KPI چیست؟

KPI یا Key Performance Indicator به معنی شاخص کلیدی عملکرد است. KPI به ما کمک می‌کند درک بهتری از عملکرد سازمان، منابع انسانی و یا هر چیز دیگری جهت پایش کیفی و کمی داشته باشیم. KPI معمولا به صورت دوره ای ارزیابی شود. حتی ممکن است با ارزیابی KPI به KPI جدیدی نیز برسید.

KPI چه ویژگی دارد؟

یک سری ویژگیهای عمومی برای هر KPI وجود دارد که عبارت است از:

• قابل اندازه گیری باشد.
• در دوره زمانی مشخص تعریف شوند.
• قابل مقایسه در دوره های زمانی باشد.
• محدود و قابل بررسی باشد.

پروسه شناسایی KPI چگونه است؟

KPI ها شاخصهای قابل اندازه گیری است که برای هر صنعت و فعالیت متفاوت است. برای شناسایی KPI بایستی سوالاتی از مالکین فرایندها اصلی سازمان بپرسید. برخی از این سوالات عبارت است از:

• چه اهدافی از تجارت خود دارید؟
• چگونه می‌توانیم به اهداف خود رسیده ایم؟ چه چیزی با بایستی اندازه گیری کرد؟ مسیر موفقیت در رسیدن با اهداف چگونه است؟
• دوره‌های زمانی ارزیابی شاخصها چگونه باشد؟ دوره های ماهانه ، هفتگی و …

برای بدست آوردن این شاخصها، روشهای مختلفی است. یکی از این روشها، روش Smart که به طور مخفف کلمات Specific  (مشخص و دقیق) ، Measurable  (قابل اندازه گیری)، Attainable  (قابل تحقق) ، Relevant  (مرتبط) و Time-bound (زمانبندی شده و دارای محدودیت زمانی) است.

• Specific در واقع هدف و شاخص‌های شما باید صریح، شفاف و ویژه کسب‌و‌کار شما باشند.
• Measurable اهداف و شاخص‌های شما باید مواردی باشند که قابلیت اندازه‌گیری دارند.
• Attainable اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد که تعریف می‌کنید با در نظر گرفتن تمام شرایط باید قابلیت دسترسی داشته باشند.
• Related : اهداف و KPIهای تعریف شده باید کاملا مرتبط به کسب و کار شما باشد.
• Time : باید حتما زمان مشخصی برای رسیدن به اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد تعریف کنید.

چند نمونه KPI

• در حوزه شرکتهای مهندسی و پروژه محور: مهمترین KPI در این فرایندها، میزان پیشرفت پروژه (ریالی و زمانی) است. در هر مرحله باید بدانیم هزینه های انجام شده با تخمین و پیش‌بینی چقدر تفاوت دارد. با مشاهده این شاخص می‌توانیم اقدام لازم در خصوص کاهش هزینه ها و تخصیص یا کاهش منابع به پروژه داشت.
• در حوزه شرکتهای تولیدی : یکی از شاخصهای مهم افزایش تولید به لحاظ کیفی و کمی است یا یکی دیگر از این شاخصها میزان ضایعات و تلاش در جهت کاهش آن است.
• در حوزه بازاریابی دیجیتال : یکی از شاخصها میزان افزایش بازدید از سایت و میزان ماندگاری در سایت است.

نقش نرم افزار BPMS در رصد KPI

همانطور که می‌دانید، نرم افزار BPMS بستری در جهت رسیدن به اهداف تعالی سازمانی است. BPMS با ساخت لایه‌های داده (Data) و ارائه لایه اطلاعات (Information) تامین کننده نیازهای تشکیل لایه دانش است. با ارائه ساختار MIS و دانش می‌توان ورودی‌های مورد نیاز شاخصها را ساخت. با ابزارهایی نظیر داشبورد ساز که در نرم افزار BPMS ارائه شده، می‌توان این شاخصها را رصد کرد.