محاسبه پیشرفت و تاخیر مدارک مهندسی در پروژههای EPC با استفاده از نرم افزار EDMS کتیبه
در بسیاری از پروژههای EPC، یکی از پرسشهای همیشگی مدیران پروژه این است که «پیشرفت واقعی بخش مهندسی چقدر است؟» پاسخ به این سؤال معمولاً ساده به نظر میرسد، اما در عمل چالشهای زیادی وجود دارد. تعداد مدارک صادرشده، تعداد Revisionها یا حتی تعداد مدارک تکمیلشده، لزوماً تصویر درستی از میزان پیشرفت مهندسی ارائه نمیکنند.
از سوی دیگر، زمانی که پروژه با تاخیر مواجه میشود، شناسایی منشأ تاخیر نیز کار آسانی نیست. آیا تاخیر ناشی از عملکرد تیم مهندسی است؟ آیا مدارک در انتظار بررسی کارفرما یا مشاور قرار دارند؟ کدام رشته مهندسی بیشترین تاخیر را ایجاد کرده است؟ و تأثیر این تاخیرها بر پیشرفت کل پروژه چقدر است؟
برای پاسخ به این پرسشها، لازم است مدیریت مدارک مهندسی از یک مخزن صرف نگهداری اسناد فراتر رفته و به ابزاری برای پایش پیشرفت و کنترل پروژه تبدیل شود. در این رویکرد، فهرست مدارک مهندسی (MDR) بهعنوان مبنای اندازهگیری پیشرفت در نظر گرفته میشود و هر مدرک متناسب با اهمیت و وزن خود در محاسبات پروژه نقش دارد. همچنین با استفاده از وضعیتهای گردش مدرک (Status) و نسخههای بازنگری (Revision)، میتوان میزان پیشرفت هر مدرک را بهصورت دقیق اندازهگیری کرد و همزمان تاخیر آن را نسبت به برنامه زمانبندی تشخیص داد.
در این مقاله، رویکرد پیادهسازیشده در نرمافزار EDMS کتیبه برای محاسبه پیشرفت وزنی مدارک مهندسی، اندازهگیری پیشرفت کل پروژه و تحلیل تاخیر مدارک بر اساس MDR، Status و برنامه زمانبندی مورد بررسی قرار میگیرد.
ایجاد مبنای اندازهگیری پیشرفت و تاخیر مدارک مهندسی
محاسبه پیشرفت و تاخیر مدارک مهندسی زمانی امکانپذیر است که برای هر مدرک، اطلاعات پایه و پارامترهای کنترلی مشخصی تعریف شده باشد. در غیر این صورت، سیستم تنها قادر به نگهداری و گردش مدارک خواهد بود و امکان تحلیل وضعیت پروژه را نخواهد داشت. در نرمافزار EDMS کتیبه، هر مدرک موجود در فهرست مدارک مهندسی (MDR) علاوه بر اطلاعات شناسایی نظیر شماره مدرک، عنوان، رشته مهندسی و نوع مدرک، دارای مجموعهای از پارامترهای کنترلی است که مبنای محاسبه پیشرفت و تأخیر را تشکیل میدهند.
وزن مدرک (Document Weight)
تمامی مدارک مهندسی دارای اهمیت یکسانی نیستند. برای مثال، تأخیر در تهیه یک P&ID میتواند تأثیر بسیار بیشتری نسبت به تأخیر در تهیه یک Datasheet داشته باشد. به همین دلیل برای هر مدرک میتوان وزن مشخصی تعریف کرد تا سهم آن در محاسبه پیشرفت کل پروژه متناسب با اهمیت واقعی آن باشد.
زمان تخمینی تولید مدرک
برای هر مدرک میتوان مدت زمان موردنیاز برای تولید و تکمیل آن را تعیین کرد. این زمان میتواند بر اساس تجربیات پروژههای قبلی، استانداردهای سازمان یا برنامه زمانبندی پروژه تعریف شود. وجود این مقدار، مبنای محاسبه تاخیر مدارک مهندسی در طول چرخه تولید خواهد بود.
