نسلهای مختلف نرم افزار

BPMS و جایگاه آن در نسلهای مختلف سیستمهای نرم افزاری

با توجه به توسعه کسب و کار و البته تغییراتی که در قوانین کسب و کار روی می‌دهد، نیاز به سیستمهای برای تعریف، مدیریت، تحلیل و مهندسی مجدد فعالیتهای کسب و کار بیشتر احساس می‌شود. معمولا در گذشته برای مدیریت کسب و کار، نرم‌افزاری انتخاب و فرآیند اجرای کسب و کار مطابق با استانداردهای نرم‌افزار خریداری شده، اجرا می‌گشت. از آنجا که معمولا این استاندارد پکیج‌ها، با نیاز عمومی کسب و کار تحلیل شده است، با تغییر کسب و کار نیاز به تغییرات در روالهای این نرم‌افزارها اجتناب ناپذیر است. نکته دیگر اینکه در بسیاری از موارد در یک کسب و کار یکسان، فرآیندها و روالها متفاوت خواهند بود و کمتر می‌توان کسب و کاری صنعتی را پیدا کرد که ۱۰۰% با کسب و کار همان صنعت در شرکت دیگری یکسان باشد. با توجه به بالغ شدن کسب و کار سازمانها و شرکتها، میزان انطباق و همپوشانی نرم‌افزارهای استاندارد با فرآیندهای جدید کم و کمتر می‌گردد. از طرف دیگر با دید مدیریت کلان شرکتها، کسب و کارهای مختلفی در یک شرکت ممکن است وجود داشته باشد که امکان ارتباط این استاندارد پکیج‌ها با یکدیگر امکان پذیر نیست و یا بسیار سخت امکان پذیر خواهد بود. در این مقاله سعی شده است با بررسی نسلهای مختلف سیستمهای اطلاعات و در نهایت نرم افزار مدیریت فرآیندهای کاری یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS)، معرفی اجمالی از روشهای یکپارچه‌سازی سازمانی و کنترل کلیه فرآیندهای کسب و کار توسط مشتری (و نه شرکت تولید کننده نرم افزار) ارائه خواهد شد.

۱- نسلهای مختلف سیستمهای اطلاعات

۱-۱- نسل اول سیستمهای مدیریت اطلاعات: استاندارد پکيج‌ها

این نسل از نرم‌افزارها از دهه ۹۰ به مدت طولانی مورد استفاده شرکتها و سازمانها در جهت مکانیزاسیون فرآیندهای سازمانی به کار گرفته شده‌اند. در حال حاضر هنوز شرکتهای زیادی هستند با خرید نرم‌افزارهای استاندارد و کاربردی که از همین الگو برای مکانیزاسیون فرآیندهای سازمانی استفاده می‌کنند. فرآیند استقرار این نرم‌افزارهای کاربردی، ساده و کاملا کلاسیک بوده و با توجه با استانداردهایی که در نرم‌افزار حوزه کسب و کار دیده شده، مشتری می‌بایست با این شرایط خودش را وفق دهد یا دست کم اینکه نرم‌افزاری خرید کند که بیشتر با شرایط خودش سازگار باشد. ایرادی که در این نسل از سیستمها وجود دارد، عدم انعطاف پذیری و تغییر در فرآیندهای کسب و کار و وابستگی ۱۰۰% به شرکت تولید کننده سیستم می‌باشد.

۱-۲- نسل دوم سیستمهای مدیریت اطلاعات: سيستمهاي مبتني بر ERP

قرار بود با این نسل از سیستمها، ضعف نسل اول در خصوص عدم انعطاف‌پذیری و وابستگی به تولید کننده نرم‌افزار برطرف گردد. تا حدی هم این مشکلات برطرف شد. ولی با توجه به هزینه و زمان بسیار بالایی که برای اجرای این سیستمها وجود دارد، بسیار از سازمانها و شرکتها، اجرای آن را متوقف کردند. از سیستمهای مبتنی بر ERP را می‌توان به SAP ، Peoplesoft و Oracle Financials اشاره نمود.

