محاسبه قیمت تمام شده پروژه ها با نرم افزار BPMS کتیبه | مدیریت هزینه و سود پروژه

محاسبه قیمت تمام شده پروژه یکی از مهم‌ترین فرایندهای مدیریت پروژه در شرکت‌ها است. نرم افزار BPMS کتیبه این امکان را فراهم می‌کند تا تمامی هزینه‌ها، سود و زیان پروژه‌ها به صورت دقیق و شفاف مدیریت شوند. در ادامه، مهم‌ترین دلایل اهمیت این فرایند و نحوه ساخت آن در BPMS بررسی می‌شود.

چرا محاسبه قیمت تمام شده پروژه اهمیت دارد؟

• شناسایی سود و زیان پروژه: با ارائه قیمت تمام شده، مدیران می‌توانند سود و زیان پروژه را رصد کنند و ریسک‌های مالی را مدیریت نمایند.
• محاسبه هزینه‌های واحد در پروژه‌های خاص: در پروژه‌هایی که متراژ کارها اهمیت بالایی دارد، محاسبه قیمت تمام‌شده به ازای هر متر، معیاری اساسی محسوب می‌شود. در سایر پروژه‌ها نیز هزینه آیتم‌هایی مانند دیوارکشی، محوطه‌سازی و موارد مشابه به‌صورت تفکیک‌شده محاسبه می‌شود. این جزئیات به عنوان هزینه‌های ساخت در فرایند قیمت تمام‌شده قابل مشاهده است.
• ثبت و مدیریت جزئیات هزینه‌ها: هزینه‌های نیروی انسانی، مدیریت طرح، نظارت، کنترل پروژه و سایر موارد به دقت ثبت و قابل محاسبه هستند.
• برآورد هزینه پروژه‌های آینده: یکی از خروجی‌های مهم این فرایند، ارائه تخمین‌های دقیق برای پروژه‌های جدید است. این اطلاعات می‌تواند در مناقصات و برآورد هزینه‌های آتی بسیار ارزشمند باشد.
• مدیریت هزینه‌های برون‌سپاری: هزینه‌های پیمانکاران و مشاوران در سیستم شفاف و قابل دسترس است و ارزیابی عملکرد آنها ساده‌تر می‌شود.
• تسهیم هزینه‌های نیروی انسانی بین پروژه‌ها: سهم هزینه‌ای هر نقش در پروژه‌ها قابل محاسبه و گزارش‌گیری است، حتی اگر فرد در چند پروژه نقش‌های مختلف داشته باشد.

ساخت فرایند قیمت تمام شده در نرم افزار BPMS کتیبه

• مدیریت اطلاعات حقوق پرسنل: یکی از مشکلات در محاسبه قیمت تمام شده دسترسی به اطلاعات حقوق پرسنل است. اطلاعات حقوق پرسنل در دو حالت ممکن است وجود داشته باشد. در یک حالت که فرم‌های حقوق و فیش در نرم افزار BPMS وجود داشته باشد، دسترسی به این اطلاعات راحت است. معمولا هم در یک پروژه که گردش مالی میلیاردی داشته سرجمع حقوق سالانه پرسنل کفایت می‌کند. بنابراین خیلی نیازی به بیان جزئیات نیست. ممکن است اطلاعات در نرم افزار حقوق و دستمزد مستقل از BPMS وجود داشته باشد. در این صورت بایستی اجازه دسترسی با بانک اطلاعاتی آن و یا دریافت وب سرویس برای محاسبه حقوق وجود داشته باشد.
• مدیریت قراردادها و صورت وضعیت پیمانکاران: هزینه قراردادهای مشاوران و پیمانکاران در سیستم ثبت و قابل محاسبه است. ساختن این فرایند قراردادها و امور پیمان در نرم افزار مدیریت فرایند، کار پیچیده‌ای نیست و حتی نمونه‌های مشابه آن ساخته شده و فقط در صورت نیاز مشتری می‌توان این دیتا مدلها را انتقال داد. نهایتا تغییرات جزئی با توجه به نیاز مشتری در زمان کم قابل بروز شدن و کاستامایز کردن است. صورت وضعیت‌های تایید شده نیز در این بخش قابل دسترس است.
• فرایند خرید: اگر پروژه نیاز به خرید داشته باشد(خرید عمومی، مصالح، مهندسی و …) فرایند خرید یکی از فرایندهای مهم در قیمت تمام شده پروژه است. ثبت درخواست‌های خرید و در نهایت میزان خرید کالا با ارائه گردش کار و روالهای آیین نامه معاملات شرکت، قابل محاسبه خواهد بود. معمولا فرم‌های فرایند خرید خیلی پیچیده نیست. ممکن است گردش کارها با توجه به آیین نامه معاملات پیچیده‌گی داشته باشد. تاکنون با نرم افزار BPMS کتیبه چند ۱۰ فرایند خرید ترسیم شده که در صورت نیاز خریداران قابل به اشتراک گذاری است.
• وجود داشبوردهای مدیریتی در نرم افزار BPMS کتیبه شما را قادر می‌کند تا داشبوردهای مبنی بر شاخص‌های مورد نیاز خود جهت رویت هزینه‌های تمام شده پروژه ها را ببینید. خلق BI با داشبوردهای مدیریتی امکان پذیر است.
• شفافیت در هر لحظه پروژه: محاسبه قیمت تمام شده پروژه معمولا پس از پایان قرارداد بایستی در دسترس باشد ولی یکی از اصول مدیریتی پروژه این است که در هر لحظه بایستی وضعیت هزینه‌های پروژه شفاف و قابل رویت باشد. با رویت بروز هزینه‌های پروژه، مدیریت دعاوی پروژه نیز راحتتر است.

انعطاف‌پذیری و سفارشی‌سازی BPMS کتیبه

فرآیند محاسبه قیمت تمام‌شده پروژه برای سایر فعالیت‌ها نیز تقریباً از همین الگو پیروی می‌کند و بر اساس یک رویه استاندارد انجام می‌شود. با استفاده از نرم‌افزار فرآیندساز کتیبه (BPMS)، که قابلیت شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی فرآیندها را داراست، می‌توان دقیقاً نیازهای خاص هر پروژه یا سازمان را برآورده کرد.

این نرم‌افزار امکان طراحی و اجرای فرآیندهایی را فراهم می‌کند که بتوانند تمام مراحل لازم برای محاسبه قیمت تمام‌شده، از جمع‌آوری داده‌ها گرفته تا تحلیل و ارائه خروجی‌ها، را پوشش دهند. همچنین، با توجه به قابلیت‌های کاستومایز شدن، شما می‌توانید فرآیندها را بر اساس ساختار و اهداف پروژه خود تعریف کنید و از یکپارچگی داده‌ها و کارایی بالای سیستم بهره‌مند شوید.

به بیان دیگر، آنچه مورد نظر شماست، با تنظیم و پیاده‌سازی فرآیندهای خاص در این نرم‌افزار کاملاً قابل دستیابی است. این انعطاف‌پذیری و قابلیت سفارشی‌سازی، کتیبه را به ابزاری قدرتمند برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای مالی و مدیریتی پروژه‌ها تبدیل می‌کند.