BPMS و جایگاه آن در نسلهای مختلف سیستمهای نرم افزاری
با توجه به توسعه کسب و کار و البته تغییراتی که در قوانین کسب و کار روی می‌دهد، نیاز به سیستمهای برای تعریف، مدیریت، تحلیل و مهندسی مجدد فعالیتهای کسب و کار بیشتر احساس می‌شود. معمولا در گذشته برای مدیریت کسب و کار، نرم‌افزاری انتخاب و فرآیند اجرای کسب و کار مطابق با استانداردهای نرم‌افزار خریداری شده، اجرا می‌گشت. از آنجا که معمولا این استاندارد پکیج‌ها، با نیاز عمومی کسب و کار تحلیل شده است، با تغییر کسب و کار نیاز به تغییرات در روالهای این نرم‌افزارها اجتناب ناپذیر است. نکته دیگر اینکه در بسیاری از موارد در یک کسب و کار یکسان، فرآیندها و روالها متفاوت خواهند بود و کمتر می‌توان کسب و کاری صنعتی را پیدا کرد که ۱۰۰% با کسب و کار همان صنعت در شرکت دیگری یکسان باشد. با توجه به بالغ شدن کسب و کار سازمانها و شرکتها، میزان انطباق و همپوشانی نرم‌افزارهای استاندارد با فرآیندهای جدید کم و کمتر می‌گردد. از طرف دیگر با دید مدیریت کلان شرکتها، کسب و کارهای مختلفی در یک شرکت ممکن است وجود داشته باشد که امکان ارتباط این استاندارد پکیج‌ها با یکدیگر امکان پذیر نیست و یا بسیار سخت امکان پذیر خواهد بود. در این مقاله سعی شده است با بررسی نسلهای مختلف سیستمهای اطلاعات و در نهایت نرم افزار مدیریت فرایندهای کاری یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS)، معرفی اجمالی از روشهای یکپارچه‌سازی سازمانی و کنترل کلیه فرآیندهای کسب و کار توسط مشتری (و نه شرکت تولید کننده نرم افزار) ارائه خواهد شد.
۱- نسلهای مختلف سیستمهای اطلاعات
۱-۱- نسل اول سیستمهای مدیریت اطلاعات: استاندارد پکيج‌ها
این نسل از نرم‌افزارها از دهه ۹۰ به مدت طولانی مورد استفاده شرکتها و سازمانها در جهت مکانیزاسیون فرآیندهای سازمانی به کار گرفته شده‌اند. در حال حاضر هنوز شرکتهای زیادی هستند با خرید نرم‌افزارهای استاندارد و کاربردی که از همین الگو برای مکانیزاسیون فرایندهای سازمانی استفاده می‌کنند. فرآیند استقرار این نرم‌افزارهای کاربردی، ساده و کاملا کلاسیک بوده و با توجه با استانداردهایی که در نرم‌افزار حوزه کسب و کار دیده شده، مشتری می‌بایست با این شرایط خودش را وفق دهد یا دست کم اینکه نرم‌افزاری خرید کند که بیشتر با شرایط خودش سازگار باشد. ایرادی که در این نسل از سیستمها وجود دارد، عدم انعطاف پذیری و تغییر در فرآیندهای کسب و کار و وابستگی ۱۰۰% به شرکت تولید کننده سیستم است.
۱-۲- نسل دوم سیستمهای مدیریت اطلاعات: سيستمهاي مبتني بر ERP
قرار بود با این نسل از سیستمها، ضعف نسل اول در خصوص عدم انعطاف‌پذیری و وابستگی به تولید کننده نرم‌افزار برطرف گردد. تا حدی هم این مشکلات برطرف شد. ولی با توجه به هزینه و زمان بسیار بالایی که برای اجرای این سیستمها وجود دارد، بسیار از سازمانها و شرکتها، اجرای آن را متوقف کردند. از سیستمهای مبتنی بر ERP را می‌توان به SAP ، Peoplesoft و Oracle Financials اشاره نمود.
