چالشهای نرم افزار BPMS برای حل مسائل پیچیده؟

تعریف BPMS چیست؟

به طور کلی، نرم افزار BPMS بستری برای پیاده‌سازی فرایندهای کاری سازمان فراهم می‌کند. BPMS به صورت تکاملی عمل کرده و فاصله میان تحلیل، طراحی، و پیاده‌سازی فرایندها را پر می‌کند تا نیازهای مشتری به بهترین شکل برآورده شود. برای بررسی چالش‌های نرم‌ افزار BPMS در مواجهه با مسائل فرایندی، می‌توان به استراتژی‌های “بالا به پایین” و “پایین به بالا” در پیاده‌سازی فرایندها نگاهی انداخت.

استراتژی بالا به پایین چیست؟

رویکرد بالا به پایین (Top-Down Approach) یک رویکرد سلسله‌مراتبی است که در آن ابتدا تصویر کلی از فرایندها ایجاد می‌شود. در این روش، جزئیات دقیق کار در ابتدا کاملاً مشخص نیست، بلکه فرایندها به صورت جعبه‌های سیاه (Black Box) در نظر گرفته می‌شوند. این یعنی عملکرد داخلی یا جزئیات هر بخش در مراحل اولیه مشخص نمی‌شود و فقط خروجی و ارتباط کلی میان بخش‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد.

در این استراتژی، کار با یک دیدگاه جامع و کلی آغاز شده و سپس به تدریج به سمت جزئیات بیشتر پیش می‌رود. این تقسیم‌بندی از کلیات به جزئیات، روشی موثر برای شناسایی ساختار و عملکرد کلی سیستم‌ها و سپس پرداختن به جزئیات آن‌ها است.

استراتژی پایین به بالا چیست؟

استراتژی پایین به بالا (Bottom-Up Approach) رویکردی است که در آن ابتدا اجزای کوچک‌تر و جزئیات فرایندها شناسایی و ساخته می‌شوند. این اجزای کوچک، که هر یک بخشی از فرایند کلی هستند، به صورت مجزا طراحی و پیاده‌سازی شده و سپس با یکدیگر ادغام می‌شوند تا در نهایت فرایند کامل شکل گیرد.

این روش با تمرکز بر جزئیات اجرایی آغاز می‌شود و به همین دلیل به افراد دخیل در پیاده‌سازی، درک بهتری از فرایندها ارائه می‌دهد. همچنین، چون ساختار فرایند به تدریج و بر اساس اجزای تشکیل‌دهنده‌اش شکل می‌گیرد، امکان مشاهده و رفع مشکلات در مراحل اولیه وجود دارد.

رویکرد پایین به بالا معمولاً در شرایطی کاربرد دارد که جزئیات و نیازهای عملیاتی فرایند از همان ابتدا برای تیم پیاده‌سازی بسیار مهم است.

پیاده سازی فرایند چگونه باید باشد؟

به نظر ما، پیاده‌سازی فرایندها باید از هر دو استراتژی پیروی کند. در مرحله اول، ضروری است که درک کاملی از فرایندهای سازمان به دست آوریم. این درک با استفاده از استراتژی “بالا به پایین” حاصل می‌شود، زیرا در این مرحله نیازی به طراحی جزئیات نیست.

در این گام، فرایندهایی که بیشترین تنش را دارند و البته با ارزش‌تر هستند شناسایی می‌شوند. سپس، فرایندها بر اساس سادگی و اهمیت (وزن) اولویت‌بندی می‌شوند. به این ترتیب، نقشه راه مناسبی برای اجرای فرایندها ترسیم خواهد شد.

در فاز بعدی پس از انتخاب فرایند، با نگاه پایین به بالا طراحی آنرا انجام می‌دهیم. درست است که در این مرحله جزئیات و حتی شکل ظاهری فرمها و گزارشها طراحی می‌شود. باید توجه داشت که به طور کلی، ۸۰ درصد از وزن هر فرایند در ۲۰ درصد جزئیات آن نهفته است. بنابراین، در مراحل اولیه پیاده‌سازی، تمرکز بیش از حد بر جزئیاتی که تأثیر قابل توجهی ندارند و تنها زمان پیاده‌سازی را طولانی می‌کنند، ضرورتی ندارد. نیازی به کمال‌گرایی نیست؛ کافی است محصول را در بازه‌های زمانی کوتاه به مالک فرایند ارائه دهید.

این رویکرد به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید مسیر طی شده درست است یا نیاز به بازنگری دارد. همچنین، ارائه مداوم محصول به مالک فرایند باعث ایجاد حس رضایت و اعتماد در او خواهد شد.