استقرار نرم افزار BPMS چگونه انجام می‌شود؟

معمولاً برای استقرار نرم‌افزارهای استاندارد (Standard Package) و ERP یک روال و برنامه کلاسیک از پیش تعیین‌شده ارائه می‌شود. به عبارت دیگر، پس از نصب و آموزش، فرآیند استقرار نرم‌افزار بر اساس دستورالعمل‌های تدوین‌شده توسط واحد استقرار فروشنده انجام می‌شود. به عنوان مثال، در حوزه مالی، پس از ایجاد دوره مالی و تعریف کدینگ‌ها بر اساس نیازهای صنعت خریدار، فرآیند نظارت و استقرار نرم‌افزار انجام می‌شود. اما در نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS)، علاوه بر عملیات نصب و آموزش کاربری ساخت فرآیند، نمی‌توان یک روال استاندارد برای هر صنعت ارائه کرد. دلیل این امر تفاوت‌های اساسی در توانمندی شرکت‌ها در حوزه‌های مختلف است. هر سازمان به لحاظ فرهنگ سازمانی، زیرساخت‌های اطلاعاتی و ظرفیت‌های خاص خود، قابلیت‌های متفاوتی برای بهره‌برداری از فرآیندها دارد. به همین دلیل، استقرار نرم افزار BPMS باید به‌صورت رویدادگرا انجام شود.

اهمیت رویکرد رویدادگرا در استقرار نرم افزار BPMS

انتخاب رویکرد رویدادگرا در استقرار نرم افزار BPMS صرفاً یک توصیه نیست، بلکه یک الزام برای موفقیت سازمانی است. دلیل این امر آن است که BPMS برخلاف نرم‌افزارهای آماده، با فرآیندهای واقعی و زنده سازمان سروکار دارد. هر تغییر در این فرآیندها می‌تواند مستقیماً بر جریان کار، فرهنگ سازمانی و حتی انگیزه کارکنان اثرگذار باشد.

برخی از دلایل کلیدی این اهمیت عبارت‌اند از:

• کاهش مقاومت کاربران: تغییرات ناگهانی در سازمان معمولاً با مقاومت همراه است. استقرار رویدادگرا به کاربران فرصت می‌دهد به تدریج با تغییر سازگار شوند.
• مدیریت ریسک پروژه: اجرای مرحله‌ای به سازمان اجازه می‌دهد اثر هر فرآیند جدید را ارزیابی کرده و در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام دهد.
• افزایش کیفیت فرآیندها: با دریافت بازخورد در هر مرحله، فرآیندها بهبود یافته و نسخه نهایی با نیاز واقعی سازمان تطبیق بیشتری خواهد داشت.
• تسهیل فرهنگ‌سازی: موفقیت‌های کوچک و قابل مشاهده در هر گام، اعتماد و همراهی کارکنان را افزایش می‌دهد و مسیر پذیرش فرآیندهای بزرگ‌تر را هموار می‌سازد.
• تطبیق با بلوغ سازمانی: همه سازمان‌ها در یک سطح بلوغ فرآیندی قرار ندارند؛ رویکرد رویدادگرا امکان متناسب‌سازی استقرار با ظرفیت واقعی سازمان را فراهم می‌کند.
• کاهش هزینه‌های پنهان: شروع یک‌باره و بزرگ معمولاً هزینه‌های زیادی در آموزش، پشتیبانی و رفع خطا ایجاد می‌کند. استقرار مرحله‌ای هزینه‌ها را مدیریت‌پذیر و قابل‌پیش‌بینی می‌سازد.
• مقیاس‌پذیری تدریجی (Scalability): با رویکرد رویدادگرا استقرار BPMS، سازمان می‌تواند ابتدا در یک واحد کوچک (Pilot) کار را آغاز کند و پس از موفقیت، به کل سازمان گسترش دهد. این باعث می‌شود سازمان بدون ریسک بالا، مقیاس پروژه را کنترل کند.
• چابکی در تغییرات (Agility): فرآیندها در طول زمان تغییر می‌کنند. استقرار رویدادگرا اجازه می‌دهد که سازمان در هر مرحله، فرآیندها را بازبینی و متناسب با تغییرات محیطی یا نیازهای داخلی اصلاح کند.
• ایجاد چرخه یادگیری سازمانی: هر بار استقرار یک فرآیند، تجربه‌ای جدید برای تیم ایجاد می‌کند. این چرخه یادگیری باعث می‌شود سازمان در مراحل بعدی سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر عمل کند.
• تقویت همسویی با استراتژی سازمان: وقتی فرآیندها مرحله‌به‌مرحله اجرا شوند، امکان هم‌تراز کردن آنها با اهداف استراتژیک سازمان بیشتر خواهد بود. این یعنی BPMS صرفاً یک ابزار نرم‌افزاری نیست، بلکه به‌عنوان یک محرک تحول سازمانی عمل می‌کند.