۱-۳- نسل سوم سیستمهای مدیریت اطلاعات: سيستمهاي مبتني بر گردش کار (WFM)
مبنای کار این سیستمهای مدیریت گردش کار (Workflow Management System) بر اساس تولید فرم و گردش کاری صورت است. با توجه به اینکه فرآیندهای کسب و کار به فرمهای الکترونیکی تبدیل می‌شود، شفافیت و وضوح کاری زیادی در آن دیده می‌شود. همچنین با توجه به اینکه این فرمها توسط مشتری با فرم ساز تولید می‌گردد، انعطاف پذیری لازم بالا و با هزینه پایین وجود خواهد داشت. ضعف کلی این سیستمها عدم ارتباط برقرار کردن با یکدیگر و در نتیجه عدم یکپارچه‌سازی اطلاعات که باعث افزونگی و تورم اطلاعات در سطح سازمان خواهد شد. ولی در مجموع برای ایجاد و کنترل فرآیندهای ساده، روش مفیدی است.
۱-۴- نسل چهارم سیستمهای مدیریت اطلاعات: سيستم مدیریت فرآیندهای کاری (BPMS)
هدف اصلی این نسل که به عنوان نرم افزار BPMS یا نرم افزار فرایند ساز معرفی شده، یکپارچه‌سازی اطلاعات و هماهنگ کردن فرآیندها با یکدیگر است. تقریبا از سال ۲۰۰۵ این نسل از سیستمها با توجه بر معماری “سرویس گرا” در حال فراگیر شدن هستند. این نسل از سیستمها، با یک رویکرد منظم عملیات شناسایی، طراحی، اجرا، پایش، کنترل و اندازه‌گیری فرآیندهای کسب و کار را انجام خواهد داد.
در مرحله اول کار، فرآیندهای کسب و کار مدل می‌شوند. بدلیل انعطاف‌پذیری این سیستمها، امکان تغییر در فرآیندهای کسب و کار و در نتیجه مهندسی مجدد و بهینه‌سازی فرآیندها وجود خواهد داشت. بعد از مدل‌سازی فرآیند کسب و کار، بایستی فرآیندهای مرتبط به همراه ضوابط کاری مدل شده، پیاده‌سازی و اجرا گردد. در مرحله سوم با تعامل و درگیری کاربران و مالکین فرآیندها با نرم افزار، وارد فاز اجرای واقعی سیستم خواهیم شد. در این مرحله با توسط به ضوابط کاری، در هر مرحله کاربران بایستی اطلاعات مورد نیاز فرآیند مرتبط را پر کرده و سیستم را گام به گام نظارت کنند. در مرحله چهارم در صورتیکه ایرادی به لحاظ منطقی وجود داشت و یا نیاز به بهبود فرآیند احساس شد، این کار انجام می‌گردد.
۲- مزایای استفاده از BPMS
۲-۱- ارتباط سیستم گردش کار با سایر سیستمهای موجود در سازمان و اجتناب از تولید سیستمهای جزیره‌ای.
۲-۲- امکان انجام بهتر و سریع تر کارهای محول شده.
۲-۳- ارائه آمار واقعی سیستم و در صورت نیاز مهندسی مجدد.
۲-۴- سمت محوری در سازمان در مقابل با شخص محوری تقویت می‌شود. با اینکار سازمات مبتنی بر سیستم به جای مبتنی بر شخص می‌شود.
۲-۵- تزریق قواعد کاری موجود در سازمان به عنوان قوانین هوشمند و پویای سازمانی.
۲-۶- شناسایی گلوگاه‌ها و ارزیابی عملکرد واحدهای سازمانی.
۲-۷- کاهش هزینه خرید و توسعه نرم‌افزار کاربردی.
۲-۸- تولید انواع گزارش و داشبورد در جهت بررسی وضعیت سازمان.
۲-۹- جهش و تعالی سازمانی از یک سازمان مبتنی به اطلاعات به یک سازمان مبتنی بر دانش و خرد و تولید پایگاه دانش
۳- ریسکهای استفاده از BPMS
برای اجرا و استفاده بهینه از نرم افزار bpms شرایطی نیاز است. به غیر از انتخاب BPMS مناسب ، شرایط استقرار BPMS هم بسیار مهم است. دقت شود شرکت تولید کننده BPMS هم تجریه خوبی در اجرای و استقرار آنها داشته باشد. معمولا BPMS ایرانی اگر کیفیت لازم را داشته باشد پشتیبانی بهتری هم نسبت به گونه‌های خارجی آنرا دارد. برای انتخاب BPMS مناسب می‌توانید از نمونه RFP نرم افزار BPMS استفاده کنید. همچنین جهت بررسی ریسکهای اجرای نرم افزار BPMS ابن بخش را مشاهده فرماييد.