۱-۳- نسل سوم سیستمهای مدیریت اطلاعات: سيستمهاي مبتني بر گردش کار (WFM)

مبنای کار این سیستمها بر اساس تولید فرم و گردش کاری صورت می‌پذیرد. با توجه به اینکه فرآیندهای کسب و کار به فرمهای الکترونیکی تبدیل می‌شود، شفافیت و وضوح کاری زیادی در آن دیده می‌شود. همچنین با توجه به اینکه این فرمها توسط مشتری تولید می‌گردد، انعطاف پذیری لازم بالا و با هزینه پایین وجود خواهد داشت. ضعف کلی این سیستمها عدم ارتباط برقرار کردن با یکدیگر و در نتیجه عدم یکپارچه‌سازی اطلاعات که باعث افزونگی و تورم اطلاعات در سطح سازمان خواهد شد. ولی در مجموع برای ایجاد و کنترل فرآیندهای ساده، روش مفیدی می‌باشد.

۱-۴- نسل چهارم سیستمهای مدیریت اطلاعات: سيستم مدیریت فرآیندهای کاری (BPMS)

هدف اصلی این نسل، یکپارچه‌سازی اطلاعات و هماهنگ کردن فرآیندها با یکدیگر می‌باشد. تقریبا از سال ۲۰۰۵ این نسل از سیستمها با توجه بر معماری “سرویس گرا” در حال فراگیر شدن هستند. این نسل از سیستمها، با یک رویکرد منظم عملیات شناسایی، طراحی، اجرا، پایش، کنترل و اندازه‌گیری فرآیندهای کسب و کار را انجام خواهد داد.
در مرحله اول کار، فرآیندهای کسب و کار مدل می‌شوند. بدلیل انعطاف‌پذیری این سیستمها، امکان تغییر در فرآیندهای کسب و کار و در نتیجه مهندسی مجدد و بهینه‌سازی فرآیندها وجود خواهد داشت.
بعد از مدل‌سازی فرآیند کسب و کار، بایستی فرآیندهای مرتبط به همراه ضوابط کاری مدل شده، پیاده‌سازی و اجرا گردد. در مرحله سوم با تعامل و درگیری کاربران و مالکین فرآیندها با نرم افزار، وارد فاز اجرای واقعی سیستم خواهیم شد. در این مرحله با توسط به ضوابط کاری، در هر مرحله کاربران بایستی اطلاعات مورد نیاز فرآیند مرتبط را پر کرده و سیستم را گام به گام نظارت کنند. در مرحله چهارم در صورتیکه ایرادی به لحاظ منطقی وجود داشت و یا نیاز به بهبود فرآیند احساس شد، این کار انجام می‌گردد.

BPMS_Cycle

۲- مزایای استفاده از BPMS

۲-۱- ارتباط سیستم گردش کار با سایر سیستم های موجود در سازمان و اجتناب از تولید سیستم های جزیره‌ای.

۲-۲- امکان انجام بهتر و سریع تر کارهای محول شده.

۲-۳- ارائه آمار واقعی سیستم و در صورت نیاز مهندسی مجدد.

۲-۴- سمت محوری در سازمان در مقابل با شخص محوری تقویت می‌شود.

۲-۵- تزریق قواعد کاری موجود در سازمان به عنوان قوانین هوشمند و پویای سازمانی.

۲-۶- شناسایی گلوگاه‌ها و ارزیابی عملکرد واحدهای سازمانی.

۲-۷- کاهش هزینه خرید و توسعه نرم‌افزار کاربردی

۲-۸- مدیریت یادآوری و پیغام

۲-۹- جهش و تعالی سازمانی از یک سازمان مبتنی به اطلاعات به یک سازمان مبتنی بر دانش و خرد

۳- ریسکهای استفاده از BPMS

لطفا جهت بررسی  ریسکهای اجرای نرم افزار BPMS ابن بخش را مشاهده فرماييد.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *