه شد. نسخه گذاری روی این فرایندها خیلی سنخیت ندارد. مثلا فرایند درخواست مساعده. یک گردش کار ساده دارد که درخواست کننده مبلغ مساعده را وارد کرده و مدیر تایید میکند و در نهایت مالی دستور پرداخت می‌زند.
- فرایندهای بزرگ: ادر مورد فرایندهای بزرگ و پیچیده کار کمی متفاوت است. بدلیل اینکه زیرفرایندهای مختلف در اینگونه فرایندها، نبایستی صبر کرد تا کل کار پیاده‌سازی شده و بعد اجرا صورت بگیرد. بایستی به نوعی زیر فرایندها همانند یک فرایند کوچک دیده شود و بلافاصله پس از تولید با نرم افزار BPMS به دست مالک فرایند سپرد تا اجرای مکانیزه و نرم افزاری آنها را صورت پذیرد. این زمان، زمان طلایی اجرای فرایند بوده است.مطمئن باشید در اجرای این زیرفرایندها ایرادات منطقی چه در طراحی الگوریتم و فلوچارت و چه در پیاده سازی صورت می‌گیرد و بایستی در همان فازهای اجرای زیرفرایندها آنها را بهینه کرد. اگر صبر کنیم تا کل فرایند تکمیل شود تست عملیاتی شدن آن بسیار سخت و زمانبر است و در بعضی از مواقع بازسازی فرایندهای زیرین را طلب میکند. تجربه ما نشان داده است که حدود ۸۰ درصد ارزش یک فرایند در ۲۰ درصد اجرای آن نهفته است. در برخی از موارد هم ما دیدیم با وجود تهیه مستند کامل، ایرادی در آن نهفته شده که اگر در همان فاز اول این ایرادها به مالک فرایند ارائه می‌گردید، پروسه رفع خطای آن کم هزینه بود.
البته ارتباط فرایندها با یکدیگر کمی این پروسه را پیچیده میکند ولی اگر به خوبی زیرفرایندها رفع ایراد شده باشند این پروسه ساده خواهد شد. بنابراین زمان طلایی اجرای فرایندها، زمان تولید زیرفرایندها است نه وقتی که کل فرایند ساخته شد و تازه بیاییم تست کنیم کجا کار میکند و کجا کار نمی‌کند. کار را بی خودی کش! ندهید. صبر نکنید تا کل فرایند ساخته شود. در هر مرحله اجرا کنید. این راز موفقیت اجرای فرایندهای بزرگ است. فرایندهای چابک را سریعتر اجرا کنید. زمان طلایی اجرای فرایند را از دست ندهید. به کلمه Agile در اجرای فرایندها دقت کنید. اجرای فرایندها با BPMS بایستی Agile باشد.
