پکیج نرم‌افزاری کتیبه: اتوماسیون اداری، EDMS و BPMS؛ راهکاری کامل برای شرکت‌های EPC

شرکت‌های EPC با حجم گسترده‌ای از مکاتبات، مدارک مهندسی و فرآیندهای پیچیده مواجه هستند. استفاده از یک پکیج نرم‌افزاری یکپارچه شامل نرم افزارهای اتوماسیون اداری ، مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) و  BPMS می‌تواند مدیریت این فرآیندها را ساده، شفاف و کارآمد کند. اما چرا این نرم افزارها برای شرکتهای EPC اینقدر مهم است. بیایید با هم نگاهی به فرایندهای مرتبط با این گونه شرکت‌ها بیندازیم.

مدیریت مکاتبات و ادعاها (Claim Management)

یکی از فرایندهای مهم در یک شرکت EPC، ثبت مکاتبات با شرکتها و سازمانها اعم از کارفرما، مشاور، پیمانکاران جزء است. به این دلیل که همیشه روی بحث‌های مدیریت ادعا (Claim Management) ، یک پای ثابت ماجرا، استناد به نامه‌های رد و بدل شده است. با توجه به اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه یک نرم افزار اتوماسیون اداری پروژه محور است و ازطرفی گزارشات متنوعی در خصوص ارتباط نامه‌های مرتبط دارد، می‌تواند فرایندهای مرتبط با مکاتبات را به شکل مطلوبی پوشش بدهد.

مدیریت مدارک مهندسی (EDMS)

در شرکت‌های EPC، واحد DCC (Document Control Center) مسئول نگهداری و کنترل مدارک مهندسی است. ثبت ترانسمیتال، سابمیتال و گردش مدارک، از پرکاربردترین فعالیت‌های این واحد است. نرم‌افزار EDMS کتیبه امکان مدیریت این مدارک را فراهم می‌کند، و با ارتباط با اتوماسیون اداری، ثبت کامنت‌ها و Reply Sheetها و گردش مدارک مهندسی نیز به راحتی انجام می‌شود. هر دو نرم‌افزار در یک رابط کاربری واحد قرار دارند که تجربه کاربری را ساده و یکپارچه می‌کند.

فرایندهای دیگر EPC

این دو نرم‌افزار تنها بخشی از نیازهای شرکت‌های EPC را پوشش می‌دهند. هر چند این دو فرایند (ثبت مکاتبات و EDMS) وزن زیادی دارد. فرایندهای دیگری از قبیل فرایند درخواست خرید ، تایم شیت ، مدیریت امور قراردادها و … نیز وجود دارد که در صورت استفاده به صورت الکترونیکی می‌توانند هزینه‌ها را کاهش داده و تصمیم‌گیری استراتژیک را بهبود دهند. نرم‌افزار فرایندساز کتیبه (BPMS) امکان طراحی فرایندهای اختصاصی ۱۰۰٪ را فراهم می‌کند و گام بزرگی در جهت ایجاد یک سازمان مبتنی بر دانش است.

فيلم معرفي کاربردهاي نرم افزار BPMS کتيبه در حوزه فرايندهاي شرکتهاي EPC

مزایای پکیج یکپارچه کتیبه

نکته بسیار مهمی که باعث این ترکیبی مناسب نرم افزاری موجود در کتیبه، پکیج مناسب شرکتهای EPC کار شود به طور اختصار شامل این موارد است:

• استفاده از یک رابط کاربری واحد. با یک نام کاربری وارد سیستم شوید و از هر سه پکیج استفاده کنید.
• وجود اطلاعات پایه مشترک نظیر پروژه‌ها، شرکت‌ها و … در جهت بالا بردن صحت گزارش گیری و کاهش افزونگی اطلاعات.
• وجود کارتابل مشترک. بدین معنی که در فضای کارتابل می‌توان هم نامه دید، هم ترانسمیتال و کامنت و هم فرم درخواست خرید یا صورت وضعیت.
• وجود ابزارهای مناسب نظیر ابزارهایی در جهت مدیریت دعاوی پروژه (Claim Management) و ابزار مقایسه نسخ یک قرارداد و …
• گزارش قدرتمند نامه‌های مرتبط با دید فرایندی روی یک موضوع مورد Claim.
• دسته بندی دانش محور بر اساس موجودیت‌های مهم یک شرکت EPC نظیر پروژه، قرارداد، طرفهای پروژه(کارفرما، مشاور و پیمانکار)
• وجود امکان هشتگ گذاری روی شاخص‌های اصلی فرایند با امکان تزریق خبرگی مالکان فرایند به سایر اجزای سازمان در جهت خلق پایگاه دانش پروژه محور.

جمع بندی

تجربه سال‌ها کار با شرکت‌های EPC و پروژه‌های واقعی نشان می‌دهد که ترکیب اتوماسیون اداری، EDMS و BPMS در یک پکیج واحد می‌تواند تحول بزرگی در مدیریت پروژه، کاهش خطا و افزایش بهره‌وری ایجاد کند. مشاوران شرکت ورجاوند آماده کمک و راهنمایی برای پیاده‌سازی این پکیج در سازمان شما هستند.