نرم افزار DCC (کنترل مدارک مهندسی): مفاهیم پایه در مدیریت اسناد مهندسی

در پروژه‌های مهندسی، تسلط بر مفاهیم و اصطلاحات کلیدی مرتبط با سیستم‌های مدیریت اسناد (EDMS) و کنترل مدارک (نرم افزار DCC) نقش مهمی در استفاده مؤثر از این ابزارها ایفا می‌کند. آشنایی با ساختارها، فرمت‌ها و واژگان تخصصی، نه‌تنها موجب تسریع در فرآیند مستندسازی می‌شود، بلکه هماهنگی میان ارکان پروژه را نیز بهبود می‌بخشد. در این بخش، تلاش می‌کنیم مجموعه‌ای از اصطلاحات پایه و پرکاربرد را که در اغلب نرم‌افزارهای کنترل مدارک مورد استفاده قرار می‌گیرند، به‌زبان ساده و کاربردی معرفی کنیم؛ مفاهیمی مانند ترانسمیتال، MDR، نسخه مدرک، دیسیپلین، وضعیت مدرک، شماره‌گذاری و… که هر کدام در نظم و گردش مؤثر اطلاعات پروژه نقش حیاتی دارند.

ترانسمیتال (Transmittal) چیست ؟

ترانسمیتال نامه‌ی مهندسی است که دربرگیرنده اطلاعاتی از مدارک یک پروژه با مشخصات وضعیت (Status) جهت ارسال به سایر ارکان پروژه هستند. با مشاهده ترانسمیتال میتوان متوجه شد چه مدارکی با چه نسخه (Rev) و وضغیت (Status) برای قسمتهای مختلف پروژه ارسال شده است. ترانسمیتالهای میتوانند داخلی، صادره و یا وارده باشند. ترانسمینال همانند نامه عادی، دارای شماره(Transmittal Number) و تاریخ(Transmittal Date) و ارسال کننده و دریافت کننده است. نیاز است تراسمیتالها با کاورهای مختلف برای ارکان پروژه ارسال گردد بنابراین در نرم افزار DCC بایستی امکان تعریف الگوهای چاپی منتوع از ترانسمیتال وجود داشته باشد.

یک نمونه ترانسمیتال

شماره ترانسمیتال (Transmittal Number) چیست ؟

برای هر ترانسمیتال شماره ای واحد در نظر گرفته میشود که پاسخها و کامنتهای مربوط به آن از این طریق به مدارک ترانسمیتال ارائه میگردد. شماره ترانسمیتال معمولا بر اساس پروژه و سایر ارکان پروژه قابل تعریف است و می تواند از روشهای شماره گذاری متنوع تشکیل شده باشد. نکته مهم اینکه برای هر پروژه می توان بیش از یک روش شماره گذاری تعریف کرد. مثلا برای ارسال به کارفرما از روش شماره گذاری اصلی پروژه استفاده نمود و برای اجزای زیردستی از روش های دیگر برای شماره گذاری ترانسمیتال استفاده کرد.

MDR چیست ؟

MDR یا Master Document Registration لیستی از مدارکی پروزه و رویدادهای متناسب با آن که باید در طول اجرای پروژه تولید شود. معمولا در ابتدای پروژه با توجه به نوع پروژه، لیستی از نقشه ها، اقلام قابل تحویل و … تهیه شده و در اختیار ارکان پروژه (کارفرما، مشاور و پیمانکار) قرار میگیرد. مشخصات شناسنامه ای هر مدرک در MDR شامل اظلاعاتی نظیر شماره مدرک، نام مدرک، دیسیپلین، دسته بندی(Category) ، فاز (Phase) ، ناحیه (Area) است. نکته‌ای که در خصوص این لیست وجود دارد این است که این لیست در طول حیات پروژه ممکن دارای تغییراتی از جمله اضافه شده مدرک، حذف مدرک و یا تغییرات شناسنامه ای شود. در نرم افزار DCC این لیست تکمیل میگردد و با ارسال ترانسمیتال و نسخه گذاری تکمیل می‌گردد.

شماره مدرک (ِ Document Number ) چیست ؟

شماره مدرک یک کد یکتا(یونیک) است که به هر سند در پروژه اختصاص داده می‌شود. این شماره به‌عنوان شناسه اصلی مدرک، نقش مهمی در ردیابی، جستجو، نسخه‌گذاری و کنترل تغییرات ایفا می‌کند. معمولاً شماره‌گذاری اسناد بر اساس ساختارهای هوشمند کدینگ انجام می‌شود؛ به‌گونه‌ای که با مشاهده شماره، بتوان اطلاعاتی مانند نوع سند، دیسیپلین، دسته‌بندی، ناحیه یا فاز پروژه را تشخیص داد. در برخی پروژه‌ها، هر مدرک ممکن است دارای دو شماره مجزا باشد:

• یک شماره داخلی تعریف‌شده در MDR یا توسط پیمانکار

• و یک شماره اختصاصی که توسط کارفرما (Client Number) یا مشاور (Consultant Number) تعیین می‌شود.