در واقع، می‌توان گفت که رویکرد رویدادگرا پلی است میان اهداف بلندمدت مدیریت فرآیند و شرایط واقعی سازمان. بدون این پل، ریسک شکست پروژه بسیار بالا خواهد بود.

اجرای فرآیندهای ساده در ابتدا

یکی از نکات کلیدی در استقرار نرم افزار BPMS ، اجرای فرایندهای ساده در ابتداست. انتخاب فرآیندهای ساده به عنوان گام‌های اولیه در استقرار رویدادگرا، تأثیر روانی مثبتی بر سازمان می‌گذارد. این کار نه تنها باعث اجرای سریع تعداد قابل توجهی از فرآیندها می‌شود، بلکه زمینه‌ساز پذیرش فرآیندهای پیچیده‌تر در آینده است. به عنوان مثال، در یک شرکت پیمانکاری که مقاومت زیادی در برابر مکانیزاسیون، به‌ویژه در حوزه اداری داشت و تجربه ناموفقی از استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری را داشت، ابتدا فرآیندهای ساده و مهم مهندسی شناسایی و اجرا شدند. به‌عنوان نمونه، طراحی یک بانک اطلاعاتی برای مدیریت صورت‌وضعیت‌ها و قراردادها انتخاب شد. این اقدام باعث تغییر جو سازمان به نفع مکانیزاسیون شد.

نتیجه این رویکرد مثبت، نه‌تنها موفقیت در اجرای فرآیندهای پیچیده‌تر، بلکه استقرار موفق نرم‌افزار اتوماسیون اداری در مراحل بعدی بود. این تجربه نشان می‌دهد که استقرار نرم افزار BPMS به‌صورت رویدادگرا، برای بهره‌برداری بهینه از آن ضروری است. اگر بخواهیم به طور اجمالی چند نکته جهت استقرار نرم افزار BPMS مطرح کنیم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• آغاز با فرایندهای ساده و پرتواتر به‌منظور دستیابی سریع به نتایج ملموس.
• مشارکت مالک فرآیند به‌عنوان بهترین منبع دانش برای طراحی و توسعه.
• شناسایی افراد علاقه‌مند به توسعه فرآیندها و استفاده از ظرفیت آنان در سازمان.
• تعیین نقشه راه کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت برای پیشبرد منظم پروژه.
• استفاده از تجربیات و الگوهای آماده جهت تسریع در پیاده‌سازی BPMS.
• رعایت قانون ۸۰/۲۰؛ بخش عمده ارزش در تعداد محدودی فرآیند کلیدی نهفته است.
• اندازه‌گیری شاخص‌های فرآیندی برای پایش و بهبود مستمر.

با در نظر گرفتن این نکات و انتخاب یک سناریوی استقرار نرم افزار BPMS به صورت رویدادگرا، ریسک استفاده از BPMS را به میزان قابل توجهی کاهش داد.

جمع‌بندی

استقرار نرم‌افزار BPMS با رویکرد رویدادگرا، مسیری مطمئن برای بهره‌برداری بهینه از این راهکار است. آغاز با فرآیندهای ساده، جلب مشارکت مالکان فرآیند و پایش مستمر شاخص‌ها، مهم‌ترین عوامل موفقیت در این مسیر به شمار می‌روند.