برنامه زمانی وضعیتهای مدرک
در بسیاری از پروژهها، مدارک از وضعیتهای مختلفی نظیر Draft، IFA، IFR، IFD و IFC عبور میکنند. برای هر یک از این وضعیتها میتوان سهم مشخصی از زمان کل تولید مدرک را در نظر گرفت. به عنوان مثال ممکن است انتظار داشته باشیم یک مدرک پس از سپری شدن ۵۰ درصد زمان برنامهریزی شده، به وضعیت IFR رسیده باشد و در ۸۰ درصد زمان برنامهریزی شده به وضعیت IFD منتقل شود.
تعریف معیارهای پیشرفت
پیشرفت هر مدرک میتواند بر اساس وضعیت جاری (Status)، نسخه بازنگری (Revision) یا ترکیبی از هر دو محاسبه شود. این انعطافپذیری به سازمانها اجازه میدهد تا روش محاسبه پیشرفت را مطابق رویههای مهندسی و قراردادی خود تنظیم کنند. پس از تعریف این اطلاعات، سیستم قادر خواهد بود در هر لحظه میزان پیشرفت هر مدرک، پیشرفت تجمعی پروژه و همچنین میزان انحراف از برنامه زمانبندی را بهصورت خودکار محاسبه و گزارش کند
محاسبه پیشرفت مدارک مهندسی
پس از تعریف فهرست مدارک مهندسی (MDR) و تعیین پارامترهای کنترلی هر مدرک، میتوان پیشرفت مدارک و در نهایت پیشرفت کل بخش مهندسی پروژه را بهصورت خودکار محاسبه کرد. در بسیاری از پروژهها، پیشرفت مهندسی بر اساس تعداد مدارک صادرشده گزارش میشود. این روش اگرچه ساده است، اما معمولاً تصویر دقیقی از وضعیت واقعی پروژه ارائه نمیدهد. برای مثال، تکمیل یک P&ID یا Plot Plan با تکمیل یک Datasheet ساده قابل مقایسه نیست، زیرا میزان تلاش، زمان و تأثیر آنها بر سایر فعالیتهای پروژه متفاوت است.
به همین دلیل در نرم افزار EDMS کتیبه، پیشرفت هر مدرک بر اساس دو عامل اصلی محاسبه میشود:
- وزن مدرک
- درصد پیشرفت مدرک
محاسبه پیشرفت هر مدرک
درصد پیشرفت هر مدرک میتواند بر اساس وضعیت جاری (Status)، شماره بازنگری (Revision) یا ترکیبی از هر دو تعیین شود.به عنوان نمونه:
| وضعیت | درصد پیشرفت |
|---|---|
| Draft | ۱۰% |
| IFA | ۳۰% |
| IFR | ۶۰% |
| IFD | ۹۰% |
| IFC | ۱۰۰% |
بنابراین اگر یک مدرک در وضعیت IFR قرار داشته باشد، پیشرفت آن ۶۰ درصد در نظر گرفته میشود.
نقش وزن مدرک در محاسبات
فرض کنید در MDR پروژه چهار مدرک زیر تعریف شده باشد:
| نام مدرک | وزن | پیشرفت |
|---|---|---|
| PFD | ۲۰ | ۱۰۰ |
| P&ID | ۴۰ | ۶۰ |
| Plot Plan | ۲۵ | ۸۰ |
| Datasheet | ۱۵ | ۴۰ |
در این حالت پیشرفت کل پروژه از میانگین ساده مدارک به دست نمیآید، بلکه سهم هر مدرک متناسب با وزن آن محاسبه میشود. فرمول محاسبه به صورت زیر است:
پیشرفت پروژه = مجموع (وزن مدرک × درصد پیشرفت مدرک) ÷ مجموع وزنها
بر اساس مثال فوق: (۲۰×۱۰۰ + ۴۰×۶۰ + ۲۵×۸۰ + ۱۵×۴۰) ÷ ۱۰۰
در نتیجه پیشرفت واقعی بخش مهندسی پروژه برابر با ۷۰ درصد خواهد بود.