انتخاب روش شماره‌گذاری، می‌تواند بسته به نیازهای پروژه، ساختار سازمانی و توافقات قراردادی متنوع و انعطاف‌پذیر باشد. نگاهی به روشهای شماره گذاری بکنید.

عنوان مدرک (ِ Document Title ) چیست ؟

عنوان مدرک نامی که به هر مدرک در پروژه تخصیص می یابد و یکتا و منحصر به فرد است. معمولا این عنوان به همراه شماره مدرک روی نقشه و مدارک مرتبط درج میگردد. شماره و عنوان مدرک در طول حیات پروژه ثابت است و تغییر نمیکند.

نسخه مدرک (ِ Document Revision ) چیست ؟

منظور از نسخه مدرک عدد یا کارکتری است که از طریق آن شمارگان مدارک ارسالی به کارفرما یا سایر ارکان پروژه قابل ردیابی است. در برخی از سیستمها، علاوه بر این نسخه که نسخه اصلی تغییرات تکاملی مدرک است، نسخه داخلی (یا ریویژن ثانویه) نیز در نظر گرفته میشود که معمولا برای روند گردش کاری در داخل سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. لزوما نسخه مدرک عدد نیست و میتواند شماره ای هوشمند بر اساس گردش کاری و یا سایر روشهای دست گردانی مدرک باشد.

دسته بندی مدرک (ِ Document Category ) چیست ؟

به منظور دسته‌بندی اسناد بر اساس نوع و کاربرد آن‌ها، فیلدی به نام Category یا همان دسته‌بندی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اسناد مهندسی دارای دسته بندی و انواع مختلفی هستند که به جهت دسترسی راحتتر و جستجو بهتر در اطلاعات شناسنامه ای مدرک قرار میگیرد. در برخی از سیستمها نیز با کدهای ۱ یا دو رقمی قابل تفکیک است. در صورت نیاز میتوان دسته بندی مدرک در ردیفهای موجود در ترانسمیتال جانمایی کرد. برخی از دسته بندی مدارک شامل موارد زیر است:

• Drawing
• General Engineering
• Scheduling
• Specification

وضعیت  (ِ Status ) چیست ؟

وضعیت یا Status یکی از ستون‌های کلیدی در فرم ترانسمیتال (Transmittal) است که نشان می‌دهد هر مدرک، با توجه به میزان پیشرفت یا هدف ارسال، در چه مرحله‌ای قرار دارد. این وضعیت‌ها نقش مهمی در مدیریت گردش اسناد و کنترل پیشرفت پروژه ایفا می‌کنند. از طریق ارتباط بین Status هر مدرک و وزن تخصیص‌یافته به آن در ساختار شکست پیشرفت (Progress Weighting)، می‌توان علاوه بر ردیابی وضعیت هر مدرک، پیشرفت تجمعی کل پروژه را نیز ارزیابی کرد.در نرم افزار DCC معمولاً امکان تعریف این وضعیت‌ها در بخش اطلاعات پایه (Master Data) وجود دارد و به صورت استاندارد یا سفارشی قابل پیکربندی است.  این ستون میتواند شامل موارد زیر باشد:

• Approved For Construction(AFC) : مورد تأیید برای اجرا
• For Approval(FA) : ارسال برای اخذ تأیید
• For Construction(FC) : جهت استفاده در اجرا، نه لزوماً نسخه نهایی تأیید شده
• For Information(FI) : صرفاً جهت اطلاع و بدون نیاز به اقدام خاص
• For Tender(FT) : جهت استفاده در اسناد مناقصه
• Issue For Approval(IFA) : نسخه رسمی جهت بررسی و تأیید توسط کارفرما یا مشاور
• Issue For Information(IFI) : نسخه رسمی جهت اطلاع‌رسانی یا ثبت در سیستم

شماره مدرک کارفرما  (ِ Client Number ) چیست ؟

در برخی از پروژه ها علاوه بر کد مدرک که در MDR تعریف میشود شماره‌ای هم توسط کارفرما (یا یک روش کدینگ شماره گذاری) به هر مدرک تخصیص داده می‌شود که یکتا و تکرار ناپذیر است. این کد همراه با ترانسمیتال برای ارکان پروژه ارسال می‌گردد. البته در برخی از پروژه‌ها از این روش استفاده می‌شود و بیشتر مربوط به سلیقه کارفرما است.

