۱۰ نکته طلایی جهت انتخاب و خرید BPMS مناسب

امروزه مزایای نرم افزار فرایند ساز (BPMS) بر کسی پوشیده نیست. بسیاری از شرکتهایی که در حوزه مدیریت کسب و کار موفق ظاهر شده‌اند از نرم افزارهای BPMS و یا چیزی شبیه به آن استفاده می‌کنند. شکی نیست که استفاده از نرم افزار BPMS مناسب می‌تواند بهبودهای قابل توجهی در حوزه مدیریت کسب و کار شما داشته باشد. اما همانطور که تجربیات موفق در حوزه BPMS بی‌شمار است تجربیات ناموفق نیز در این حوزه کم نیست! حال در این مقاله سعی کردیم چند نکته طلایی در این خصوص ذکر شود تا درصد موفقیت اجرای نرم افزار BPMS را بیشتر کنیم.

1. سعی کنید یک RFP فنی از قابلیتهای نرم افزار BPMS مناسب مورد نیاز خود تهیه کنید. با جستجو در فضای اینترنت به این RFP می‌رسید. برای راحتی یک نمونه RFP مناسب برای خرید نرم افزار BPMS مناسب ارائه شده است. در این RFP مشخصات محصول نرم افزار BPMS موجود است.
2. مشتریان قبلی فروشنده نرم افزار BPMS: حتما با مشتریانی که تجربه استفاده از نرم افزار BPMS فروشنده را دارند تماس داشته باشید و حتی در صورت امکان مراجعه حضوری بگذارید تا از کیفیت خدمات پس از فروش و در یک جمله رفتار حرفه‌ای فروشنده مطمئن باشید.
3. چالش بین استاندارهای نرم افزار BPMS و انعطاف پذیری آن: استانداردهای BPMS که به عنوان BPMN شناخته می‌شود دارای تعداد زیادی علامت و ویژگی است. آیا این استانداردها برای شما الزامی است؟ آیا ترجیح می‌دهید این استانداردها ساده‌تر بوده و در عوض انعطاف پذیری و سرعت بالای خدمات اولویت باشد؟ همیشه این چالش وجود دارد که خود این استانداردها یک پروژه بوده و اجرای آن زمانبر و پرهزینه است.
4. قیمت نرم افزار BPMS و خدمات: همیشه به غیر از هزینه خود نرم افزار هزینه خدمات پس از فروش را بپرسید. ممکن است هزینه خدمات یک نرم افزار BPMS پس از دوره کوتاهی از خرید نرم افزار BPMS بیشتر بشود!
5. نرم افزار BPMS ایرانی و خارجی: شکی نیست که نرم افزار BPMS خارجی به لحاظ ساختار قوی‌تر است ولی باید دید این قدرت تا چه حد به شما کمک می‌کند و اصلا این اختلاف برای شما ملموس است خیر! نرم افزار BPMS خارجی عموما به صورت کرک شده ارائه شده و ریسک بزرگی است که شریان اطلاعات مهم خود را روی یک بستر نامطمئن بنا کنید. نرم افزار BPMS بومی و ایرانی تعامل بهتری با فرایندهای شما دارند. نسخه‌های Open source هم با محدودیتهایی زیادی روبرو هستند. به عنوان مثال این مقاله را که نسخ مختلف نرم افزار Process maker را بررسی کرده است را ببینید و یا  BPMS رایگان را ببینید.

فیلم ۵ نکته کلیدی در انتخاب نرم افزار BPMS مناسب

6. جلسه دمو و ارائه قوی: حتما از شرکت فروشنده بخواهید امکان پرزنت و دموی BPMS به صورت حضوری با شما داشته باشد. تاکید کنید نفری که سمت فروشنده مامور دمو است دارای توانمندی ساخت فرایند در محل شما باشد. این نفر باید بتواند چالش‌های کاری شما را درک کند! حتما نمونه ای فرایندها را در جلسه دمو مشخص کنید تا برایتان بسازند. فرایندهای ساخته شده قبلی فقط یک معرفی از نرم افزار BPMS است.
7. شناسایی فرایندها به کل و در فازهای بعدی به جزء بایستی در نظر گرفته شود. نیازی نیست همه چیز تحلیل شود. سطح صفر کافی است ولی در اجرای هر فرایند سطوح بعدی بایستی حتما دیده شود.
8. تولید شناسنامه فرایندها: این شناسنامه در فاز اول تولید شده و به مرور و با توسعه رشد فرایندها بایستی بروز شود. با تولید این شناسنامه وابستگی به نفرات کم رنگ شده و تفکر قائم به سیستم بودن بوجود خواهد آمد.
9. اگر در سازمانتان تمام کار توسعه فرایند را به فروشنده سپردید حتما در برنامه میان مدت دنبال نفر و یا نفراتی باشید تا عضو تیم توسعه فرایند باشند و به مرور حتی جزئیات اجرای فرایندها را نیز بدانند. مطمئن باشید با این کار قیمت تمام شده توسعه بسیار کمتر خواهد شد. معمولا این نفرات در واحد سیستم‌ها و روش‌ها جانمایی می‌شوند.
10. نقشه راه استفاده از نرم افزار فرایند ساز (BPMS) مشخص باشد. آن فرایندی که از همه ساده‌تر و کاربردی‌تر است را در ابتدا اجرا کنید. در اجرای فرایند چابک باشید و تا فرایند آماده بهره برداری است از آن استفاده کنید. تا فرایند گرم است ایرادهای آن راحت‌تر قابل رفع است. پس بیخودی کار را کش ندهید! از فرایند استقرار bpms به صورت رویداد گرا استفاده کنید.

اگر این ۱۰ نکته را در نظر بگیرید شک نکنید شما نیز استفاده موفقیت آمیز از اجرای نرم افزار BPMS مناسب را تجربه خواهید کرد.