نمایش پیشرفت در سطوح مختلف
از آنجا که تمامی محاسبات بر اساس MDR انجام میشود، امکان مشاهده پیشرفت در سطوح مختلف نیز فراهم خواهد بود:
- پیشرفت هر مدرک
- پیشرفت هر رشته مهندسی (Process، Mechanical، Civil و …)
- پیشرفت هر Package
- پیشرفت هر واحد یا Area
- پیشرفت کل پروژه
این ساختار به مدیر پروژه و PMO کمک میکند تا علاوه بر مشاهده درصد پیشرفت کل، منشأ عقبماندگیها را نیز شناسایی کنند و تصمیمات اصلاحی را سریعتر اتخاذ نمایند
محاسبه تاخیر مدارک مهندسی : فراتر از درصد پیشرفت
درصد پیشرفت به تنهایی نمیتواند وضعیت واقعی پروژه را نشان دهد. ممکن است دو پروژه در یک تاریخ مشخص، هر دو دارای ۷۰ درصد پیشرفت مهندسی باشند، اما یکی مطابق برنامه زمانبندی حرکت کرده باشد و دیگری با چندین هفته تأخیر مواجه باشد. به همین دلیل، علاوه بر محاسبه پیشرفت، لازم است میزان تاخیر مدارک مهندسی نیز بهصورت مستمر پایش شود.
تعیین برنامه زمانی مدرک
برای هر مدرک در MDR میتوان مدت زمان برنامهریزیشده تولید را تعریف کرد. این زمان میتواند بر اساس تجربیات پروژههای قبلی، استانداردهای سازمان یا برنامه تفصیلی پروژه تعیین شود. به عنوان مثال، مدت زمان تولید یک مدرک ۳۰ روز در نظر گرفته شده است. علاوه بر این، برای هر وضعیت (Status) نیز میتوان سهم مشخصی از زمان کل را تعریف نمود.
| وضعیت | درصد زمان برنامه |
|---|---|
| Draft | ۱۰% |
| IFA | ۳۰% |
| IFR | ۶۰% |
| IFD | ۹۰% |
| IFC | ۱۰۰% |
در این مثال انتظار میرود مدرک پس از گذشت ۱۸ روز به وضعیت IFR رسیده باشد و در پایان روز سیام به وضعیت IFC دست پیدا کند.
تشخیص خودکار تأخیر
سیستم با مقایسه وضعیت فعلی مدرک و تاریخ جاری، میزان انحراف از برنامه را محاسبه میکند. به عنوان نمونه:
- زمان برنامهریزیشده مدرک: ۳۰ روز
- تاریخ شروع: ۱ خرداد
- تاریخ جاری: ۲۰ خرداد
- وضعیت مورد انتظار: IFR
- وضعیت واقعی: IFA
در این شرایط سیستم تشخیص میدهد که مدرک از برنامه عقبتر است و میزان تأخیر آن را محاسبه میکند.
محاسبه تأخیر در سطح پروژه
از آنجا که هر مدرک دارای وزن مشخصی است، تاخیر مدارک مهندسی نیز میتواند بهصورت وزنی تحلیل شود. برای مثال:
- تعداد مدارک دارای تأخیر
- میانگین تأخیر مدارک
- تأخیر وزنی هر رشته مهندسی
- تأخیر هر Package
- تأخیر کل پروژه
این اطلاعات تصویری بسیار دقیقتر از وضعیت پروژه در اختیار مدیران قرار میدهد.
شناسایی نقاط بحرانی پروژه
یکی از مهمترین مزایای این رویکرد، شناسایی سریع نقاط بحرانی است. برای مثال ممکن است گزارشها نشان دهند:
- رشته Process دارای بیشترین تأخیر است.
- ۷۰ درصد تأخیر پروژه مربوط به پنج مدرک کلیدی است.
- یک Package خاص در حال ایجاد ریسک برای فعالیتهای پاییندستی پروژه است.
در چنین شرایطی مدیر پروژه میتواند قبل از تأثیرگذاری تأخیر بر سایر بخشها، اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهد.
از گزارشگیری تا تصمیمسازی
هدف از محاسبه تأخیر تنها تولید گزارش نیست. زمانی که پیشرفت و تاخیر مدارک مهندسی بهصورت لحظهای محاسبه شود، EDMS از یک سیستم مدیریت اسناد به ابزاری برای پایش و کنترل عملکرد مهندسی پروژه تبدیل میشود. در این حالت مدیران پروژه و PMO علاوه بر مشاهده درصد پیشرفت، میتوانند منشأ تأخیرها را شناسایی کرده و اثر آنها را بر اهداف زمانی پروژه ارزیابی کنند.