شماره مدرک مشاور  (ِ Consultant Number ) چیست ؟

در برخی از پروژه ها علاوه بر کد مدرک که در MDR تعریف می‌شود شماره‌ای هم توسط مشاور (یا یک روش کدینگ شماره گذاری) به هر مدرک تخصیص داده می‌شود که یکتا و تکرار ناپذیر است. این کد همراه با ترانسمیتال برای ارکان پروژه ارسال می‌گردد. البته در برخی از پروژه‌ها از این روش استفاده می‌شود و بیشتر مربوط به سلیقه مشاور است.

فاز (ِ Phase ) چیست ؟

Phase به معنی مرحله‌ای از چرخه عمر پروژه هست که سند در آن مرحله ایجاد یا استفاده می‌شود. در برخی از پروژه ها ممکن است در مشخصات شناسنامه‌ای مدرک فاز نیز وجود داشته باشد. مثلا یک مدرک مربوط به فاز ۱ بوده و یا مدرکی دیگر مربوط به فاز ۳ باشد. با وجود مشخصه فاز می‌توان گزارشات مرتبط با فازها را رویت کرد. برخی از فازهای مدارک شامل موارد زیر است:

• Front-End Engineering Design (FEED) : طراحی مفهومی / مهندسی اولیه
• (BID) Bidding : اسناد مناقصه، پیشنهادها
• Design(Des) : طراحی
• Procurement(PROC) : خرید تجهیزات و مواد
• Fabrication(FAB) : ساخت قطعات در کارگاه یا کارخانه
• Construction(CON) : اجرای پروژه در سایت
• Commissioning(COM) : راه‌اندازی و تست اولیه
• As-Built(ASB) : نسخه نهایی پس از اجرا
• Operation & Maintenance(OM) : بهره‌برداری و نگهداری
• Closeout(CL) : مرحله بستن پروژه و تحویل نهایی

دیسیپلین (ِ Discipline ) چیست ؟

در سیستم مدیریت اسناد، دیسیپلین به معنای حوزه تخصصی یا فنی است که یک مدرک بر اساس آن تهیه شده است. به بیان دیگر، هر سند مهندسی با توجه به تخصص تهیه‌کننده یا واحد مسئول آن، در یک دیسیپلین مشخص طبقه‌بندی می‌شود. استفاده از مشخصه دیسیپلین، امکان تفکیک بهتر، جستجوی سریع‌تر، و مدیریت ساخت‌یافته‌تر اسناد را فراهم می‌کند. برخی از دیسیپلین‌های رایج عبارت‌اند از:

• (MECH)Mechanical – سیستم‌های مکانیکی، تجهیزات دوّار و ثابت
• (ELEC)Electrical – سیستم‌های الکتریکی، کابل‌کشی، تابلوها
• (FIN)Financial –امور مالی، بودجه، هزینه‌ی پروژه
• (GEN)General – عمومی، بین‌رشته‌ای یا اسناد متفرقه
• Procurement(PROC) : خرید و تدارکات
• Project Management(PM) : مدیریت پروژه

واحد (ِ Unit ) چیست ؟

در نرم افزار DCC که مخصوص پروژه‌های EPC یا صنعتی هست، “Unit” بیشتر به بخش‌های فنی یک پروژه اشاره داره که مدارک بر اساس اون‌ها گروه‌بندی، شماره‌گذاری و کنترل می‌شوند. این تعاریف می‌تواند شامل شرایط زیر باشد:

۱٫  واحد فنی یا ماژول عملیاتی (Functional Unit)

یعنی هر “Unit” به بخشی از پروژه یا ساختار صنعتی اشاره داره که یک عملکرد مشخص دارد. مثال‌ها:

• Unit 100 → سیستم ورودی خوراک
• Unit 200 → بخش تصفیه
• Unit 300 → واحد تقطیر
• Unit 400 → بویلر یا ژنراتور

۲٫  واحد سازمانی تولیدکننده/مالک سند (Organizational Unit)

اگر در نرم افزار DCC ساختار سازمانی هم لحاظ شده باشد، ممکن است “Unit” به دپارتمانی اشاره کند که سند را تهیه کرده یا مسئول نگهداری آن است. مثلاً:

• Eng. Unit
• QA/QC Unit
• Procurement Unit