چطور نرم افزار BPMS در کنترل پروژه به ما کمک میکند؟
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه (Project Control) یکی از ارکان حیاتی مدیریت پروژه است که وظیفه دارد با جمعآوری، تحلیل و مدیریت دادهها، مسیر اجرای پروژه را همواره با برنامه زمانبندی و بودجه مصوب همسو نگه دارد.
اهداف اصلی کنترل پروژه عبارتند از:
- پایش مستمر فعالیتها و پیشبینی هزینهها (زمانی و مالی)
- شناسایی ریسکها و تهدیدهای احتمالی پروژه
- ارائه تصمیمات به موقع برای جلوگیری از تأخیر و انحراف
- افزایش بهرهوری و کاهش هزینهها از طریق شناسایی مشکلات قبل از تبدیلشدن به بحران
در واقع، کنترل پروژه به مدیران کمک میکند با دیدی شفافتر تصمیم بگیرند، منابع را بهتر مدیریت کنند و در نهایت موفقیت پروژه را تضمین نمایند.
کنترل پروژه چطور کار میکند؟
یک سیستم کنترل پروژه مؤثر باید شامل موارد زیر باشد:
- ایجاد ساختار شکست پروژه (WBS) و اتصال آن به ساختار عملیاتی و گزارشهای روزانه.
- تدوین مدیریت ریسک و شناسایی نقاط بحرانی
- جمعآوری گزارشهای روزانه از سایت و کارگاهها.
- شبیهسازی و پیشبینی روند پروژه بر اساس دادههای تاریخی.
- بودجه بندی و رصد هزینهها و مقایسه آن با بودجه مصوب.
- پایش انحرافات برای تصمیمگیری سریع.
نرم افزار BPMS در خدمت کنترل پروژه
BPMS یک بستر چابک برای خلق فرآیندهاست؛ بنابراین هر فرآیندی از جمله کنترل پروژه را میتوان در آن طراحی و پیادهسازی کرد.
فاز اول: ایجاد فرمها و جمعآوری دادهها
در مرحله اول خلق کنترل پروژه با BPMS، طراحی سیستم به دید پایین به بالا آغاز میشود و در این مرحله، فرمهای گزارش روزانه ساخته میشوند. این فرمها اصلیترین بخش در تولید داده های مورد نیاز کنترل پروژه است. به عنوان مثال با تولید فرم گزارشهای روزانه و استفاده از آن در کارگاه ثبت اطلاعات به صورت ساختار توزیع شده (ساختار توزیع شده جفرافیایی کارگاهها) دادهها به صورت متمرکز در دسترس است. به لحاظ زمان پیادهسازی و به دلیل تنوع فرمهای گزارش، این فاز بیشترین زمان را خواهد بود.
فاز دوم: پایش و تحلیل دادهها
در مرحله دوم، با پایش دادهها، گزارشهای پیشرفت پروژه قابل رصد خواهند بود. به دلیل وببیس بودن ابزار BPMS، توزیع جغرافیایی اطلاعات هیچ تاثیری در دسترسی به دادهها ندارد. اطلاعات به صورت انفرادی یا تجمیعی پروژهها در دسترس مدیران قرار میگیرد. همچنین از طریق سیستم مدیریت شروع فرایند، امکان اجرای زمانبندی شده فرایند و پر کردن فرمهای مرتبط مهیا است. روند تایید فرمهای گزارش روزانه از طریق سیستم مدیریت گردش کار (Workflow) نیز قابل انجام است. شما در کارتابل خود امکان تایید، رد یا ویرایش گزارشها را خواهید داشت.
داشبوردها و مقایسه پیشرفت واقعی با پیشبینی
در طی مرحله اول و دوم کار شما میتوانید با تهیه برنامه پیش بینی و تخمین انجام فعالیتهای پروژه، مقایسهای هم بین مراحل پیشرفت واقعی و پیشبینی شده را داشته باشید. همچنین با تولید داشبوردهای پیشرفت پروژه میتوانید به صورت نموداری این مقایسهها را ساده تر مشاهده نمایید.
مزایای کنترل پروژه با BPMS
به کمک سیستم کنترل پروژه تولید شده با نرم افزار BPMS ، شما قادر خواهید بود یکی از ارکان مهم سیستم مدیریت پروژه را ایجاد کرده و در صورت اجرای صحیح آن، روند تامین منابع و نظارت بر مصارف پروژه را رصد کنید. مزیت کار با BPMS این است که یک روند تکاملی را مطابق با وضعیت جاری خود خلق میکنید. همچنین میتوانید از طریق ارتباط بین کنترل پروژه تولید شده با BPMS با سایر اجزای پروژه از جمله اسناد مهندسی پیشرفت مدارک نیز قابل رویت است.
- ایجاد یک سیستم یکپارچه مدیریت پروژه
- افزایش شفافیت در روند تأمین منابع و مدیریت هزینهها
- امکان تکامل تدریجی فرآیندها متناسب با نیاز سازمان
- ارتباط یکپارچه با سایر اجزای پروژه مانند سیستم کنترل مدارک مهندسی و مستندات
- کاهش خطاها و دوبارهکاریها به دلیل گردش کار دقیق و شفاف
یکپارچگی با اتوماسیون اداری
اگر به دنبال یک ابزار مکمل برای ساماندهی مکاتبات ستاد و پروژه هستید، میتوانید از نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه نیز استفاده کنید. این ابزار بهصورت پروژهمحور طراحی شده و امکان مدیریت دقیقتر مکاتبات و مستندات پروژه را فراهم میآورد.
جمعبندی:
به کمک BPMS میتوانید فرآیند کنترل پروژه را به یک سیستم دیجیتال، دقیق و منعطف تبدیل کنید. این کار نهتنها باعث بهبود بهرهوری و کاهش ریسکها میشود، بلکه به شما این امکان را میدهد تا پروژههایتان را با دیدی استراتژیکتر و آیندهنگرانهتر مدیریت کنید.