داشبوردهای مدیریتی پیشرفت و تأخیر مدارک مهندسی
محاسبه پیشرفت و تاخیر مدارک مهندسی زمانی ارزش واقعی خود را نشان میدهد که نتایج آن بهصورت شفاف در اختیار مدیران پروژه، مدیران مهندسی و PMO قرار گیرد. در نرم افزار EDMS کتیبه تمامی اطلاعات مربوط به MDR، وضعیت مدارک، بازنگریها، پیشرفت و تأخیر در یک پایگاه داده متمرکز نگهداری میشود. این اطلاعات میتوانند در قالب داشبوردهای مدیریتی و گزارشهای تحلیلی مورد استفاده قرار گیرند.
به عنوان نمونه، مدیران پروژه میتوانند در هر لحظه شاخصهای زیر را مشاهده کنند:
- درصد پیشرفت کل مهندسی پروژه
- مقایسه پیشرفت واقعی با برنامه مصوب
- نمودار S-Curve پیشرفت مهندسی
- پیشرفت به تفکیک Discipline
- پیشرفت به تفکیک Package یا Area
- فهرست مدارک دارای بیشترین تأخیر
- میانگین تأخیر هر رشته مهندسی
- روند تغییرات پیشرفت و تأخیر در طول زمان
یکی از مزایای این رویکرد، امکان اتصال دادههای EDMS به ابزارهای هوش تجاری و تحلیل داده است. در این حالت اطلاعات مدارک مهندسی بهصورت برخط در داشبوردهای مدیریتی نمایش داده شده و مدیران میتوانند بدون نیاز به تهیه گزارشهای دستی، وضعیت پروژه را در سطوح مختلف بررسی کنند. در نتیجه، گزارشگیری از حالت دورهای و ایستا خارج شده و به یک فرآیند مستمر برای پایش عملکرد مهندسی پروژه تبدیل میشود. این موضوع به مدیران کمک میکند تا پیش از تبدیل شدن یک تأخیر کوچک به یک ریسک جدی برای پروژه، اقدامات اصلاحی لازم را برنامهریزی و اجرا کنید.
جمعبندی
در بسیاری از پروژهها، سیستم مدیریت مدارک مهندسی تنها به عنوان محلی برای نگهداری، جستجو و گردش مدارک مورد استفاده قرار میگیرد. در حالی که اطلاعات موجود در MDR، وضعیت مدارک و تاریخچه بازنگریها میتواند به یکی از ارزشمندترین منابع اطلاعاتی پروژه تبدیل شود. با تعریف وزن مدارک، معیارهای پیشرفت، زمانهای برنامهریزیشده و وضعیتهای کنترلی، امکان محاسبه خودکار پیشرفت و تاخیر مدارک مهندسی فراهم میشود. این محاسبات نه تنها وضعیت هر مدرک را مشخص میکند، بلکه تصویری دقیق از عملکرد رشتههای مهندسی، بستههای کاری و کل پروژه در اختیار مدیران قرار میدهد. زمانی که این اطلاعات در قالب داشبوردهای مدیریتی و ابزارهای تحلیلی در دسترس قرار گیرد، مدیران پروژه و PMO میتوانند علاوه بر مشاهده میزان پیشرفت، منشأ تأخیرها را نیز شناسایی کرده و تصمیمات اصلاحی را در زمان مناسب اتخاذ کنند.
تجربه پیادهسازی این رویکرد در نرم افزار EDMS کتیبه نشان میدهد که یک سیستم مدیریت مدارک مهندسی میتواند فراتر از بایگانی و گردش اسناد عمل کرده و به ابزاری برای پایش مستمر عملکرد مهندسی، کنترل پروژه و پشتیبانی از تصمیمگیری مدیران تبدیل شود. در واقع، زمانی که دادههای MDR به شاخصهای قابل اندازهگیری تبدیل شوند، EDMS از یک مخزن اسناد به یک منبع ارزشمند برای مدیریت و کنترل پروژه ارتقا پیدا میکند. ضمن اینکه در صورت نیاز به تغییرات در روند کارهای مهندسی، میتوان به کمک نرم افزار BPMS کتیبه به صورت یکپارچه این عملیات بومی سازی را مطابق با نیاز مشتری انجام داد.
