گردش مدارک فنی مهندسی در نرم افزار BPMS کتیبه – راهنمای جامع

مدیریت و گردش مدارک فنی و مهندسی، قلب تپنده پروژه‌های پیچیده صنعتی و عمرانی است. این فرآیند با ورود فناوری‌هایی مانند نرم‌افزار BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار) و EDMS (سیستم مدیریت اسناد مهندسی) متحول شده است. ما در این مقاله، به معرفی روش گام به گام پیاده سازی و اجرای فرایند گردش مدارک فنی و مهندسی پرداخته و تجربیات خود را در استقرار آن در شرکتهای EPC با شما به اشتراک می‌گذاریم.

ماتریس گردش مدارک (ماتریس دستگردانی) چیست؟

ماتریس گردش مدارک فنی و مهندسی که با نام‌های ماتریس دورگردانی یا ماتریس دستگردانی نیز شناخته می‌شود، چارچوبی است که مسیر حرکت، مراحل بررسی، افراد تاییدکننده و ضوابط عبور یک مدرک مهندسی را مشخص می‌کند. این ماتریس بر یک اصل مهم استوار است: با وجود آنکه یک مدرک ممکن است توسط یک دیسیپلین (رشته تخصصی) خاص مانند مکانیک، برق یا عمران تولید شود، به دلیل وابستگی و ارتباط با مدارک سایر رشته‌ها، باید نقطه نظرات آن دیسیپلین‌ها نیز در تهیه و اصلاح مدرک لحاظ شود.

گام‌های پیاده‌سازی فرایند در BPMS

برای انتقال این ماتریس از کاغذ یا فایل‌های اکسل به یک سیستم هوشمند، مراحل زیر در یک نرم‌افزار BPMS انجام می‌شود:

۱- طراحی فرم ثبت مدرک

اولین گام، طراحی فرمی الکترونیکی است که تمام اطلاعات شناسنامه‌ای و قابل جستجوی مدرک را در خود جای دهد.(همانند MDR که در دسترس واحد DCC است) این اطلاعات معمولاً شامل موارد زیر است:

• اطلاعات پروژه (نام و کد پروژه)

• اطلاعات مدرک (کد مدرک، نام مدرک، تاریخ ایجاد)

• مشخصات فنی (نوع: Datasheet، Report، Specification و…)

• دیسیپلین تولیدکننده (Discipline)

• دسته‌بندی (Category)

۲- طراحی و مدل‌سازی گردش کار پویا

در این مرحله، Workflow یا گردش مدارک فنی مهندسی به صورت بصری مدل‌سازی می‌شود. قابلیت کلیدی در اینجا، پویا بودن گردش کار است. به این معنا که مسیر مدرک می‌تواند به صورت خودکار و بر اساس مشخصات وارد شده در فرم تعیین شود. برای مثال:

• اگر دیسیپلین مدرک “Mechanical” باشد، به صورت خودکار به صف بررسی واحد مکانیک ارجاع داده می‌شود.

• قوانین شرطی تعریف می‌شوند تا در صورت نیاز، مدرک برای اخذ نظر (Comment) همزمان به چند دیسیپلین دیگر نیز ارسال گردد.

۳- تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها

در گردش کار، برای هر فرد یا واحد، نقش و وظیفه مشخص تعریف می‌شود. نقش‌های معمول در این فرآیند عبارتند از:

• تهیه‌کننده (Originator): مسئول تولید نسخه اولیه.

• بررسی‌کنندگان (Reviewers): متخصصان دیسیپلین‌های مرتبط که نظرات فنی می‌دهند.

• هماهنگ‌کننده (Coordinator): واحدی که معمولاً بالاتر از دیسیپلین‌ها قرار دارد و نظارت کلی بر روند دارد.

• تصویب‌کننده (Approver): معمولاً مدیر پروژه یا مسئول فنی که تایید نهایی را صادر می‌کند.

• کنترل مدارک (DCC): مسئول ثبت نهایی، اختصاص شماره استاندارد و بایگانی.

۴- کنترل نسخه‌ها و مدیریت تاریخچه

یکی از حیاتی‌ترین قابلیت‌های سیستم، کنترل نسخه‌ها (Version Control) است. با هر بار اصلاح یا “دستگردانی”، یک ویرایش داخلی (Internal Revision) جدید ایجاد می‌شود. سیستم به طور خودکار تاریخچه کامل تغییرات، نظرات داده شده در هر مرحله، افراد اقدام‌کننده و وضعیت‌ها (در جریان، تایید شده، رد شده) را ثبت و نگهداری می‌کند.

۵- ارتباط با کارفرما و مدیریت ترانسمیتال

پس از تایید نهایی داخلی، مدرک برای کارفرما یا مشاور ارسال می‌شود. این ارسال از طریق ایجاد یک ترانسمیتال (Transmittal) الکترونیکی در سیستم انجام می‌پذیرد. سیستم باید بتواند ارتباط بین مدرک، ترانسمیتال صادره و کامنت‌شیت (Comment Sheet) دریافتی از کارفرما را برقرار کرده و ردیابی کند.

۶- پایش و گزارش‌گیری

با استفاده از داشبوردهای مدیریتی، می‌توان به صورت لحظه‌ای پیشرفت مدارک هر پروژه را رصد کرد. اگر به هر مدرک یک وزن نسبت به کل پروژه اختصاص داده شود، با پیشرفت و تایید آن مدرک، پیشرفت فیزیکی وزنی پروژه به طور خودکار به روز می‌شود. این یکی از دقیق‌ترین روش‌های اندازه‌گیری پیشرفت فاز مهندسی است.

فيلم معرفي گردش مدارک مهندسي و EDMS

مزایای کلیدی استفاده از BPMS برای گردش مدارک قنی مهندسی

• امکان تعریف فرآیند دستگردانی اسناد و مدارک با نقشهای مختلف از جمله کارفرما یا مشاور.
• مشاهده وضعیت هر مدرک در هر لحظه و تاریخچه کامل تصمیمات.
• حذف گلوگاه‌های دستی، ارجاع خودکار و کاهش زمان گردش
• امکان تعریف فرآیند بررسی مدارک تهیه شده توسط ارکان پروژه (کارفرما، مشاور، پیمانکار) با سطوح دسترسی لازم و طراحی ۱۰۰٪ منطبق بر فرآیندها و ماتریس خاص سازمان
• جلوگیری از کار با نسخه‌های قدیمی و اطمینان از دسترسی همه به آخرین نسخه تایید شده
• امکان تعریف ماتریس توزیع(گردش) به ازای هر مدرک به صورت جداگانه و با رعایت سطح دسترسی بر اساس Workflow
• امکان تعریف سطوح دسترسی در مسیر گردش مدارک فنی مهندسی و به ازای هر یک از نقش های تعریف شده.
• ارائه کارتابل کاربری مجزا به ازای هر نقش کاربر (از طریق کارتابل مشترک اتوماسیون اداری، BPMS و مهندسی)
• امکان بارگزاری فایلها در هر مرحله از فرآیند مطابق با تعریف ادمین در زمان ترسیم workflow.
• امکان ثبت تایم شیت و میزان کارکرد زمانی در ماتریس دستگردانی مدارک.
• امکان مشاهده جزئیات گردش مدارک در هر مرحله از کار.
• قابلیت ارائه نوت و پیغام های خارج از فرایند بر روی اسناد و مدارک.
• تولید آلارم و یادآوری‌های هوشمند و دستی روی مدارک.
• با توجه به در دسترس بودن زمان انجام هر کار و وزن دهی به مدارک و وضعیت آنها، امکان ساخت داشبوردهای مدیریتی وجود خواهد داشت.
• ارائه گزارش‌ها و نمودارهای تحلیل‌گر برای مدیریت پروژه

مجموعه تراکنش‌هایی که توضیح داده شد در قالب نرم افزار BPMS و نرم افزار EDMS کتیبه به عنوان فرایند گردش مدارک فنی قابل اجرا بوده است. در هر مرحله با توجه به اینکه فرایند توسط نرم افزار مدیریت فرایند ساخته شده است با توجه به نیاز مشتری به صورت ۱۰۰% قابل کاستامایز شدن و اختصاصی شدن است.

 نمونه داشبورد مدیریتی پیشرفت گردش مدارک فنی مهندسی